Création de systèmes de calendrier de dons planifiés efficaces : un guide mondial

Les dons planifiés, également connus sous le nom de dons différés ou de legs, sont un élément crucial de la collecte de fonds durable pour les organisations à but non lucratif du monde entier. Un système de calendrier de dons planifiés bien structuré est essentiel pour gérer efficacement les relations avec les donateurs potentiels, suivre les progrès et assurer un suivi opportun. Ce guide offre un aperçu complet de la manière de construire un tel système, adaptable à des organisations de différentes tailles et à des contextes opérationnels variés à travers le monde.

Pourquoi un système de calendrier de dons planifiés est-il important ?

Un système de calendrier de dons planifiés robuste offre de nombreux avantages, notamment :

Amélioration des relations avec les donateurs : Un calendrier proactif assure une communication régulière avec les donateurs potentiels et existants de dons planifiés, renforçant les relations et favorisant la confiance.
Efficacité accrue : Le suivi centralisé des activités rationalise les efforts de planification des dons, économisant ainsi du temps et des ressources.
Responsabilisation renforcée : Le calendrier fournit un enregistrement clair de toutes les activités de dons planifiés, favorisant la responsabilisation et la transparence.
Meilleure gestion du pipeline : La visualisation du pipeline de dons planifiés aide à identifier les goulots d'étranglement potentiels et les opportunités d'amélioration.
Prise de décision basée sur les données : Le suivi des indicateurs clés permet une prise de décision éclairée et l'optimisation des stratégies de dons planifiés.
Suivi cohérent : Le calendrier assure un suivi opportun des prospects, des demandes et des engagements.
Communication proactive : Un calendrier bien planifié permet une communication proactive avec les donateurs potentiels, augmentant ainsi la sensibilisation aux opportunités de dons planifiés.

Éléments clés d'un système de calendrier de dons planifiés

Un système de calendrier de dons planifiés efficace comprend généralement les éléments suivants :

1. Intégration à la base de données

Le calendrier doit être intégré à la base de données des donateurs de votre organisation ou à son système CRM (Gestion de la Relation Client). Cela permet un suivi transparent des interactions avec les donateurs, de leurs intérêts en matière de dons planifiés et de leurs informations personnelles. Les systèmes CRM populaires utilisés par les OBNL à l'échelle mondiale incluent Salesforce, Raiser's Edge et Blackbaud CRM. Envisagez l'intégration avec des solutions logicielles spécialisées dans les dons planifiés, le cas échéant.

Exemple : Lorsqu'un donateur exprime le souhait d'inclure votre organisation dans son testament, cette information doit être immédiatement enregistrée dans le système CRM et liée à une tâche ou à un rappel pertinent dans le calendrier des dons planifiés.

2. Gestion des tâches

Le calendrier doit permettre la création et l'attribution de tâches liées aux activités de dons planifiés. Ces tâches peuvent inclure :

Réunions avec les donateurs : Planifier et préparer les réunions avec les donateurs potentiels de dons planifiés.
Élaboration de propositions : Rédiger des propositions de dons planifiés adaptées aux intérêts individuels des donateurs.
Appels de suivi : Effectuer des appels de suivi pour entretenir les relations et répondre aux questions.
Planification d'événements : Organiser et promouvoir des séminaires, des webinaires ou d'autres événements sur les dons planifiés.
Campagnes marketing : Développer et mettre en œuvre des campagnes marketing ciblées pour faire connaître les options de dons planifiés.
Examen de documents : Examiner les conventions de dons, les intentions de legs et autres documents juridiques.
Activités de reconnaissance : Mettre en œuvre des plans de reconnaissance pour les membres actuels de la société de legs.

Exemple : Créez une tâche récurrente pour envoyer une lettre d'information trimestrielle à toutes les personnes ayant exprimé un intérêt pour les dons planifiés, en fournissant des mises à jour sur le travail de l'organisation et en soulignant l'impact des dons testamentaires.

3. Suivi des échéances

Le calendrier doit permettre de suivre les échéances importantes, telles que :

Échéances des conventions de don : Surveiller les dates limites pour la finalisation et la signature des conventions de don.
Échéances des demandes de subvention : Suivre les dates limites pour les demandes de subvention liées aux initiatives de dons planifiés.
Échéances des déclarations fiscales : Garder une trace des dates limites de déclaration fiscale pertinentes pour les donateurs. Notez que celles-ci varieront considérablement en fonction du pays de résidence du donateur.
Échéances d'inscription aux événements : Surveiller les dates limites pour les inscriptions aux événements.

Exemple : Définissez des rappels pour les changements à venir dans la législation fiscale qui pourraient avoir un impact sur les stratégies de dons planifiés dans différents pays. Cela démontre votre expertise et fournit des informations précieuses aux donateurs potentiels.

4. Rappels de communication

Le calendrier doit inclure des rappels pour l'envoi de communications régulières aux donateurs potentiels et existants de dons planifiés. Ces communications peuvent inclure :

Notes de remerciement : Envoyer rapidement des notes de remerciement pour les dons et les manifestations d'intérêt.
Cartes d'anniversaire : Envoyer des cartes d'anniversaire personnalisées aux donateurs.
Vœux de fin d'année : Envoyer des vœux de fin d'année aux donateurs.
Lettres d'information : Envoyer des lettres d'information régulières soulignant l'impact des dons planifiés.
Rapports d'impact : Partager des rapports d'impact démontrant l'effet du travail de l'organisation.

Exemple : Programmez des rappels pour envoyer des notes de remerciement personnalisées aux donateurs qui ont récemment pris un engagement de don planifié, en soulignant l'impact durable de leur legs.

5. Rapports et analyses

Le système de calendrier doit fournir des capacités de reporting et d'analyse pour suivre les indicateurs clés, tels que :

Nombre de prospects de dons planifiés : Suivre le nombre de personnes ayant exprimé un intérêt pour les dons planifiés.
Valeur des dons planifiés potentiels : Estimer la valeur potentielle des dons planifiés dans le pipeline.
Taux de conversion : Mesurer le taux de conversion des prospects en dons planifiés confirmés.
Montant moyen des dons : Calculer la valeur moyenne des dons planifiés reçus.
Retour sur investissement (ROI) : Évaluer le ROI des activités de dons planifiés.

Exemple : Générez un rapport montrant le nombre de prospects de dons planifiés générés par différents canaux marketing, vous permettant d'optimiser vos efforts marketing et d'allouer les ressources efficacement.

Construire votre système de calendrier de dons planifiés : un guide étape par étape

Voici un guide étape par étape pour construire un système de calendrier de dons planifiés efficace :

Étape 1 : Choisissez vos outils

Sélectionnez les outils et les plateformes que vous utiliserez pour gérer votre calendrier de dons planifiés. Les options incluent :

Systèmes CRM : Salesforce, Raiser's Edge, Blackbaud CRM. Ils offrent des capacités complètes de gestion et de suivi des donateurs.
Logiciels de gestion de projet : Asana, Trello, Monday.com. Ces outils peuvent être utilisés pour gérer les tâches et les échéances liées aux activités de dons planifiés.
Applications de calendrier : Google Agenda, Microsoft Outlook Calendar. Elles peuvent être utilisées pour planifier des rendez-vous et définir des rappels.
Logiciels de tableur : Microsoft Excel, Google Sheets. Ils peuvent être utilisés pour suivre les données et générer des rapports. Bien que moins robustes que des outils CRM ou de gestion de projet dédiés, ils peuvent être une option viable pour les petites organisations aux ressources limitées.
Logiciels spécialisés en dons planifiés : Certains progiciels sont spécifiquement conçus pour les dons planifiés, offrant des fonctionnalités telles que la gestion des legs, l'illustration des dons et des outils d'engagement des donateurs.

Tenez compte de la taille, du budget et des capacités techniques de votre organisation lors du choix des bons outils. L'intégration entre les différentes plateformes est cruciale pour un flux de travail transparent.

Étape 2 : Définissez vos activités de dons planifiés

Identifiez toutes les activités qui seront incluses dans votre calendrier de dons planifiés. Celles-ci peuvent inclure :

Identification et recherche de donateurs : Identifier et rechercher des donateurs potentiels de dons planifiés.
Cultivation et engagement : Établir des relations avec les donateurs potentiels par des visites personnelles, des appels téléphoniques et des événements.
Sollicitation : Présenter les options de dons planifiés et faire des demandes spécifiques de dons planifiés.
Reconnaissance et fidélisation : Reconnaître et remercier les donateurs pour leurs dons planifiés et les tenir informés de l'impact de leur générosité.
Marketing et communication : Promouvoir les opportunités de dons planifiés par divers canaux, tels que les lettres d'information, les sites web et les médias sociaux.
Administration juridique et financière : Gérer les aspects juridiques et financiers des dons planifiés, tels que les conventions de don, les legs et les fiducies.

Décomposez chaque activité en tâches spécifiques et attribuez les responsabilités aux membres de l'équipe.

Étape 3 : Créez un modèle de calendrier

Développez un modèle de calendrier qui inclut toutes les informations essentielles pour chaque activité, telles que :

Date et heure : Quand l'activité aura lieu.
Description : Un bref résumé de l'activité.
Nom du donateur : Le nom du donateur impliqué.
Coordonnées : Le numéro de téléphone et l'adresse e-mail du donateur.
Attribution de la tâche : Le membre de l'équipe responsable de l'activité.
Statut : Le statut actuel de l'activité (par exemple, planifiée, en cours, terminée).
Notes : Toutes notes ou commentaires pertinents.

Utilisez un format et une convention de dénomination cohérents pour toutes les entrées afin d'assurer la clarté et la cohérence.

Étape 4 : Remplissez le calendrier

Remplissez le calendrier avec toutes les activités de dons planifiés prévues, y compris les tâches récurrentes, les échéances et les rappels de communication. Utilisez votre base de données de donateurs ou votre système CRM pour identifier les donateurs potentiels et planifier les premières prises de contact. Fixez des délais réalistes pour chaque activité et prévoyez une certaine flexibilité pour faire face aux imprévus.

Étape 5 : Surveillez et mettez à jour le calendrier

Surveillez et mettez à jour régulièrement le calendrier pour vous assurer qu'il reste précis et pertinent. Suivez la progression de chaque activité et apportez les ajustements nécessaires. Utilisez les capacités de reporting et d'analyse de votre système de calendrier pour identifier les domaines à améliorer. Encouragez les membres de l'équipe à fournir des commentaires et des suggestions pour améliorer l'efficacité du calendrier.

Étape 6 : Formez votre équipe

Fournissez une formation complète à votre équipe sur la manière d'utiliser le système de calendrier de dons planifiés. Assurez-vous que tout le monde comprend l'importance du calendrier et sa contribution au succès global de votre programme de dons planifiés. Encouragez les membres de l'équipe à participer activement au développement et à la maintenance du calendrier.

Adapter votre calendrier à un public mondial

Lorsque vous travaillez avec des donateurs de différents pays, il est important de tenir compte des différences culturelles et des coutumes locales. Voici quelques conseils pour adapter votre calendrier de dons planifiés à un public mondial :

Respectez les normes culturelles : Soyez conscient des normes culturelles liées aux dons, à la communication et à l'espace personnel.
Tenez compte des fuseaux horaires : Planifiez les réunions et les appels téléphoniques à des heures qui conviennent aux donateurs dans différents fuseaux horaires.
Utilisez un langage approprié : Utilisez un langage clair et concis, facile à comprendre. Évitez le jargon et l'argot. Traduisez les documents dans la langue maternelle du donateur, si nécessaire.
Proposez des options de dons flexibles : Offrez une variété d'options de dons pour répondre aux différentes préférences et situations financières.
Comprenez les lois fiscales : Familiarisez-vous avec les lois fiscales des différents pays pour vous assurer que les dons planifiés sont structurés de manière fiscalement avantageuse. Demandez l'avis d'experts si nécessaire.
Soyez sensible aux croyances religieuses : Soyez attentif aux croyances et pratiques religieuses lors de la communication avec les donateurs.
Recherchez les réglementations locales : Comprenez les réglementations locales concernant les dons de bienfaisance et la collecte de fonds.
Établissez des relations : Investissez du temps dans l'établissement de relations solides avec les donateurs de différents pays. Montrez un intérêt sincère pour leur culture et leurs valeurs.

Exemple : Lorsque vous planifiez un séminaire sur les dons planifiés pour des donateurs au Japon, renseignez-vous sur l'étiquette appropriée pour les réunions d'affaires et les cadeaux. Présentez les informations de manière claire et concise, en évitant les tactiques de vente trop agressives. Fournissez des services de traduction et proposez diverses options de dons, telles que les legs et les fiducies caritatives.

Exemples d'entrées de calendrier : Perspective mondiale

Voici quelques exemples d'entrées de calendrier qui démontrent une perspective mondiale :

Date : 1er janvier Activité : Envoyer les vœux du Nouvel An aux donateurs en Chine (envisagez d'envoyer des vœux numériques en raison des sensibilités culturelles).
Date : 17 mars Activité : Célébrer la Saint-Patrick avec les donateurs irlandais (un simple e-mail reconnaissant la journée est souvent apprécié).
Date : 5 mai Activité : Envoyer les vœux de Cinco de Mayo aux donateurs au Mexique.
Date : Ramadan (dates variables) Activité : Éviter de planifier des réunions ou des appels téléphoniques avec les donateurs musulmans pendant les heures de jeûne. Envoyer des vœux respectueux pour l'Aïd al-Fitr à la fin du Ramadan.
Date : Diwali (dates variables) Activité : Envoyer les vœux de Diwali aux donateurs hindous.
Date : Dates spécifiques basées sur les lois fiscales des pays concernés : Activité : Envoyer des rappels aux donateurs internationaux concernant les échéances fiscales approchantes pour encourager les dons de fin d'année.

Choisir la bonne technologie

La sélection de la bonne technologie est primordiale pour construire un système de calendrier de dons planifiés réussi. Considérez les points suivants :

Évolutivité : Le système pourra-t-il évoluer avec la croissance de votre organisation ?
Intégration : S'intègre-t-il à votre CRM ou à votre base de données de donateurs existante ?
Accessibilité : Est-il accessible à votre équipe quel que soit son emplacement (crucial pour les équipes mondiales) ?
Sécurité : Respecte-t-il les normes de sécurité des données pour diverses régions (RGPD, CCPA, etc.) ?
Coût : Quel est le coût total de possession, y compris les licences, la mise en œuvre et la formation ?

Évaluez plusieurs options et effectuez des essais approfondis avant de prendre une décision finale. Sollicitez les commentaires de votre équipe pour vous assurer que la technologie choisie répond à leurs besoins et préférences.

Surmonter les défis courants

La création et la maintenance d'un système de calendrier de dons planifiés peuvent présenter plusieurs défis. Voici quelques problèmes courants et comment les aborder :

Silos de données : Les données sont dispersées dans différents systèmes et départements. Intégrez votre système de calendrier à votre CRM ou à votre base de données de donateurs pour créer une source unique de vérité.
Manque de ressources : Personnel et budget limités. Donnez la priorité aux activités essentielles de dons planifiés et tirez parti de la technologie pour automatiser les tâches.
Résistance au changement : Les membres de l'équipe sont réticents à adopter un nouveau système. Fournissez une formation complète et démontrez les avantages du système de calendrier.
Données inexactes : Les données sont obsolètes ou incomplètes. Mettez en œuvre des procédures de qualité des données pour garantir leur exactitude et leur exhaustivité.
Manque d'adhésion : La direction ne soutient pas le programme de dons planifiés. Éduquez la direction sur l'importance des dons planifiés et leur impact potentiel sur la durabilité à long terme de l'organisation.

Conclusion

La création d'un système de calendrier de dons planifiés efficace est essentielle pour attirer et suivre les prospects de dons planifiés, renforcer les relations avec les donateurs et assurer la durabilité à long terme de votre organisation. En suivant les étapes décrites dans ce guide et en adaptant votre approche à un public mondial, vous pouvez créer un système de calendrier robuste qui produit des résultats et vous aide à atteindre vos objectifs en matière de dons planifiés. N'oubliez pas de donner la priorité aux relations avec les donateurs, de maintenir une communication cohérente et de faire preuve de sensibilité culturelle dans toutes vos activités de dons planifiés.

En mettant en œuvre un système de calendrier de dons planifiés bien structuré et adapté au contexte mondial, votre organisation peut libérer le potentiel des dons planifiés et s'assurer un avenir plus radieux.