قدرت تحول‌آفرین اتوماسیون فرآیند و موتورهای گردش کار را برای کسب‌وکارهای جهانی کشف کنید. با مزایا، چالش‌ها و بهترین روش‌ها برای بهینه‌سازی عملیات در سراسر جهان آشنا شوید.
بهره‌وری بی‌نظیر: دیدگاهی جهانی بر اتوماسیون فرآیند و موتورهای گردش کار
در بازار جهانی امروز که بیش از همیشه به هم پیوسته و رقابتی است، کسب‌وکارها در هر اندازه‌ای دائماً به دنبال راه‌هایی برای افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود رضایت مشتری هستند. اتوماسیون فرآیند، که با موتورهای گردش کار پیچیده قدرت گرفته است، به عنوان سنگ بنای این تلاش ظاهر شده و رویکردی قدرتمند برای ساده‌سازی عملیات و پیشبرد رشد پایدار ارائه می‌دهد. این راهنمای جامع، مفاهیم اساسی اتوماسیون فرآیند و موتورهای گردش کار را از دیدگاهی جهانی بررسی می‌کند و به مزایا، چالش‌ها، استراتژی‌های پیاده‌سازی و تأثیر آنها بر صنایع و مناطق مختلف در سراسر جهان می‌پردازد.
اتوماسیون فرآیند چیست؟
در هسته خود، اتوماسیون فرآیند استفاده از فناوری برای اجرای وظایف تکراری یا مجموعه‌ای از وظایف در یک فرآیند کسب‌وکار با حداقل دخالت انسان است. هدف، سریع‌تر، قابل اعتمادتر و کارآمدتر کردن فرآیندها است. این می‌تواند از وظایف ساده و مبتنی بر قانون تا گردش‌های کاری پیچیده و چند مرحله‌ای که شامل ذینفعان و سیستم‌های مختلفی است، متغیر باشد.
ویژگی‌های کلیدی اتوماسیون فرآیند عبارتند از:
- اجرای وظایف تکراری: خودکارسازی وظایفی که به طور مکرر انجام می‌شوند و از یک الگوی قابل پیش‌بینی پیروی می‌کنند.
- تصمیمات مبتنی بر قانون: پیاده‌سازی قوانین از پیش تعریف‌شده برای هدایت جریان یک فرآیند و اتخاذ تصمیمات خودکار.
- یکپارچه‌سازی سیستم‌ها: اتصال برنامه‌های نرم‌افزاری و سیستم‌های ناهمگون برای امکان تبادل یکپارچه داده و ادامه فرآیند.
- کاهش خطای انسانی: به حداقل رساندن احتمال اشتباهاتی که ممکن است به دلیل ورود دستی داده‌ها یا نظارت ناکافی رخ دهد.
- افزایش سرعت: تسریع در تکمیل وظایف و کل فرآیندها.
- مقیاس‌پذیری: توانایی مدیریت حجم فزاینده‌ای از کار بدون افزایش متناسب منابع.
معرفی موتورهای گردش کار
موتورهای گردش کار، که اغلب به عنوان موتورهای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) یا ارکستراتورها شناخته می‌شوند، ستون فقرات فناوری اتوماسیون فرآیند هستند. آنها مؤلفه‌های نرم‌افزاری هستند که فرآیندهای کسب‌وکار تعریف‌شده توسط مجموعه‌ای از مراحل، قوانین و منطق را مدیریت و اجرا می‌کنند. یک موتور گردش کار، مدل فرآیند تعریف‌شده را گرفته و اجرای آن را ارکستره می‌کند و اطمینان می‌دهد که هر مرحله در ترتیب صحیح، توسط شخص یا سیستم درست و با داده‌های مناسب انجام می‌شود.
یک موتور گردش کار را مانند رهبر ارکستر تصور کنید. او خود سازها را نمی‌نوازد، اما هر نوازنده (وظیفه یا سیستم) را هدایت می‌کند که چه زمانی، چه چیزی و چگونه بنوازد تا یک اجرای هماهنگ و کارآمد (تکمیل فرآیند) تضمین شود.
کارکردهای کلیدی موتورهای گردش کار عبارتند از:
- مدل‌سازی فرآیند: ارائه ابزارهایی برای طراحی بصری و تعریف فرآیندهای کسب‌وکار، اغلب با استفاده از رابط‌های گرافیکی (مانند مدل و نماد فرآیند کسب‌وکار - BPMN).
- اجرای فرآیند: اجرای فعال فرآیندهای تعریف‌شده، مدیریت تخصیص وظایف و پیگیری پیشرفت.
- مدیریت قوانین: امکان تعریف و اصلاح قوانین کسب‌وکار که بر جریان فرآیند و تصمیم‌گیری حاکم هستند.
- قابلیت‌های یکپارچه‌سازی: اتصال به سایر سیستم‌های سازمانی (CRMها، ERPها، پایگاه‌های داده، APIها) برای بازیابی و به‌روزرسانی داده‌ها.
- نظارت و تحلیل: ارائه داشبوردها و گزارش‌ها برای پیگیری عملکرد فرآیند، شناسایی گلوگاه‌ها و جمع‌آوری بینش برای بهینه‌سازی.
- مدیریت وظایف انسانی: تخصیص وظایف به کاربران انسانی، مدیریت صف‌های کاری آنها و تسهیل همکاری.
ضرورت جهانی برای اتوماسیون فرآیند
نیاز به فرآیندهای کسب‌وکار کارآمد و سازگار یک امر جهانی است. با این حال، پیچیدگی‌های فعالیت در کشورها، فرهنگ‌ها و محیط‌های نظارتی مختلف، ارزش اتوماسیون فرآیند و موتورهای گردش کار قوی را برای سازمان‌های جهانی دوچندان می‌کند.
این محرک‌های جهانی را در نظر بگیرید:
- تنوع بازار: کسب‌وکارهایی که در سطح بین‌المللی فعالیت می‌کنند باید به نیازها، ترجیحات و دینامیک‌های متنوع مشتریان پاسخ دهند. فرآیندهای خودکار را می‌توان به سرعت با الزامات محلی تطبیق داد و ارائه خدمات سازگار و در عین حال انعطاف‌پذیر را تضمین کرد. به عنوان مثال، یک پلتفرم تجارت الکترونیک جهانی ممکن است از یک موتور گردش کار برای مدیریت انجام سفارش استفاده کند و به طور خودکار روش‌های حمل‌ونقل و درگاه‌های پرداخت را بر اساس منطقه مشتری و مقررات محلی تنظیم کند.
- انطباق با مقررات: پیمایش در پیچ‌وخم قوانین بین‌المللی، مقررات حریم خصوصی داده‌ها (مانند GDPR در اروپا یا CCPA در کالیفرنیا) و استانداردهای انطباق خاص صنعت، یک چالش بزرگ است. موتورهای گردش کار می‌توانند بررسی‌های انطباق و مراحل تأیید را مستقیماً در فرآیندها تعبیه کنند و از پایبندی و کاهش ریسک‌ها اطمینان حاصل نمایند. یک موسسه مالی چندملیتی ممکن است از اتوماسیون گردش کار برای پردازش درخواست وام استفاده کند و بررسی‌های خودکار برای مقررات ضد پولشویی (AML) و شناخت مشتری (KYC) را که در حوزه‌های قضایی مختلف به طور قابل توجهی متفاوت است، در آن بگنجاند.
- پیچیدگی زنجیره تأمین: زنجیره‌های تأمین جهانی ذاتاً پیچیده هستند و شامل فروشندگان متعدد، ارائه‌دهندگان لجستیک و نقاط ترانزیت در قاره‌های مختلف می‌شوند. اتوماسیون گردش کار می‌تواند شفافیت و کارایی را به این عملیات بیاورد. به عنوان مثال، یک شرکت تولیدی می‌تواند ایجاد سفارش خرید، ارزیابی تأمین‌کننده و مدیریت موجودی را خودکار کرده و آن را با فرآیندهای ترخیص کالا از گمرک و سیستم‌های ردیابی حمل‌ونقل در سراسر شبکه بین‌المللی خود مرتبط سازد. شرکتی مانند Schneider Electric با ردپای گسترده تولید و توزیع جهانی خود، به شدت به گردش‌های کاری خودکار برای بهینه‌سازی زنجیره تأمین و تضمین تحویل به موقع کالا در سراسر جهان متکی است.
- مدیریت استعدادها: مدیریت نیروی کار جهانی، با قوانین استخدامی، سیستم‌های حقوق و دستمزد و تفاوت‌های فرهنگی متنوع، نیازمند فرآیندهای منابع انسانی کارآمد است. موتورهای گردش کار می‌توانند فرآیند ورود کارکنان جدید، درخواست‌های مرخصی، بررسی عملکرد و پردازش حقوق و دستمزد را خودکار کرده و از ثبات و انطباق در کشورهای مختلف اطمینان حاصل کنند. شرکت‌هایی مانند Unilever از اتوماسیون در عملکردهای منابع انسانی خود برای مدیریت نیروی کار متنوع در کشورهای متعدد استفاده می‌کنند و تجربیات منصفانه و سازگار کارکنان را تضمین می‌نمایند.
- سازگاری تجربه مشتری: ارائه یک تجربه مشتری مثبت و سازگار، صرف نظر از مکان مشتری، امری حیاتی است. گردش‌های کاری خودکار خدمات مشتری، از مسیریابی اولیه درخواست تا حل مشکل، می‌تواند پاسخ‌های سریع و دقیق را تضمین کند. به عنوان مثال، یک زنجیره هتل جهانی می‌تواند از موتورهای گردش کار برای مدیریت درخواست‌های مهمانان، از سرویس اتاق تا تغییرات رزرو، استفاده کند و اطمینان حاصل نماید که خدمات به طور کارآمد و مطابق با استانداردهای برند در تمام املاک بین‌المللی آن ارائه می‌شود.
- بهینه‌سازی هزینه: خودکارسازی فرآیندها می‌تواند با کاهش کار دستی، به حداقل رساندن خطاها و بهبود استفاده از منابع، منجر به صرفه‌جویی قابل توجهی در هزینه‌ها شود. این امر به ویژه برای سازمان‌هایی با عملیات گسترده جهانی که هزینه‌های نیروی کار و هزینه‌های عملیاتی می‌تواند به طور چشمگیری متفاوت باشد، حیاتی است.
مزایای کلیدی موتورهای گردش کار در یک زمینه جهانی
پیاده‌سازی موتورهای گردش کار مزایای بی‌شماری را ارائه می‌دهد که هنگام اعمال در عملیات بین‌المللی تقویت می‌شوند:
۱. افزایش بهره‌وری عملیاتی و تولیدی
با خودکارسازی وظایف تکراری و ساده‌سازی گردش‌های کاری، سازمان‌ها می‌توانند به طور قابل توجهی بهره‌وری تیم‌های جهانی خود را افزایش دهند. وظایفی که زمانی ساعت‌ها یا روزها تلاش دستی نیاز داشتند، می‌توانند در چند دقیقه تکمیل شوند. این به کارمندان اجازه می‌دهد تا به جای گرفتار شدن در بارهای اداری، بر فعالیت‌های استراتژیک و ارزش افزوده تمرکز کنند. به عنوان مثال، در یک شرکت داروسازی جهانی، فرآیند ارسال و تأیید داده‌های آزمایش‌های بالینی می‌تواند از طریق یک گردش کار خودکار که اسناد را به نهادهای نظارتی و بازبینان صحیح در مناطق مختلف ارسال می‌کند، به طور قابل توجهی تسریع و کارآمدتر شود.
۲. بهبود دقت و کاهش خطاها
فرآیندهای دستی مستعد خطای انسانی هستند که می‌تواند پرهزینه و آسیب‌رسان باشد، به ویژه در صنایع تحت نظارت یا معاملات فرامرزی. موتورهای گردش کار با پیروی از قوانین و منطق از پیش تعریف‌شده، ثبات و دقت را اعمال می‌کنند و احتمال اشتباه در ورود داده‌ها، محاسبات یا تصمیم‌گیری را به حداقل می‌رسانند. به عنوان مثال، در تجارت بین‌المللی، فرآیندهای خودکار اسناد گمرکی می‌تواند خطاها در اظهارنامه‌ها را کاهش دهد و منجر به تأخیر و جریمه‌های کمتر در مرزها شود. شرکتی مانند Maersk، یک رهبر جهانی حمل‌ونقل، از اتوماسیون گردش کار پیشرفته برای مدیریت حجم عظیمی از اسناد و داده‌های مورد نیاز برای جابجایی بار بین‌المللی استفاده می‌کند و از دقت و انطباق در هر مرحله اطمینان می‌یابد.
۳. زمان‌های پاسخگویی سریع‌تر و چابکی
در یک بازار جهانی پرشتاب، سرعت یک مزیت رقابتی حیاتی است. موتورهای گردش کار اجرای سریع‌تر فرآیندها را امکان‌پذیر می‌سازند که منجر به زمان‌های پاسخگویی سریع‌تر به سوالات مشتریان، چرخه‌های توسعه محصول سریع‌تر و واکنش‌های چابک‌تر به تغییرات بازار می‌شود. یک شرکت نرم‌افزاری جهانی را در نظر بگیرید که از اتوماسیون گردش کار برای سیستم تیکتینگ پشتیبانی مشتری خود استفاده می‌کند. هنگامی که یک مشتری در ژاپن گزارش یک باگ را ارسال می‌کند، گردش کار می‌تواند به طور خودکار آن را دسته‌بندی کرده، به تیم پشتیبانی منطقه‌ای مناسب اختصاص دهد و حل آن را پیگیری کند، و زمان پاسخگویی بسیار سریع‌تری نسبت به مسیریابی و تخصیص دستی را تضمین نماید.
۴. شفافیت و پاسخگویی بیشتر
موتورهای گردش کار یک ردپای حسابرسی روشن از هر اقدامی که در یک فرآیند انجام می‌شود، ارائه می‌دهند و جزئیاتی از اینکه چه کسی، چه کاری را و چه زمانی انجام داده است را مشخص می‌کنند. این شفافیت افزایش یافته، پاسخگویی را در میان اعضای تیم تقویت می‌کند و داده‌های ارزشمندی را برای تحلیل عملکرد و عیب‌یابی فراهم می‌آورد. برای یک شرکت بیمه جهانی، این به معنای توانایی ردیابی کل چرخه عمر پردازش خسارت است، از ارسال اولیه توسط یک بیمه‌گذار در برزیل تا پرداخت نهایی توسط بخش مالی در آلمان، و شناسایی هرگونه تأخیر یا مشکل به وضوح.
۵. کاهش هزینه
خودکارسازی وظایف دستی، کاهش خطاها و بهبود کارایی مستقیماً به صرفه‌جویی در هزینه‌ها منجر می‌شود. این صرفه‌جویی‌ها می‌توانند از کاهش هزینه‌های نیروی کار، هزینه‌های کمتر برای تصحیح خطا، به حداقل رساندن ضایعات و تخصیص بهینه منابع در سراسر عملیات بین‌المللی حاصل شوند. یک غول خرده‌فروشی جهانی که فرآیندهای مدیریت موجودی و تکمیل مجدد خود را در سراسر شبکه گسترده فروشگاه‌ها و مراکز توزیع خود خودکار می‌کند، می‌تواند با جلوگیری از کمبود و مازاد موجودی، بهینه‌سازی لجستیک و کاهش فساد، به صرفه‌جویی‌های قابل توجهی دست یابد.
۶. انطباق و مدیریت ریسک پیشرفته
همانطور که قبلاً ذکر شد، پیمایش در شبکه پیچیده مقررات بین‌المللی یک چالش بزرگ است. موتورهای گردش کار می‌توانند بررسی‌های انطباق، تأییدیه‌ها و الزامات اسنادی را مستقیماً در فرآیندها تعبیه کنند و اطمینان حاصل نمایند که تمام فعالیت‌ها با قوانین و استانداردهای مربوطه در حوزه‌های قضایی مختلف مطابقت دارند. این امر به طور قابل توجهی خطر جریمه‌های عدم انطباق، مسائل قانونی و آسیب به شهرت را کاهش می‌دهد. برای یک بانک چندملیتی، خودکارسازی فرآیند افتتاح حساب‌های مشتریان جدید می‌تواند شامل بررسی‌های اجباری برای لیست‌های تحریم و رویه‌های تأیید هویت باشد که متناسب با مقررات هر کشوری که در آن فعالیت می‌کند، طراحی شده است.
۷. بهبود همکاری و ارتباطات
موتورهای گردش کار می‌توانند به عنوان یک مرکز اصلی برای همکاری عمل کنند و انتقال روان وظایف بین افراد، تیم‌ها و حتی بخش‌های مختلف واقع در نقاط مختلف جهان را تسهیل نمایند. با ارائه تخصیص وظایف واضح، اعلان‌ها و دسترسی مشترک به اطلاعات مربوطه، آنها سیلوهای ارتباطی را از بین می‌برند و اطمینان حاصل می‌کنند که همه از یک صفحه کار می‌کنند. به عنوان مثال، یک عرضه جهانی محصول ممکن است شامل تیم‌های بازاریابی در ایالات متحده، توسعه محصول در هند و تیم‌های فروش در اروپا باشد که همگی از طریق یک موتور گردش کار مرکزی که وظایف، تأییدیه‌ها و ارتباطات را مدیریت می‌کند، هماهنگ می‌شوند.
موارد استفاده رایج برای موتورهای گردش کار در صنایع مختلف به صورت جهانی
کاربرد موتورهای گردش کار به طرز چشمگیری متنوع است و در صنایع و حوزه‌های عملکردی متعددی در سراسر جهان گسترده است:
مالی و بانکداری
- اعطای وام و تأیید آن: خودکارسازی کل فرآیند از ارسال درخواست، بررسی اعتبار، ارزیابی ریسک و انطباق با مقررات تا تأیید نهایی و پرداخت.
- ورود مشتریان جدید: ساده‌سازی فرآیندهای KYC (شناخت مشتری) و AML (ضد پولشویی) که در سطح بین‌المللی حیاتی و اغلب پیچیده هستند.
- تأمین مالی تجارت: خودکارسازی پردازش اعتبارات اسنادی، بارنامه‌ها و سایر اسناد تأمین مالی تجارت که شامل طرف‌ها و حوزه‌های قضایی متعددی است.
- تشخیص و حل تقلب: پیاده‌سازی گردش‌های کاری خودکار برای شناسایی تراکنش‌های مشکوک و آغاز فرآیندهای تحقیق و حل.
مراقبت‌های بهداشتی
- ورود و ثبت‌نام بیمار: خودکارسازی جمع‌آوری داده‌های بیمار، تأیید بیمه و زمان‌بندی قرار ملاقات.
- پردازش ادعاهای پزشکی: ساده‌سازی ارسال، تأیید و رسیدگی به ادعاهای بیمه، کاهش زمان پردازش و خطاها.
- مدیریت آزمایش‌های بالینی: خودکارسازی استخدام شرکت‌کنندگان، جمع‌آوری داده‌ها، نظارت و گزارش‌دهی برای آزمایش‌های بالینی که در چندین سایت در سراسر جهان انجام می‌شود.
- مدیریت نسخه: خودکارسازی فرآیند از نسخه پزشک تا تحویل داروخانه و صدور صورتحساب.
تولید
- از سفارش تا نقدینگی (Order-to-Cash): خودکارسازی کل فرآیند از دریافت سفارشات مشتری تا صدور فاکتور و جمع‌آوری پرداخت، که اغلب شامل حمل‌ونقل بین‌المللی و گمرک است.
- تدارکات و مدیریت تأمین‌کنندگان: ساده‌سازی فرآیند سفارش خرید، ارزیابی تأمین‌کننده، مدیریت قرارداد و پردازش فاکتور.
- برنامه‌ریزی و زمان‌بندی تولید: خودکارسازی ایجاد و اجرای برنامه‌های تولید، با یکپارچه‌سازی با سیستم‌های مدیریت موجودی و منابع.
- کنترل کیفیت: خودکارسازی فرآیندهای بازرسی، ردیابی نقص و گردش‌های کاری اقدامات اصلاحی.
منابع انسانی
- ورود کارکنان: خودکارسازی فرآیند استقبال از کارمندان جدید، شامل کارهای اداری، دسترسی به سیستم و تکالیف آموزشی اولیه.
- درخواست‌های مرخصی و تعطیلات: ساده‌سازی ارسال، تأیید و پیگیری مرخصی کارکنان.
- مدیریت عملکرد: خودکارسازی تعیین اهداف، بررسی عملکرد و چرخه‌های بازخورد.
- پردازش حقوق و دستمزد: خودکارسازی محاسبه و پرداخت حقوق، مالیات و مزایا، با رعایت قوانین کار محلی متنوع.
خرده‌فروشی و تجارت الکترونیک
- مدیریت سفارشات: خودکارسازی پردازش سفارشات آنلاین، از تأیید تا انجام و حمل‌ونقل، که اغلب مدیریت تحویل بین‌المللی را شامل می‌شود.
- مدیریت موجودی: ساده‌سازی ردیابی موجودی، تکمیل مجدد و فرآیندهای انبارگردانی در مکان‌های مختلف.
- خدمات و پشتیبانی مشتری: خودکارسازی مسیریابی تیکت، تولید پاسخ و حل مشکل برای سوالات مشتریان که در سطح جهانی دریافت می‌شود.
- مرجوعی و بازپرداخت: ساده‌سازی فرآیند مدیریت بازگشت کالا از مشتری و پردازش بازپرداخت‌ها.
چالش‌ها در پیاده‌سازی اتوماسیون فرآیند به صورت جهانی
اگرچه مزایا قابل توجه هستند، پیاده‌سازی اتوماسیون فرآیند در مقیاس جهانی بدون چالش نیست:
۱. مقاومت در برابر تغییر
کارمندان ممکن است به دلیل ترس از جابجایی شغلی، عدم درک یا صرفاً ترجیح روش‌های آشنا، در پذیرش فناوری‌ها و فرآیندهای جدید تردید داشته باشند. غلبه بر این امر نیازمند استراتژی‌های قوی مدیریت تغییر، ارتباطات واضح و آموزش جامع است. تفاوت‌های فرهنگی در پذیرش تغییر نیز باید در نظر گرفته شود.
۲. یکپارچه‌سازی با سیستم‌های قدیمی
بسیاری از سازمان‌های جهانی با ترکیبی از سیستم‌های IT مدرن و قدیمی کار می‌کنند. یکپارچه‌سازی پلتفرم‌های جدید اتوماسیون گردش کار با این سیستم‌های موجود می‌تواند پیچیده و پرهزینه باشد و نیازمند تخصص فنی قابل توجه و برنامه‌ریزی دقیق است.
۳. نگرانی‌های امنیتی و حریم خصوصی داده‌ها
مدیریت داده‌های حساس در کشورهای مختلف با قوانین حفاظت از داده‌های متفاوت، نیازمند اقدامات امنیتی قوی و درک کامل از الزامات انطباق است. موتورهای گردش کار باید با اولویت امنیت طراحی شوند و اطمینان حاصل شود که داده‌ها در حالت استراحت و در حین انتقال محافظت می‌شوند.
۴. موانع فرهنگی و زبانی
طراحی گردش‌های کاری که زبان‌ها، هنجارهای فرهنگی و سبک‌های ارتباطی مختلف را در بر می‌گیرد، برای پذیرش جهانی ضروری است. رابط‌های کاربری و دستورالعمل‌های فرآیند باید بومی‌سازی شوند و منطق خود گردش کار ممکن است نیاز به تطبیق با شیوه‌های منطقه‌ای داشته باشد.
۵. عدم وجود فرآیندهای استاندارد
مناطق یا بخش‌های مختلف در یک سازمان جهانی ممکن است روش‌های منحصر به فرد خود را برای انجام یک کار مشابه توسعه داده باشند. قبل از اینکه اتوماسیون بتواند مؤثر باشد، اغلب نیاز به استانداردسازی فرآیندها در سراسر سازمان وجود دارد که می‌تواند یک کار بزرگ باشد.
۶. انتخاب موتور گردش کار مناسب
بازار مملو از ابزارهای مختلف BPM و اتوماسیون گردش کار است که هر کدام ویژگی‌ها، مدل‌های قیمت‌گذاری و قابلیت‌های یکپارچه‌سازی خاص خود را دارند. انتخاب راه‌حل مناسب که با نیازهای خاص سازمان، زیرساخت‌های موجود و استراتژی بلندمدت آن همسو باشد، حیاتی است.
بهترین شیوه‌ها برای پیاده‌سازی جهانی اتوماسیون فرآیند
برای پیمایش این چالش‌ها و به حداکثر رساندن مزایای اتوماسیون فرآیند، سازمان‌های جهانی باید به بهترین شیوه‌های زیر پایبند باشند:
۱. با یک استراتژی روشن و اهداف تعریف‌شده شروع کنید
قبل از شروع اتوماسیون، به وضوح تعریف کنید که قصد دارید به چه چیزی دست یابید. آیا به دنبال کاهش هزینه‌ها، بهبود رضایت مشتری، افزایش انطباق یا سرعت بخشیدن به زمان عرضه به بازار هستید؟ داشتن اهداف مشخص، تلاش‌های اتوماسیون شما را هدایت می‌کند و به اندازه‌گیری موفقیت کمک می‌کند. فرآیندهایی را که بالاترین بازده سرمایه‌گذاری (ROI) بالقوه را ارائه می‌دهند و تأثیر تجاری واضحی دارند، در اولویت قرار دهید. برای یک شرکت زنجیره تأمین جهانی، هدف اولیه ممکن است خودکارسازی فرآیند اسناد صادراتی برای کاهش زمان ترخیص کالا از گمرک باشد، به جای اینکه کل زنجیره تأمین را به یکباره هدف قرار دهد.
۲. فرآیندها را نقشه‌برداری و استانداردسازی کنید
قبل از تلاش برای خودکارسازی فرآیندهای کسب‌وکار موجود خود، آنها را به طور کامل نقشه‌برداری کنید. ناکارآمدی‌ها، گلوگاه‌ها و زمینه‌های بهبود را شناسایی کنید. فرآیندها را در مناطق مختلف در صورت امکان استانداردسازی کنید تا از ثبات اطمینان حاصل کرده و آنها را برای اتوماسیون مناسب سازید. از ابزارهای بصری مانند BPMN برای مستندسازی واضح این فرآیندهای استاندارد شده استفاده کنید.
۳. شریک فناوری مناسب را انتخاب کنید
یک موتور گردش کار و پلتفرم اتوماسیون را انتخاب کنید که مقیاس‌پذیر، انعطاف‌پذیر و دارای قابلیت‌های یکپارچه‌سازی قوی باشد. فروشندگانی را در نظر بگیرید که سابقه اثبات‌شده‌ای در استقرارهای جهانی و درک قوی از الزامات انطباق بین‌المللی دارند. به دنبال پلتفرم‌هایی باشید که از قابلیت‌های چند زبانه پشتیبانی می‌کنند و رابط‌های کاربرپسند برای کاربران متنوع ارائه می‌دهند.
۴. پیاده‌سازی مرحله‌ای و پروژه‌های آزمایشی
به جای تلاش برای یک رویکرد انفجاری (big-bang)، با پروژه‌های آزمایشی در بخش‌ها یا مناطق خاص شروع کنید. این به شما امکان می‌دهد تا فناوری را آزمایش کنید، فرآیندها را اصلاح نمایید، بازخورد جمع‌آوری کنید و موفقیت را قبل از عرضه گسترده‌تر آن نشان دهید. یک بانک جهانی ممکن است یک گردش کار خودکار ورود مشتری را در یک کشور به صورت آزمایشی اجرا کند قبل از اینکه آن را به بازارهای دیگر گسترش دهد.
۵. در مدیریت تغییر و آموزش سرمایه‌گذاری کنید
مدیریت تغییر فعال حیاتی است. مزایای اتوماسیون را به وضوح به همه ذینفعان اطلاع دهید، به نگرانی‌ها رسیدگی کنید و آموزش جامع در مورد نحوه استفاده از سیستم‌ها و فرآیندهای جدید ارائه دهید. کارمندان را توانمند سازید تا به جای ترسیدن از تحول، بخشی از آن باشند. مواد آموزشی باید در دسترس و به طور بالقوه به زبان‌های مختلف موجود باشد.
۶. بر تجربه کاربری و دسترسی تمرکز کنید
اطمینان حاصل کنید که گردش‌های کاری خودکار برای کاربران، صرف نظر از مهارت فنی یا مکان آنها، شهودی و آسان برای تعامل هستند. تجربه کاربری را از دیدگاه کارمندان در زمینه‌های فرهنگی مختلف و با سطوح مختلف سواد دیجیتال در نظر بگیرید.
۷. نظارت و بهینه‌سازی مداوم
اتوماسیون فرآیند یک پروژه یکباره نیست؛ یک تلاش مستمر است. به طور مداوم عملکرد فرآیندهای خودکار را نظارت کنید، داده‌ها را جمع‌آوری کرده و فرصت‌هایی را برای بهینه‌سازی بیشتر شناسایی نمایید. از تجزیه و تحلیل‌های ارائه شده توسط موتور گردش کار برای تنظیم دقیق قوانین، بهبود کارایی و انطباق با نیازهای تجاری یا شرایط بازار در حال تغییر استفاده کنید.
۸. از امنیت و انطباق قوی اطمینان حاصل کنید
از همان ابتدا امنیت داده‌ها و حریم خصوصی را در اولویت قرار دهید. با تیم‌های حقوقی و انطباق همکاری نزدیک داشته باشید تا اطمینان حاصل کنید که تمام فرآیندهای خودکار با مقررات بین‌المللی مربوطه مطابقت دارند. کنترل‌های دسترسی قوی، رمزگذاری و ممیزی‌های امنیتی منظم را پیاده‌سازی کنید.
آینده اتوماسیون فرآیند و موتورهای گردش کار در سطح جهانی
تکامل اتوماسیون فرآیند و موتورهای گردش کار ارتباط تنگاتنگی با پیشرفت‌ها در فناوری‌های مرتبط مانند هوش مصنوعی (AI)، یادگیری ماشین (ML)، اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و اینترنت اشیاء (IoT) دارد.
- اتوماسیون مبتنی بر هوش مصنوعی: هوش مصنوعی و یادگیری ماشین به طور فزاینده‌ای در موتورهای گردش کار ادغام خواهند شد و امکان تصمیم‌گیری هوشمندانه‌تر، تجزیه و تحلیل پیش‌بینی‌کننده و فرآیندهای تطبیقی را فراهم می‌کنند. این می‌تواند به معنای گردش‌های کاری خودکار باشد که می‌توانند از عملکرد گذشته یاد بگیرند و به طور فعال برای بهینه‌سازی نتایج تنظیم شوند، یا چت‌بات‌هایی که سوالات اولیه مشتری را قبل از ارجاع به عوامل انسانی از طریق یک گردش کار خودکار مدیریت می‌کنند.
- فرا-اتوماسیون (Hyperautomation): این مفهوم به ترکیب چندین فناوری اتوماسیون برای خودکارسازی هر چه بیشتر فرآیندهای تجاری و IT اشاره دارد. موتورهای گردش کار در ارکستره کردن این ابزارهای اتوماسیون متنوع نقش محوری خواهند داشت.
- پلتفرم‌های کم‌کد/بدون‌کد (Low-Code/No-Code): بسیاری از پلتفرم‌های گردش کار در حال اتخاذ رویکردهای کم‌کد/بدون‌کد هستند و توسعه‌دهندگان شهروند را قادر می‌سازند تا گردش‌های کاری را بسازند و اصلاح کنند و اتوماسیون را در سراسر سازمان دموکراتیزه کنند.
- پردازش هوشمند اسناد (IDP): ادغام قابلیت‌های IDP در موتورهای گردش کار امکان استخراج و پردازش خودکار داده‌ها از اسناد بدون ساختار مانند فاکتورها، قراردادها و فرم‌ها را فراهم می‌کند و تلاش دستی را بیشتر کاهش می‌دهد.
- یکپارچه‌سازی پیشرفته با اینترنت اشیاء (IoT): برای صنایعی مانند تولید و لجستیک، ادغام داده‌ها از دستگاه‌های IoT به طور مستقیم در موتورهای گردش کار می‌تواند نظارت بر فرآیند در زمان واقعی و پاسخ‌های خودکار را امکان‌پذیر سازد. به عنوان مثال، یک گردش کار خودکار می‌تواند در صورتی که یک حسگر IoT روی یک ماشین یک ناهنجاری را تشخیص دهد، یک درخواست تعمیر و نگهداری را آغاز کند.
نتیجه‌گیری
اتوماسیون فرآیند، که با موتورهای گردش کار قوی قدرت گرفته است، دیگر یک تجمل نیست بلکه یک ضرورت برای کسب‌وکارهای جهانی است که به دنبال پیشرفت در چشم‌انداز اقتصادی مدرن هستند. این فناوری‌ها با فراهم کردن چارچوبی برای ساده‌سازی عملیات، افزایش کارایی، تضمین انطباق و تقویت چابکی، سازمان‌ها را قادر می‌سازند تا به طور مؤثر با پیچیدگی‌های بازارهای بین‌المللی مقابله کنند. در حالی که چالش‌هایی در پیاده‌سازی وجود دارد، یک رویکرد استراتژیک و مرحله‌ای، همراه با تمرکز قوی بر مدیریت تغییر و بهبود مستمر، راه را برای دستیابی به مزایای عملیاتی و رقابتی قابل توجه هموار خواهد کرد. با ادامه پیشرفت فناوری، نقش اتوماسیون فرآیند و موتورهای گردش کار در شکل‌دهی آینده کسب‌وکار جهانی تنها حیاتی‌تر خواهد شد.