Isikliku tootlikkuse meisterdamine: ülemaailmne juhend oma potentsiaali vallandamiseks

Meie hüperühendatud, kiire globaalses majanduses pole aeg ja tähelepanu nõudlus kunagi suurem olnud.Professionaalid Soul'ist São Paulosse, Lagosest Londonisse seisavad kõik silmitsi ühise väljakutsega: kuidas hallata pidevat ülesannete, teabe ja segajate voogu, et saavutada sisukaid tulemusi.Vastus ei seisne pikemate tundide töötamises, vaid targemas töötamises.See on isikliku tootlikkuse olemus.

Kuid isiklik tootlikkus on rohkem kui lihtsalt moesõna või elu-häkkide kogumik.See on terviklik oskuste kogum, mõtteviis ja süsteem oma energia ja fookuse tahtlikuks suunamiseks sellele, mis on tõeliselt oluline.See tähendab liikumist lihtsat „hõivatud” olemisest tõeliselt „efektiivseks” muutumiseni.See juhend on mõeldud ambitsioonikatele spetsialistidele, ettevõtjatele ja üliõpilastele kogu maailmas, kes soovivad taastada oma aja üle kontrolli, suurendada oma mõju ja luua jätkusuutlik raamistik edu saavutamiseks, olenemata nende tööstusharust või asukohast.

Tootlikkuse alus: mõtteviis ja põhiprintsiibid

Enne konkreetsete tehnikate või tööriistade juurde süvenemist peame kõigepealt looma kindla aluse.Kõige tõhusamad tootlikkussüsteemid ei põhine tarkvaral, vaid võimsatel, universaalsetel printsiipidel.Teie mõtteviis määrab teie lähenemise igale väljakutsele ja võimalusele.

„Miks” enne „Kuidas”: oma põhitegevuse määratlemine

Tootlikkus ilma eesmärgita on lihtsalt liikumine.Miks sa tahad olla tootlikum?Kas selleks, et kiirendada oma karjääri, ehitada ettevõtet, veeta rohkem kvaliteetaega perega või õppida uut oskust?Teie „miks” on mootor, mis viib teid läbi väljakutsete ja madala motivatsiooniga hetkedest.Võtke aega, et sõnastada isiklik või professionaalne missiooniavaldus.See ei pea olema suur, maailma muuttev visioon (kuigi see võib olla!).See peab lihtsalt olema teie jaoks tähenduslik.Näiteks:

• „Minu missioon on saada oma ettevõttes juhtivaks andmeanalüütikuks, esitades pidevalt ülevaatlikke aruandeid, mis juhivad strateegilisi otsuseid.”
• „Minu eesmärk on ehitada oma perele rahaliselt stabiilne tulevik, mis võimaldab mul olla nendega täielikult kohal, töötades määratud tundidel tõhusalt.”

Kui ühendate oma igapäevased ülesanded selle suurema missiooniga, saab isegi igav töö tähtsuse mõõdu.

80/20 põhimõte (Pareto põhimõte): mõju universaalne seadus

Esmalt Itaalia majandusteadlase Vilfredo Pareto poolt täheldatud põhimõte on ülemaailmselt tunnustatud nähtus.See väidab, et paljude sündmuste puhul pärineb umbes 80% efektidest 20% põhjustest.Ärikontekstis võib see tähendada, et 80% tuludest tuleb 20% klientidest.Isiklikus tootlikkuses tähendab see, et väike osa teie pingutustest annab enamiku teie tulemustest.

Tegevusnäide: Küsi endalt iga nädala alguses: „Mis on need 20% minu ülesannetest, mis annavad 80% väärtusest?”See võib olla suure kliendi esitluseks valmistumine, kriitilise koodijupi kirjutamine või strateegilise plaani lõpuleviimine.Prioriteerige neid kõrge mõjuga tegevusi lakkamatult.See ei tähenda teiste 80% ülesannete ignoreerimist, vaid seda, et kõige kriitilisem töö saab tehtud esimesena ja teie parima energiaga.

Kasvava mõtteviisi omaksvõtmine

Stanfordi psühholoogi Carol Dwecki poolt populaarseks tehtud „kasvava mõtteviisi” versus „fikseeritud mõtteviisi” kontseptsioon on tootlikkuse jaoks ülioluline.Fikseeritud mõtteviisiga inimene usub, et tema võimed on staatilised.Kui nad ebaõnnestuvad, näevad nad seda oma sisemiste piirangute peegeldusena.Vastupidi, kasvava mõtteviisiga inimene usub, et tema võimeid saab arendada pühendumuse ja raske töö kaudu.Ebaõnnestumine ei ole lõpp-punkt, vaid õppimisvõimalus.

Kui proovite uut tootlikkussüsteemi ja see ei toimi täiuslikult, võimaldab kasvav mõtteviis teil öelda: „See lähenemisviis mulle ei sobi; analüüsin, miks, ja kohandan seda,” selle asemel, et „ma lihtsalt pole organiseeritud inimene.”

Aja meisterdamine: raamistikud ja tehnikad

Aeg on üks ressurss, mis on kõigi planeedil olevate inimeste jaoks tõeliselt võrdne.Meil kõigil on päevas 24 tundi.See, kuidas me seda jaotame, eristab efektiivseid ülekoormatutest.

Eisenhoweri maatriks: prioriteetide seadmine eesmärgiga

Võimas otsustamisvahend, Eisenhoweri maatriks aitab teil ülesandeid korraldada kahe kriteeriumi alusel: kiireloomulisus ja tähtsus.See raamistik on universaalselt kohaldatav mis tahes rolli või tööstusharu suhtes.

• Kvartal 1: Kiireloomuline ja tähtis (teha kohe): Kriisid, surve all olevad probleemid, tähtajaga projektid.Näide: serveri rike, suurkliendi lõplik pakkumine, mis on täna tähtis.
• Kvartal 2: Mittekiireloomuline ja tähtis (ajasta): See on strateegilise kasvu kvartal.Tegevused siin hõlmavad pikaajalist planeerimist, suhete loomist, uute oskuste õppimist ja ennetavat hooldust.Siin peaksite püüdma oma aega kõige rohkem veeta.
• Kvartal 3: Kiireloomuline ja mitte tähtis (delegeeri): Need on segajad, mis nõuavad teie tähelepanu, kuid ei anna teie eesmärkide saavutamisele kaasa.Näited hõlmavad mõningaid koosolekuid, paljusid e-kirju ja rutiinseid taotlusi.Kui saate, delegeerige need.Kui mitte, vähendage siin veedetud aega.
• Kvartal 4: Mittekiireloomuline ja mitte tähtis (kustuta): Segajad, aja raiskavad tegevused, mõni sotsiaalmeedia sirvimine.Neid tuleks kustutada või drastiliselt vähendada.

Aja blokeerimine ja ajakastimine: päeva struktureerimine

Aja blokeerimine on praktika oma kogu päeva ette planeerimiseks, eraldades konkreetseid aja blokke konkreetsetele ülesannetele või ülesannete tüüpidele.Lihtsa tegumite loendi asemel muutub teie kalender teie tegevusplaaniks.Näiteks 9:00–11:00: Töötage projektiga Alpha; 11:00–11:30: Töödelge e-kirju; 11:30–12:30: Meeskonnakoosolek.

Ajakastimine on sarnane kontseptsioon, kus te eraldate tegevusele kindla maksimaalse aja ( „ajakasti”).Näiteks: „Ma ei veeda rohkem kui 60 minutit selle teema uurimisele.”See tehnika on uskumatult tõhus perfektsionismi ja Parkinsoni seaduse vastu võitlemisel.

Parkinsoni seadus väidab, et „töö laieneb nii, et täita selle lõpetamiseks saadaolev aeg.”Karmide ajakastide seadmisega sunnite end olema keskendumatum ja tõhusam.

Pomodoro tehnika: globaalne lemmik keskendumissprintide jaoks

1980. aastate lõpus Francesco Cirillo poolt välja töötatud tehnika lihtsus on muutnud selle maailmas populaarseks.Seda on lihtne rakendada:

1. Valige ülesanne, mis tuleb täita.
2. Seadke taimer 25 minutiks (see on üks „Pomodoro”).
3. Töötage ülesandega katkematult keskendudes, kuni taimer heliseb.
4. Tehke lühike paus (umbes 5 minutit).
5. Pärast nelja Pomodorot tehke pikem paus (15–30 minutit).

See meetod töötab, kuna see jagab suured ülesanded, loob kiireloomulisuse tunde ja loob regulaarsed pausid läbipõlemise vältimiseks.

Süva töö ja purunematu fookuse kultiveerimine

Oma mõjukas raamatus määratleb autor Cal Newport Süva töö kui: „Professionaalsed tegevused, mis sooritatakse segadusvaba keskendumise seisundis, mis surub teie kognitiivsed võimed piirini.Need pingutused loovad uut väärtust, parandavad teie oskusi ja neid on raske korrata.”

Vastupidiselt sellele viitab Madal töö mitte-kognitiivselt nõudlikele, logistilistele ülesannetele, mida sageli tehakse segatuna.Näited hõlmavad rutiinsete e-kirjade vastamist, koosolekute ajastamist ja administratiivset tööd.Kuigi vajalik, tekitab madal töö vähe pikaajalist väärtust.Eesmärk on maksimeerida süva tööd ja minimeerida, partiida või lihtsustada madalat tööd.

Oma „fookuse kindluse” loomine

Teie võimet teha süva tööd mõjutab tugevalt teie keskkond.Olenemata sellest, kas olete elavas avakontoris Mumbais, vaikses kodukontoris Kanadas või Berliini tööruumis, peate oma ruumi teadlikult fookuse jaoks kujundama.

• Digitaalne keskkond: Lülitage välja kõik mittevajalikud märguanded oma arvutil ja telefonil.Sulgege mittevajalikud vahelehed.Kasutage veebisaidi blokeerijaid, kui olete vastuvõtlik segajatele.Looge oma arvutile töö jaoks mõeldud kasutajaprofiil.
• Füüsikaline keskkond: Selge laud soodustab selget meelt.Hoidke kõike, mida vajate, käeulatuses.Kasutage mürasummutavaid kõrvaklappe, et anda kolleegidele (ja teie enda ajule) märku, et olete fookusrežiimis.
• Sotsiaalne keskkond: Teavitage oma kolleege oma fookusperioodidest.Kontoris olevate inimeste jaoks võib töölaua lihtne silt või kõrvaklappide kandmine olla universaalne märk „mitte segada”.Kaugtöötajate jaoks võib olekuvärskendus suhtlusplatvormidel nagu Slack või Teams „keskendumas” olla tõhus.

Ühe ülesande kunst: multifookuse müüdi vastu võitlemine

Kümnete aastate neuroteaduse uuringud on kinnitanud, et inimese aju ei suuda tähelepanu nõudvate ülesannete puhul tõeliselt multifookust teha.Selle asemel tegeleb see kiire „konteksti vahetamisega” – ülesannete vahel edasi-tagasi hüppamisega.Iga vahetus toob kaasa kognitiivse kulu, tühjendab vaimset energiat, pikendab ülesannete täitmiseks kuluvat aega ja suurendab vigade tõenäosust.Lahendus on lihtne, kuid mitte lihtne: tehke ühte asja korraga.

Energia haldamine: tootlikkuse tähelepanuta jäetud sammas

Teil võib olla maailma parim aja haldamise süsteem, kuid kui teil puudub energia selle elluviimiseks, on see kasutu.Kõrge tootlikkusega spetsialistid mõistavad, et energia – füüsiline, vaimne ja emotsionaalne – haldamine on sama oluline kui aja haldamine.

Strateegilised pausid ja uuendamisrituaalid

Pidev töö ilma pausideta toob kaasa vähenenud tootlikkuse ja läbipõlemise.Pausid ei ole nõrkuse märk;need on strateegilise tippjõudluse jaoks hädavajalikud.Kaaluge erinevaid pause:

• Mikropausid: 30–60 sekundit venitust või ekraanilt eemale vaatamist iga 20–30 minuti järel.
• Pomodoro stiilis pausid: 5-minutilised pausid iga 25 minuti järel, et võtta vett, jalutada ringi või lihtsalt meelt puhata.
• Pikemad pausid: Vähemalt 30 minutit lõunaks, ideaalis eemal töölauast.

Erinevatel kultuuridel on selleks omane rituaal.Rootsi kontseptsioon fika – spetsiaalne kohvi- ja sotsiaalne paus – on võimas tööriist sotsiaalseks sidemeks ja vaimseks taaskäivituseks.Peamine on muuta pausid päevakavasse, mitte midagi, mis juhtub ainult siis, kui te olete kurnatud.

Vundamendi kolmik: uni, toitumine ja liikumine

Need on kognitiivse funktsiooni jaoks kohustuslikud.Kuigi konkreetsed nõuanded erinevad, on universaalsed printsiibid selged:

• Uni: Enamik täiskasvanuid vajab 7–9 tundi kvaliteetset und öösel mälu konsolideerimiseks, probleemilahenduseks ja emotsionaalseks reguleerimiseks.Unetuse ohverdamine töö nimel on üks kõige vastupidiseid kaubandusi, mida saate teha.
• Toitumine: Teie aju tarbib umbes 20% teie keha kaloritest.Varustage seda stabiilse energiaga (kompleks süsivesikud, valgud, tervislikud rasvad) suhkrurikaste suupistete asemel, mis põhjustavad energiatõusu ja -kukkumisi.Hüdreerituna püsimine on samuti kriitilise tähtsusega.
• Liikumine: Regulaarne füüsiline aktiivsus, isegi kiire kõndimine, on tõestatud kui meeleolu parandav, fookust parandav ja loovat mõtlemist tugevdav.Integreerige liikumine oma päeva, eriti kui teil on istuv töö.

Süsteemide ja harjumuste loomine pikaajaliseks eduks

Motivatsioon on mööduv, kuid süsteemid ja harjumused on vastupidavad.Eesmärk on muuta teie tootlikkus võimalikult palju autopiloodil töötavaks, vähendades pideva tahtejõu vajadust.

Kahe minuti reegel: edasilükkamise ületamine

Autor James Clear'i poolt nimetatud reegel on lihtne, kuid sügav viis edasilükkamise lõpetamiseks.Sellel on kaks osa:

1. Kui ülesanne võtab vähem kui kaks minutit aega, tehke see kohe, selle asemel, et seda edasi lükata. (nt. kiiret e-kirja saatmine, dokumendi failimine).
2. Uue harjumuse alustamisel peaks selle tegemine võtma vähem kui kaks minutit. „Lugege raamatut” muutub „lugege üks lehekülg”. „Mine jooksma” muutub „pange oma jooksutossud jalga”.Eesmärk on muuta alustamine nii lihtsaks, et te ei saa öelda ei.

Nädalase ülevaate jõud

Nädala ülevaade on spetsiaalne 30–60 minutine kohtumine endaga, et korraldada järgmiseks nädalaks.See on teie isiklik strateegiline koosolek.Tavaline struktuur näeb välja järgmine:

• Peegeldage: Vaadake tagasi eelmist nädalat.Mis läks hästi?Mis olid väljakutsed?Mida te oma kalendri ja tegumite loendi järgi saavutasite?
• Vaadake üle eesmärgid: Vaadake oma lühi- ja pikaajalisi eesmärke.Kas olete graafikus?
• Plaan: Vaadake järgmise nädala kalendrit.Ajastage esmalt oma kõige tähtsamad ülesanded („suured kivid”).Viige üle kõik lõpetamata ülesanded ja planeerige oma prioriteedid järgmisteks päevadeks.

See üks harjumus võib teie tootlikkust muuta, tagades, et ühendate oma igapäevased tegevused järjepidevalt oma suuremate eesmärkidega.

Oma tootlikkuse virna valimine: kaasaegsete professionaalide tööriistad

Kuigi põhimõtted on tööriistadest tähtsamad, võivad õiged tehnoloogiad toimida võimsa jõu kordajana.Siin on tööriistade kategooriad, mida kaaluda, koos ülemaailmselt populaarsete näidetega:

• Tegumite juhid: Selleks, et jälgida, mida tuleb teha.Näited: Todoist, Microsoft To Do, Asana, Trello, TickTick.
• Märkmiku rakendused: Teabe jäädvustamiseks ja korraldamiseks.Näited: Evernote, Notion, OneNote, Apple Notes.
• Kalendrirakendused: Oma aja haldamiseks.Näited: Google Calendar, Outlook Calendar, Fantastical.
• Fookuse rakendused: Segajate minimeerimiseks.Näited: Forest, Freedom, Cold Turkey.

Tööriistade kuldreegel: Valige lihtsaim tööriist, mis lahendab teie probleemi tõhusalt.Eesmärk on toetada teie tööd, mitte luua seda rohkem.Ärge veetke rohkem aega oma süsteemi korraldamisele, kui tegelikule tööle.

Tootlikkus globaalses, hübriidmaailmas

Kaasaegne töökoht on üha enam globaalne, kaugem või hübriidne.See pakub ainulaadseid tootlikkuse väljakutseid ja võimalusi.

Asünkroonse suhtluse haldamine

Kui teie meeskond on laiali mitmes ajavööndis – New Yorgist Nairobi kaudu Uus-Meremaale – ei saa te loota kohestele vastustele.See on asünkroonse töö tegelikkus.Edu saavutamiseks peate meisterdama selget, kontekstuaalset suhtlust.

Kui saadate e-kirja või sõnumi, esitage kogu vajalik kontekst, lingid ja teave, et adressaat saaks otsuse teha või ülesande täita ilma reaalajas suhtluseta.See austab nende aega ja fookust ning kiirendab globaalset koostööd drastiliselt.

Piiride seadmine töö-elu integratsiooniks

Globaalse, ühendatud maailma tume külg on „alati-sees” kultuur.Kui teie kolleegi jaoks Sydneys on hommik, siis teie jaoks Dubais on õhtu.Oluline on seada ja teatada selged piirid.

• Määrake oma tööajad ja teatage sellest oma meeskonnale.
• Looge päeva lõpus „digitaalse sulgemise” rituaalid, kus logite töörakendustest välja ja panete tööseadmed kõrvale.
• Olge eeskujuks.Vältige mittekiireloomuliste e-kirjade saatmist hilisõhtul või nädalavahetusel, kuna see loob survet teistele sama tegema.

Kultuurilised nüansid tootlikkuses

Kuigi selles juhendis käsitletud põhimõtted on universaalsed, võib nende rakendamine olla mõjutatud kultuurilisest kontekstist.Näiteks mõned kultuurid on monokroonilised, nähes aega lineaarse ja järjestikku (ühe asjana korraga).Teised on pigem polükroonilised, nähes aega vedelana, kus toimub mitu asja korraga.Nende erinevuste teadmine võib koostööd parandada.Samamoodi võivad otsesus suhtluses ja suhtumine tähtaegadesse erineda.Oluline on olla kohanemisvõimeline, vaatlev ja luua oma meeskonnas selged ootused, luues tootlikkuse jaoks ühise „meeskonnakultuuri”.

Järeldus: teie tootlikkuse teekond on isiklik

Isikliku tootlikkuse meisterdamine ei ole ühekordne sündmus; see on pidev katsetamise, õppimise ja täiustamise teekond.Siin käsitletud raamistikud ja tehnikad – alates Eisenhoweri maatriksist kuni Pomodoro tehnikani, alates süva tööst kuni energia haldamiseni – on võimsad tööriistad, kuid need ei ole jäigad reeglid.Need on süsteemi osad, mille teie peate ise looma.

Alustage väikeselt.Ärge proovige kõike korraga rakendada.Valige üks valdkond, mida soovite parandada – võib-olla häirivad teid liiga sageli või tunnete end oma tegumite loendiga ülekoormatuna.Valige üks strateegia sellest juhendist ja rakendage seda järjepidevalt ühe nädala jooksul.Jälgige tulemusi, kohandage ja seejärel ehitage sellel edul.

Investeerides oma isiklikku tootlikkusesse, investeerite oma kõige väärtuslikumasse varasse: oma enda potentsiaali.Te loote võimekuse mitte ainult oma professionaalsete eesmärkide saavutamiseks, vaid ka elades teadlikumat, tasakaalustatumat ja täisväärtuslikumat elu.Teekond algab ühe, keskendunud sammuga.Mis see teie oma on?