Lepingute haldus: edukuse sujuvamaks muutmine automatiseeritud töövoogudega

Tänapäeva kiires globaalses ärikeskkonnas on tõhus lepingute haldus ülimalt tähtis. Lepingud on peaaegu iga äritehingu aluseks, määratledes kohustused, maandades riske ja suurendades tulu. Kuid traditsioonilised, manuaalsed lepingute haldamise protsessid on sageli aeganõudvad, vigadele vastuvõtlikud ja neil puudub paindlikkus, mis on vajalik dünaamilisel turul arenemiseks. Siin tulevad appi automatiseeritud töövoogud, muutes lepingute halduse reaktiivsest koormast ennetavaks, strateegiliseks eeliseks.

Mis on automatiseeritud töövoogud lepingute halduses?

Automatiseeritud töövoogud on eelnevalt määratletud toimingute jadad, mis käivitatakse automaatselt konkreetsete käivitajate ja tingimuste alusel. Lepingute halduse kontekstis tähendab see lepingu elutsükli erinevate etappide automatiseerimist alates esialgsest taotlusest kuni lõpliku täitmise ja uuendamiseni. Mõelge sellele kui digitaalsele konveierile, mis juhib iga lepingu läbi vajalike sammude minimaalse inimsekkumisega.

Peamised etapid lepingu elutsüklis, kus automatiseerimine silma paistab:

• Lepingu taotlus ja algatamine: Esialgse taotlusprotsessi automatiseerimine tagab, et kogu vajalik teave kogutakse eelnevalt, vältides hilisemaid viivitusi ja ebatäpsusi. See võib hõlmata veebivorme, automatiseeritud andmete ekstraheerimist olemasolevatest süsteemidest (nt CRM, ERP) ja suunamist asjaomastele sidusrühmadele kinnitamiseks.
• Koostamine ja koostöö: Automatiseeritud mallid ja klauslite raamatukogud muudavad lepingu koostamise sujuvamaks, tagades järjepidevuse ja vastavuse. Versioonikontrolli funktsioonid hoiavad ära segaduse ja võimaldavad mitmel sidusrühmal tõhusalt sama dokumendi kallal koostööd teha, olenemata nende asukohast. Integreeritud redigeerimine ja kinnitamise töövoog tagavad juriidilise ja ärilise järelevalve.
• Kinnitamise töövoog: Lepingute automaatne suunamine määratud kinnitajatele eelnevalt määratletud reeglite alusel (nt lepingu väärtus, osakond, riskitase) kõrvaldab kitsaskohad ja tagab, et lepingud vaatavad õigeaegselt üle ja kiidavad heaks õiged inimesed. E-posti teated ja meeldetuletused hoiavad protsessi liikumas.
• Läbirääkimised: Automatiseerimine võib hõlbustada turvalist dokumentide jagamist ja muudatuste jälgimist läbirääkimiste ajal, tagades läbipaistvuse ja vastutuse. Reaalajas koostöövahendid võivad aidata läbirääkimiste protsessi kiirendada, eriti erinevates ajavööndites.
• Täitmine ja allkirjastamine: Elektroonilise allkirja (eSignature) integreerimine muudab allkirjastamisprotsessi sujuvamaks, kaotades vajaduse füüsiliste dokumentide printimise, skannimise ja saatmise järele. See säästab aega, vähendab kulusid ja kiirendab tehingute lõpetamist. Lepinguid saab allkirjastamisel automaatselt asjakohaste andmetega täita.
• Kohustuste haldamine: Peamiste lepinguliste kohustuste (nt maksetähtajad, tarnekuupäevad, tulemuslikkuse verstapostid) jälgimise automatiseerimine aitab tagada, et mõlemad pooled täidavad oma kohustusi. Automatiseeritud hoiatused ja meeldetuletused hoiavad ära tähtajad ja võimalikud rikkumised.
• Uuendamise haldamine: Automatiseeritud meeldetuletused enne lepingu aegumiskuupäeva annavad piisavalt aega lepingu ülevaatamiseks ja otsustamiseks, kas uuendada, uuesti läbi rääkida või lõpetada. Automatiseeritud uuendamisprotsessid võivad soodustada soodsate tingimuste laiendamist.
• Aruandlus ja analüüs: Automatiseeritud andmete kogumise ja aruandlusvahendid pakuvad väärtuslikku teavet lepingu toimivuse kohta, tuvastades parandamist vajavad valdkonnad ja võimaldades andmepõhiseid otsuseid.

Lepingute haldamise töövoogude automatiseerimise eelised

Lepingute haldamise töövoogude automatiseerimise eelised on märkimisväärsed ja kaugeleulatuvad, mõjutades ettevõtte erinevaid aspekte.

Suurem tõhusus ja tootlikkus

Automatiseerimine kõrvaldab käsitsi tehtavad ülesanded, vähendab vigu ja muudab protsessid sujuvamaks, vabastades õigus-, hanke- ja müügimeeskondadele väärtuslikku aega, et keskenduda strateegilisematele algatustele. Automatiseerides korduvaid ülesandeid, nagu andmesisestus, kinnitamise suunamine ja kohustuste jälgimine, saavad töötajad pühendada oma jõupingutused tegevustele, mis nõuavad kriitilist mõtlemist, probleemide lahendamist ja suhete loomist. IACCMi uuringust selgus, et lepingute automatiseerimist rakendavatel organisatsioonidel vähenes lepingute tsükli aeg 20-30%.

Näide: Kujutage ette rahvusvahelist korporatsiooni, millel on kontorid Euroopas, Aasias ja Põhja-Ameerikas. Ilma automatiseerimiseta võib lihtsa lepingu allkirjastamine võtta nädalaid ajavööndite erinevuste, käsitsi suunamise ja füüsiliste allkirjade tõttu. Automatiseeritud töövooga suunatakse leping elektrooniliselt vastavatele kinnitajatele, olenemata nende asukohast, ja allkirjastatakse digitaalselt tundide jooksul.

Vähendatud risk ja parem vastavus

Automatiseeritud töövoog tagab, et lepingud vastavad asjakohastele seadustele ja määrustele, vähendades õigusvaidluste ja karistuste riski. Tsentraliseeritud lepingute hoidlad ja versioonikontrolli funktsioonid vähendavad aegunud või nõuetele mittevastavate lepingumallide kasutamise ohtu. Auditijäljed pakuvad selget arvestust kõigi lepingutega seotud tegevuste kohta, hõlbustades vastavusauditeid. Standarditud klauslid ja mallid tagavad järjepidevuse, leevendades vigu ja puudusi.

Näide: Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR) nõuab isikuandmeid hõlmavates lepingutes konkreetseid klausleid. Automatiseeritud lepingute haldussüsteemid tagavad, et kõik asjakohased GDPRi klauslid lisatakse automaatselt kohaldatavatesse lepingutesse, vähendades mittevastavuse ja suurte trahvide riski.

Kulude kokkuhoid

Automatiseerimine vähendab halduskulusid, kaotab paberipõhised protsessid ja minimeerib vigade ja vaidluste riski, mis toob kaasa märkimisväärse kulude kokkuhoiu. Kiiremad lepingute tsükli ajad tähendavad kiiremat tulu genereerimist. Optimeeritud ressursside jaotus parandab üldist tõhusust ja vähendab tegevuskulusid.

Näide: Ülemaailmne logistikaettevõte, mis kasutas automatiseeritud lepingute haldamist, vähendas oma paberitarbimist 80%, säästes igal aastal tuhandeid dollareid printimis-, ladustamis- ja kõrvaldamiskulude pealt. Samuti vähendasid nad oluliselt lepingute otsimisele kuluvat aega, vabastades väärtuslikku personali aega.

Parem nähtavus ja kontroll

Tsentraliseeritud lepingute hoidlad pakuvad ühte tõeallikat kogu lepingutega seotud teabe jaoks, parandades nähtavust ja kontrolli kogu lepingute portfelli üle. Reaalajas aruandlus ja analüüs pakuvad väärtuslikku teavet lepingu toimivuse kohta, võimaldades andmepõhiseid otsuseid. Sidusrühmad saavad hõlpsasti juurde pääseda lepingute staatusele ja seda jälgida, tagades läbipaistvuse ja vastutuse.

Näide: Suurel farmaatsiaettevõttel, millel on tuhandeid lepinguid erinevates osakondades, oli raskusi peamiste lepingutingimuste ja kohustuste jälgimisega. Automatiseeritud lepingute haldussüsteemi rakendamine andis neile tsentraliseeritud vaate kõigist oma lepingutest, võimaldades neil ennetavalt hallata uuendamisi, jälgida vastavust ja tuvastada võimalikke riske.

Tõhustatud koostöö ja suhtlus

Automatiseeritud töövoog hõlbustab koostööd ja suhtlust sisemiste meeskondade ja väliste sidusrühmade vahel. Turvaline dokumentide jagamine ja versioonikontrolli funktsioonid tagavad, et kõik töötavad kõige ajakohasema teabega. Automatiseeritud teated ja meeldetuletused hoiavad kõiki kursis peamiste verstapostide ja tähtaegadega. Standarditud protsessid ja mallid soodustavad järjepidevust ja tõhusust.

Näide: Ülemaailmsel inseneriettevõttel, mille meeskonnad on geograafiliselt hajutatud, oli vaja paremat viisi keerukate ehituslepingute alaseks koostööks. Automatiseeritud süsteem võimaldas neil turvaliselt dokumente jagada, muudatusi reaalajas jälgida ja kinnitusi tõhusalt hallata, olenemata nende asukohast.

Suurem paindlikkus ja skaleeritavus

Automatiseeritud töövoog tagab paindlikkuse ja skaleeritavuse, mis on vajalikud muutuvate ärivajadustega kohanemiseks. Standarditud protsessid ja mallid muudavad uute lepingute kasutuselevõtu ja kasvavate mahtude haldamise lihtsaks. Süsteemi saab hõlpsalt konfigureerida erinevate lepingutüüpide ja äriprotsesside toetamiseks. See võimaldab ettevõtetel kiiresti reageerida uutele võimalustele ja oma tegevust tõhusalt skaleerida.

Näide: Kiiresti kasvav e-kaubandusettevõte vajas lepingute haldamise lahendust, mis suudaks oma laieneva äriga skaleeruda. Automatiseeritud süsteem võimaldas neil kiiresti uusi tarnijaid tööle võtta, hallata kasvavaid müügilepingute mahte ja kohaneda muutuvate regulatiivsete nõuetega ilma märkimisväärset töötajate arvu suurendamata.

Automatiseeritud lepingute haldamise töövoogude rakendamine: samm-sammult juhend

Automatiseeritud lepingute haldamise töövoogude rakendamine nõuab hoolikat planeerimist ja teostamist. Siin on samm-sammult juhend, mis aitab teil alustada:

1. Hinnake oma praegust olukorda

Alustage oma praeguste lepingute haldamise protsesside hindamisest. Tehke kindlaks valupunktid, kitsaskohad ja parandamist vajavad valdkonnad. Analüüsige hallatavate lepingute tüüpe, igal aastal käsitletavate lepingute arvu ja lepingute elutsüklis osalevaid sidusrühmi. Dokumenteerige oma olemasolevad töövoogud ja tehke kindlaks automatiseerimisvõimalused. Viige läbi intervjuud peamiste sidusrühmadega, et koguda nende panust ja mõista nende vajadusi.

2. Määrake oma eesmärgid ja ülesanded

Määrake selgelt oma eesmärgid ja ülesanded automatiseeritud lepingute haldamise töövoogude rakendamiseks. Mida soovite saavutada? Kas soovite vähendada lepingute tsükli aegu, parandada vastavust, vähendada kulusid või tõhustada koostööd? Seadke konkreetsed, mõõdetavad, saavutatavad, asjakohased ja ajaliselt piiratud (SMART) eesmärgid, et jälgida oma edusamme ja mõõta oma edu.

3. Valige õige lahendus

Valige lepingute haldamise tarkvaralahendus, mis vastab teie konkreetsetele vajadustele ja nõuetele. Kaaluge selliseid tegureid nagu funktsionaalsus, skaleeritavus, integreerimisvõimalused, turvafunktsioonid ja kasutajasõbralikkus. Hinnake erinevaid müüjaid ja võrrelge nende pakkumisi. Taotlege demosid ja prooviperioode, et tarkvara testida ja näha, kuidas see praktikas töötab. Lugege arvustusi ja juhtumiuuringuid, et saada teavet teistelt kasutajatelt.

4. Kujundage oma töövoog

Kujundage oma automatiseeritud töövoog vastavalt oma konkreetsetele äriprotsessidele. Kaardistage lepingu elutsükli iga etapp ja tehke kindlaks ülesanded, mida saab automatiseerida. Määrake käivitajad ja tingimused, mis käivitavad iga töövoo etapi. Määrake iga sidusrühma rollid ja vastutus. Looge malle ja klauslite raamatukogusid lepingu koostamise standardimiseks. Kujundage kinnitamise töövoog, et tagada lepingute läbivaatamine ja heakskiitmine õigete inimeste poolt.

5. Konfigureerige oma süsteem

Konfigureerige oma lepingute haldamise tarkvaralahendus nii, et see peegeldaks teie kavandatud töövoogu. Seadistage kasutajarollid ja load. Kohandage malle ja klauslite raamatukogusid. Konfigureerige kinnitamise töövoog ja teatereeglid. Integreerige süsteem teiste ärirakendustega, nagu CRM, ERP ja raamatupidamistarkvara. Tagage, et süsteem oleks turvaline ja vastaks asjakohastele määrustele.

6. Koolitage oma kasutajaid

Pakkuge oma kasutajatele põhjalikku koolitust uue süsteemi kasutamise kohta. Selgitage automatiseeritud töövoogude eeliseid ja seda, kuidas need parandavad nende tõhusust ja tootlikkust. Pakkuge praktilist koolitust ja tuge, et kasutajad saaksid süsteemiga mugavaks. Looge kasutusjuhendid ja KKK-d, et vastata korduma kippuvatele küsimustele. Julgustage kasutajaid esitama tagasisidet ja soovitusi paranduste jaoks.

7. Testige ja juurutage

Testige süsteemi põhjalikult enne selle juurutamist kogu oma organisatsioonile. Viige läbi kasutaja vastuvõtmise testimine (UAT), et tagada süsteemi vastavus teie nõuetele ja töötamine ootuspäraselt. Parandage kõik vead või probleemid, mis tuvastatakse testimise käigus. Juurutage süsteem etappide kaupa, et minimeerida häireid teie äritegevusele. Jälgige süsteemi hoolikalt pärast juurutamist, et tagada selle nõuetekohane toimimine.

8. Jälgige ja optimeerige

Jälgige oma automatiseeritud lepingute haldamise töövoogude toimivust ja tehke kindlaks optimeerimist vajavad valdkonnad. Jälgige peamisi mõõdikuid, nagu lepingute tsükli aeg, vastavusmäär ja kulude kokkuhoid. Koguge tagasisidet kasutajatelt ja sidusrühmadelt. Tehke oma töövoogudes ja konfiguratsioonides vajadusel muudatusi, et parandada tõhusust ja tulemuslikkust. Hinnake ja värskendage oma süsteemi pidevalt, et pidada sammu muutuvate ärivajaduste ja regulatiivsete nõuetega.

Parimad tavad automatiseeritud lepingute haldamise töövoogude rakendamiseks

Automatiseeritud lepingute haldamise töövoogude eduka rakendamise tagamiseks kaaluge järgmisi parimaid tavasid:

• Kaasake sidusrühmi varakult: Saate kõigi sidusrühmade toetuse protsessi alguses. Kaasake neid töövoogude planeerimisse ja kujundamisse. Lahendage nende mured ja lisage nende tagasiside.
• Alustage väikeselt ja skaleerige järk-järgult: Ärge proovige kõike korraga automatiseerida. Alustage väikese pilootprojektiga ja laiendage järk-järgult automatiseerimise ulatust.
• Keskenduge kasutajate vastuvõtmisele: Veenduge, et teie kasutajad oleksid mugavad ja enesekindlad uue süsteemi kasutamisel. Pakkuge põhjalikku koolitust ja pidevat tuge.
• Valige paindlik lahendus: Valige lepingute haldamise tarkvaralahendus, mis on paindlik ja mida saab kohandada vastavalt teie konkreetsetele vajadustele.
• Integreerige olemasolevate süsteemidega: Integreerige oma lepingute haldamise süsteem teiste ärirakendustega, et muuta andmevoog sujuvamaks ja parandada tõhusust.
• Kehtestage selged rollid ja vastutus: Määrake selged rollid ja vastutus iga sidusrühma jaoks, kes on seotud lepingu elutsükliga.
• Jälgige jõudlust ja tehke kohandusi: Jälgige pidevalt oma automatiseeritud töövoogude toimivust ja tehke vajadusel kohandusi, et parandada tõhusust ja tulemuslikkust.
• Seadke prioriteediks turvalisus ja vastavus: Tagage, et teie lepingute haldamise süsteem on turvaline ja vastab asjakohastele määrustele.
• Dokumenteerige kõik: Dokumenteerige oma töövoog, konfiguratsioonid ja koolitusmaterjalid. See muudab süsteemi tulevikus lihtsamaks hooldamiseks ja värskendamiseks.
• Otsige asjatundlikku nõu: Kui teil puuduvad siseoskused, kaaluge nõu küsimist lepingute haldamise konsultandilt või tarkvaramüüjalt.

Näited automatiseeritud lepingute haldamise töövoogude kohta praktikas

Siin on mõned näited selle kohta, kuidas automatiseeritud lepingute haldamise töövoogusid saab rakendada erinevates tööstusharudes ja stsenaariumides:

• Hange: Hankelepingute protsessi automatiseerimine alates esialgsest taotlusest kuni lõpliku täitmiseni võib muuta tarnijate kasutuselevõtu sujuvamaks, pidada läbirääkimisi paremate tingimuste üle ja tagada hankepoliitikaga vastavuse.
• Müük: Müügilepingute protsessi automatiseerimine võib kiirendada tehingute lõpetamist, parandada müügimeeskonna tõhusust ja vähendada vigu müügilepingutes.
• Õigusalane: Õiguslepingute läbivaatamise ja kinnitamise automatiseerimine võib vähendada riski, tagada vastavuse ja vabastada õigusmeeskonnad strateegilisemate küsimustega tegelemiseks.
• Personal: Töötajate töölevõtmise protsessi automatiseerimine võib muuta töölepingute loomise ja haldamise sujuvamaks, tagades tööseadusandlusega vastavuse.
• Kinnisvara: Rendilepingute protsessi automatiseerimine võib lihtsustada kinnisvara haldamist, parandada üürnikesuhteid ja tagada vastavuse kinnisvararegulatsioonidele.

Lepingute haldamise tulevik: AI ja masinõpe

Lepingute haldamise tulevikku kujundavad tehisintellekti (AI) ja masinõppe (ML) edusammud. AI-toega lepingute haldamise lahendused saavad automatiseerida keerukamaid ülesandeid, nagu lepingu riski hindamine, klauslite eraldamine ja vastavuse jälgimine. ML-algoritmid saavad analüüsida suuri lepingute andmemahtusid, et tuvastada mustreid, ennustada tulemusi ja pakkuda väärtuslikku teavet.

Siin on mõned näited selle kohta, kuidas AI ja ML muudavad lepingute haldamist:

• AI-toega riski hindamine: AI-algoritmid saavad analüüsida lepinguid, et tuvastada võimalikke riske, nagu ebasoodsad klauslid, puuduv teave ja mittevastavuse probleemid.
• Klauslite automaatne eraldamine: AI saab lepingutest automaatselt eraldada peamised klauslid, nagu maksetingimused, lõpetamisklauslid ja intellektuaalomandi õigused.
• Ennustav analüüs: ML-algoritmid saavad analüüsida lepingute andmeid, et ennustada tulemusi, nagu lepinguvaidluse tõenäosus või kulude kokkuhoiu potentsiaal.
• Nutikas lepingu läbivaatamine: AI saab aidata õigusmeeskondi lepingute läbivaatamisel, tuues esile potentsiaalsed probleemid ja soovitades parandusi.
• Automatiseeritud vastavuse jälgimine: AI saab jälgida lepingute vastavust asjakohastele seadustele ja määrustele, hoiatades sidusrühmi potentsiaalsete rikkumiste eest.

Järeldus

Automatiseeritud lepingute haldamise töövoogud on hädavajalikud ettevõtetele, kes soovivad tänapäeva globaliseerunud maailmas oma protsesse sujuvamaks muuta, riske vähendada ja tõhusust parandada. Automatiseerides lepingu elutsükli erinevaid etappe, saavad organisatsioonid vabastada väärtuslikku aega, vähendada kulusid ja tõhustada koostööd. Kuna AI ja ML tehnoloogiad arenevad jätkuvalt, tõotab lepingute haldamise tulevik veelgi suuremat automatiseerimist ja intelligentsust, mis võimaldab ettevõtetel teha paremaid otsuseid ja saavutada suuremat edu.

Võtke omaks automatiseerimine ja avage oma lepingute täielik potentsiaal, muutes need staatilistest dokumentidest dünaamilisteks ärikasvu soodustajateks.