Äriprotsesside automatiseerimine: põhjalik juhend RPA rakendamiseks

Tänapäeva kiiresti areneval ärimaastikul otsivad organisatsioonid pidevalt viise, kuidas parandada tõhusust, vähendada kulusid ja suurendada tootlikkust. Äriprotsesside automatiseerimine (BPA) ja täpsemalt robotiseeritud protsesside automatiseerimine (RPA) on kujunenud võimsateks vahenditeks nende eesmärkide saavutamiseks. See põhjalik juhend uurib RPA rakendamise maailma, käsitledes selle eeliseid, väljakutseid, parimaid tavasid ja reaalseid näiteid, pakkudes teile teadmisi ja arusaamu, mida on vaja oma automatiseerimise teekonna alustamiseks.

Mis on äriprotsesside automatiseerimine (BPA) ja robotiseeritud protsesside automatiseerimine (RPA)?

Äriprotsesside automatiseerimine (BPA) viitab tehnoloogia kasutamisele korduvate, reeglipõhiste ülesannete ja töövoogude automatiseerimiseks organisatsioonis. See võib hõlmata laia valikut tööriistu ja tehnikaid, alates lihtsatest skriptidest ja makrodest kuni keerukate tarkvaraplatvormideni.

Robotiseeritud protsesside automatiseerimine (RPA) on spetsiifiline BPA tüüp, mis kasutab tarkvararoboteid (botte) inimtegevuse jäljendamiseks digitaalsete süsteemidega suhtlemisel. Need botid saavad logida sisse rakendustesse, sisestada andmeid, eraldada teavet ja täita mitmesuguseid muid ülesandeid, täpselt nagu inimekasutaja.

Mõelge RPA-le kui digitaalsele tööjõule, mis suudab tegeleda igapäevaste, korduvate ülesannetega, vabastades inimtöötajad keskenduma strateegilisematele ja loomingulisematele tegevustele. Näiteks selle asemel, et töötaja töötleks arveid käsitsi, saab RPA-bot automaatselt arvetelt andmeid eraldada, sisestada need raamatupidamissüsteemi ja isegi käivitada makseid.

RPA rakendamise eelised

RPA rakendamine võib pakkuda hulgaliselt eeliseid igas suuruses ja erinevates tööstusharudes tegutsevatele organisatsioonidele. Mõned peamised eelised on järgmised:

• Suurenenud tõhusus: RPA-botid suudavad ülesandeid täita palju kiiremini ja täpsemalt kui inimesed, mis toob kaasa olulise tõhususe kasvu.
• Vähendatud kulud: Korduvate ülesannete automatiseerimisega saab RPA vähendada tööjõukulusid ja vabastada inimressursse väärtuslikumate tegevuste jaoks.
• Parem täpsus: RPA-botid on programmeeritud järgima kindlaid reegleid, minimeerides vigade riski ja parandades andmete kvaliteeti.
• Täiustatud vastavus: RPA suudab automatiseerida protsesse järjepideval ja auditeeritaval viisil, aidates organisatsioonidel järgida regulatsioone ja tööstusharu standardeid.
• Skaleeritavus ja paindlikkus: RPA-botte saab hõlpsasti üles või alla skaleerida, et vastata muutuvatele ärivajadustele, pakkudes organisatsioonidele suuremat paindlikkust ja agiilsust.
• Parem töötajate moraal: Igapäevaste ülesannete automatiseerimisega saab RPA vabastada töötajad keskenduma kaasahaaravamale ja tasuvamale tööle, mis toob kaasa parema moraali ja töörahulolu.
• Parem kliendikogemus: RPA suudab sujuvamaks muuta klienditeenindusprotsesse, mis viib kiiremate reageerimisaegade ja parema kliendirahuloluni. Näiteks kasutab üks Singapuri pank RPA-d klientide liitumisprotsessi automatiseerimiseks, vähendades uue konto avamiseks kuluvat aega.

RPA-le sobivate protsesside tuvastamine

Kõik protsessid ei sobi RPA jaoks. Parimad kandidaadid automatiseerimiseks on tavaliselt need, mis on:

• Korduvad ja reeglipõhised: Protsess peaks hõlmama selgelt määratletud samme, mida saab hõlpsasti automatiseerida.
• Suuremahulised: Sageli teostatava protsessi automatiseerimine annab suurema tasuvuse.
• Manuaalsed ja aeganõudvad: Protsessid, mis nõuavad märkimisväärset käsitsi tööd ja aega, on head kandidaadid RPA jaoks.
• Vigaderohked: Vigaderohkete protsesside automatiseerimine võib parandada täpsust ja vähendada ümbertegemist.
• Stabiilsed: Protsess peaks olema suhteliselt stabiilne ja mitte alluma sagedastele muudatustele.
• Digitaalsed: Protsess peaks hõlmama suhtlemist digitaalsete süsteemide ja andmetega.

Näited protsessidest, mida sageli RPA-ga automatiseeritakse, on järgmised:

• Arvete töötlemine: Andmete eraldamine arvetelt, nende sisestamine raamatupidamissüsteemi ja maksete käivitamine.
• Tellimuste töötlemine: Klienditellimuste vastuvõtmine ja töötlemine, laoseisude uuendamine ja saatelehtede genereerimine.
• Andmesisestus: Andmete sisestamine paberdokumentidest või arvutustabelitest digitaalsetesse süsteemidesse.
• Aruannete genereerimine: Aruannete genereerimine erinevatest andmeallikatest.
• Klienditeenindus: Korduma kippuvatele küsimustele vastamine, kliendipäringute töötlemine ja kaebuste lahendamine. Näiteks kasutab üks Brasiilia telekommunikatsiooniettevõte RPA-d rutiinsete kliendipäringute käsitlemiseks, vabastades inimoperaatorid keskenduma keerulisematele probleemidele.
• Kontode võrdlemine: Tehingute vastavusse viimine erinevate kontode vahel.
• Vastavusaruandlus: Aruannete genereerimine regulatiivse vastavuse eesmärgil.

RPA rakendamise protsess: samm-sammuline juhend

RPA rakendamine on keeruline protsess, mis nõuab hoolikat planeerimist ja teostamist. Siin on samm-sammuline juhend, mis aitab teil RPA rakendamise protsessis navigeerida:

1. Määratlege oma automatiseerimisstrateegia

Enne RPA teekonna alustamist on oluline määratleda selge automatiseerimisstrateegia. See hõlmab:

• Oma ärieesmärkide ja -sihtide kindlaksmääramine: Mida loodate RPA-ga saavutada? Kas soovite vähendada kulusid, parandada tõhusust või suurendada kliendirahulolu?
• Oma praeguse olukorra hindamine: Millised protsessid on praegu manuaalsed ja aeganõudvad? Kus on teie töövoogude kitsaskohad?
• Automatiseerimiseks mõeldud protsesside prioritiseerimine: Millised protsessid annavad automatiseerimisel suurima investeeringutasuvuse (ROI)?
• Võtmenäitajate (KPI) määratlemine: Kuidas mõõdate oma RPA rakendamise edukust?

2. Valige õige RPA tööriist

Turul on saadaval palju RPA tööriistu, millest igaühel on oma tugevused ja nõrkused. RPA tööriista valimisel arvestage järgmiste teguritega:

• Kasutuslihtsus: Kui lihtne on tööriista õppida ja kasutada? Kas see nõuab ulatuslikke programmeerimisteadmisi?
• Skaleeritavus: Kas tööriist suudab rahuldada teie praeguseid ja tulevasi automatiseerimisvajadusi?
• Turvalisus: Kas tööriist pakub tundlike andmete kaitsmiseks tugevaid turvafunktsioone?
• Integratsioonivõimalused: Kas tööriist suudab integreeruda teie olemasolevate süsteemide ja rakendustega?
• Kulu: Mis on omamise kogukulu, sealhulgas litsentsitasud, rakendamiskulud ja hoolduskulud?
• Pakkuja tugi: Kas pakkuja pakub usaldusväärset tuge ja koolitust?

Populaarsed RPA tööriistad on UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism ja Microsoft Power Automate. Sageli on soovitatav alustada kontseptsioonitõestusega (POC), kasutades tööriista tasuta prooviversiooni, et hinnata selle sobivust teie konkreetsetele vajadustele. Näiteks viis üks suur kindlustusfirma Saksamaal läbi POC kolme erineva RPA pakkujaga, enne kui valis välja selle, mis vastas nende nõuetele kõige paremini.

3. Disainige ja arendage RPA-botte

Kui olete RPA tööriista välja valinud, on järgmine samm RPA-bottide disainimine ja arendamine. See hõlmab:

• Protsessi dokumenteerimine: Looge üksikasjalik vooskeem protsessist, mida soovite automatiseerida.
• Boti loogika määratlemine: Määrake sammud, mida bot ülesande täitmiseks järgib.
• Boti arendamine: Kasutage RPA tööriista boti loomiseks, sealhulgas selle toimingute ja loogika konfigureerimiseks.
• Boti testimine: Testige botti põhjalikult, et tagada selle korrektne ja täpne toimimine.

On oluline kaasata valdkonna eksperdid (SME) disaini- ja arendusprotsessi, et tagada boti täpne vastavus protsessi praegusele teostusviisile. Kodeerimise parimate tavade järgimine ja versioonihaldussüsteemide kasutamine on samuti kriitilise tähtsusega koodi kvaliteedi säilitamisel ja muudatuste tõhusal haldamisel. Mõned RPA platvormid pakuvad madala koodi või koodivaba keskkonda, mis võimaldab piiratud tehniliste teadmistega ärikasutajatel arendusprotsessis osaleda.

4. Rakendage ja jälgige RPA-botte

Pärast boti arendamist ja testimist on aeg see tootmiskeskkonda rakendada. See hõlmab:

• Boti installimine sobivasse serverisse või tööjaama.
• Boti konfigureerimine vajalikele süsteemidele ja rakendustele juurdepääsuks.
• Boti jõudluse jälgimine, et tagada selle korrektne toimimine.

Pidev jälgimine on ülioluline tekkida võivate probleemide tuvastamiseks ja lahendamiseks. See hõlmab boti täitmisaega, veamäärasid ja üldist jõudlust. Paljud RPA tööriistad pakuvad armatuurlaudu ja aruandlusfunktsioone, et pakkuda reaalajas ülevaadet boti jõudlusest. Erandite ja vigade käsitlemiseks selgete eskaleerimisprotseduuride kehtestamine on samuti hädavajalik.

5. Hoolitsege ja täiustage RPA-botte

RPA-botid ei ole ühekordne investeering. Nad vajavad pidevat hooldust ja täiustamist, et tagada nende jätkuv vastavus teie ärivajadustele. See hõlmab:

• Bottide uuendamine, et kajastada muudatusi aluseks olevates süsteemides ja rakendustes.
• Bottide optimeerimine nende jõudluse parandamiseks.
• Uute funktsioonide ja funktsionaalsuste lisamine bottidele.

Kompetentsikeskuse (CoE) loomine aitab tsentraliseerida RPA-alast asjatundlikkust ja tagada, et botte hooldatakse ja täiustatakse järjepideval ja tõhusal viisil. CoE võib vastutada ka uute automatiseerimisvõimaluste tuvastamise ja RPA kasutuselevõtu edendamise eest kogu organisatsioonis.

RPA rakendamise väljakutsed

Kuigi RPA pakub arvukalt eeliseid, on oluline olla teadlik väljakutsetest, mis võivad rakendamise käigus tekkida. Mõned levinumad väljakutsed on järgmised:

• Selge automatiseerimisstrateegia puudumine: Ilma hästi määratletud strateegiata võivad RPA rakendused olla juhuslikud ja ebaefektiivsed.
• Vastupanu muutustele: Töötajad võivad olla uute tehnoloogiate kasutuselevõtu suhtes vastumeelsed, eriti kui nad kardavad, et nende töökohad asendatakse.
• Halb protsesside dokumentatsioon: Ebatäpne või puudulik protsesside dokumentatsioon võib põhjustada vigu ja viivitusi boti arendamisel.
• Integratsiooniprobleemid: RPA-bottide integreerimine olemasolevate süsteemide ja rakendustega võib olla keeruline, eriti kui need süsteemid on vananenud või halvasti dokumenteeritud.
• Turvariskid: RPA-botid pääsevad juurde tundlikele andmetele, mis muudab need häkkerite potentsiaalseks sihtmärgiks.
• Skaleeritavuse piirangud: Mõned RPA tööriistad ei pruugi olla võimelised skaleeruma suurte organisatsioonide vajadustele vastavaks.
• Hooldusprobleemid: RPA-bottide hooldamine ja uuendamine võib olla aeganõudev ja kulukas, eriti kui aluseks olevaid süsteeme ja rakendusi sageli muudetakse.
• Oskuste puudujääk: Oskuslike RPA arendajate ja rakendajate leidmine ja hoidmine võib olla väljakutse.

Näiteks seisis üks Mehhiko tootmisettevõte silmitsi töötajate vastupanuga muutustele, kes olid mures oma töökohtade säilimise pärast. Selle lahendamiseks käivitas ettevõte põhjaliku kommunikatsioonikampaania, et selgitada RPA eeliseid ja rõhutada, et selle eesmärk on täiendada, mitte asendada inimtöötajaid.

Parimad tavad edukaks RPA rakendamiseks

Väljakutsete ületamiseks ja RPA rakendamise eeliste maksimeerimiseks on oluline järgida parimaid tavasid. Mõned peamised parimad tavad on järgmised:

• Alustage väikeselt ja skaleerige järk-järgult: Alustage pilootprojektiga, et katsetada ja kogemusi saada, enne kui RPA-d laiemalt kasutusele võtate.
• Kaasake huvirühmi kogu organisatsioonist: Küsige sisendit erinevate osakondade töötajatelt, et tagada RPA rakendamise vastavus nende vajadustele.
• Suhelge tõhusalt: Hoidke töötajaid kursis RPA rakendamise edenemisega ja tegelege nende võimalike muredega.
• Pakkuge piisavat koolitust: Koolitage töötajaid, kuidas RPA-botte kasutada ja toetada.
• Rakendage tugevaid turvameetmeid: Kaitske tundlikke andmeid, rakendades tugevaid turvakontrolle.
• Loo kompetentsikeskus (CoE): Tsentraliseerige RPA-alane asjatundlikkus ja tagage, et botte hooldatakse ja täiustatakse järjepideval ja tõhusal viisil.
• Jälgige ja täiustage pidevalt: Jälgige RPA-bottide jõudlust ja tehke vajadusel kohandusi.
• Keskenduge äritulemustele: Viige RPA algatused vastavusse ärieesmärkide ja -sihtidega.
• Võtke omaks kodanik-arendaja lähenemine: Andke ärikasutajatele võimalus osaleda RPA arendusprotsessis, kasutades madala koodi või koodivabu platvorme.
• Prioritiseerige andmehaldust: Tagage andmete kvaliteet ja järjepidevus, et maksimeerida RPA-bottide täpsust ja usaldusväärsust.

RPA ja intelligentne automatiseerimine

RPA-d peetakse sageli hüppelauaks intelligentse automatiseerimise (IA) juurde, mis ühendab RPA teiste tehnoloogiatega, nagu tehisintellekt (AI), masinõpe (ML) ja loomuliku keele töötlus (NLP). IA võimaldab organisatsioonidel automatiseerida keerukamaid protsesse, mis nõuavad kognitiivseid võimeid, nagu otsuste tegemine, probleemide lahendamine ja õppimine.

Näiteks saab RPA-botti kasutada struktureerimata dokumentidest, nagu e-kirjad või lepingud, andmete eraldamiseks. Seejärel saab AI ja ML algoritme kasutada andmete analüüsimiseks ja nende põhjal otsuste tegemiseks. Seda saab kasutada selliste ülesannete automatiseerimiseks nagu kahjunõuete töötlemine, pettuste tuvastamine ja klientide meelsuse analüüs. Näiteks kasutab üks Ühendkuningriigi pank IA-d petturlike tehingute tuvastamise ja ennetamise protsessi automatiseerimiseks.

RPA tulevik

RPA on kiiresti arenev tehnoloogia ja selle tulevik on helge. Kuna AI ja ML tehnoloogiad arenevad edasi, muutub RPA veelgi võimsamaks ja mitmekülgsemaks. Mõned peamised suundumused, mis kujundavad RPA tulevikku, on järgmised:

• AI ja ML laialdasem kasutuselevõtt: AI ja ML integreeritakse üha enam RPA-ga, et võimaldada intelligentsemat automatiseerimist.
• Pilvepõhine RPA: Pilvepõhised RPA platvormid muutuvad populaarsemaks, pakkudes suuremat skaleeritavust ja paindlikkust.
• Kodanik-arendaja liikumine: Kodanik-arendaja liikumine jätkab kasvu, andes ärikasutajatele võimaluse osaleda RPA arendusprotsessis.
• Hüperautomatiseerimine: Organisatsioonid võtavad üha enam kasutusele hüperautomatiseerimise lähenemisviisi, mis hõlmab võimalikult paljude protsesside automatiseerimist kogu ettevõttes.
• Keskendumine digitaalsele transformatsioonile: RPA mängib üha olulisemat rolli digitaalse transformatsiooni algatustes, aidates organisatsioonidel moderniseerida oma tegevust ja parandada konkurentsivõimet.

Kokkuvõte

Äriprotsesside automatiseerimine, eriti RPA rakendamise kaudu, pakub organisatsioonidele üle maailma märkimisväärset potentsiaali tõhususe suurendamiseks, kulude vähendamiseks ja täpsuse parandamiseks. Hoolikalt planeerides rakendusprotsessi, valides õiged tööriistad ja järgides parimaid tavasid, saavad organisatsioonid edukalt kasutada RPA-d oma ärieesmärkide saavutamiseks. Kuna RPA areneb edasi ja integreerub teiste tehnoloogiatega, nagu AI ja ML, muutub selle roll digitaalse transformatsiooni edendamisel ainult olulisemaks.

RPA strateegiline ja läbimõeldud omaksvõtmine on ülioluline organisatsioonidele, kes soovivad jääda konkurentsivõimeliseks üha digitaalsemas ja automatiseeritumaks muutuvas maailmas. Pidage meeles, et prioriteet on töötajate koolitus, koostöökultuuri edendamine ning RPA rakenduste pidev jälgimine ja optimeerimine nende mõju maksimeerimiseks.