Automatiseerimise töövood: Zapieri ja sarnaste tööriistade kasutamine oma elu automatiseerimiseks

Tänapäeva kiires maailmas on aeg meie kõige väärtuslikum ressurss. Korduvate ülesannete automatiseerimise võime võib märkimisväärselt tõsta tootlikkust, vabastada aega olulisemateks tegevusteks ja vähendada inimlike vigade riski. See põhjalik juhend uurib automatiseerimise töövoogude maailma, keskendudes tööriistadele nagu Zapier, IFTTT (If This Then That) ja teised, pakkudes teile teadmisi ja arusaamu, mis on vajalikud oma elu ja töö tõhusaks automatiseerimiseks.

Mis on automatiseerimise töövood?

Automatiseerimise töövoog on rida automatiseeritud tegevusi, mille käivitab kindel sündmus. Mõelge sellest kui digitaalsest ahelreaktsioonist, kus üks sündmus käivitab automaatselt ülesannete jada, ilma et oleks vaja käsitsi sekkuda. Need töövood on loodud protsesside sujuvamaks muutmiseks, korduvate ülesannete kõrvaldamiseks ja üldise efektiivsuse parandamiseks.

Automatiseerimise töövoogude eelised

• Suurenenud tootlikkus: Automatiseerige aeganõudvaid ülesandeid, võimaldades teil keskenduda kõrgema väärtusega tegevustele.
• Vähendatud vead: Minimeerige inimlikke vigu, automatiseerides korduvaid ülesandeid, mis on vigadele altimad.
• Parem efektiivsus: Sujuvamaks muutke protsesse ja vähendage ülesannete täitmiseks kuluvat aega.
• Parem ajajuhtimine: Vabastage aega strateegilisemaks ja loovamaks tööks.
• Kulude kokkuhoid: Vähendage tööjõukulusid ja parandage ressursside jaotamist.
• Parem kliendikogemus: Automatiseerige klienditeeninduse interaktsioone ja pakkuge kiiremat ning tõhusamat tuge.
• Parem andmete täpsus: Tagage andmete järjepidevus ja täpsus erinevatel platvormidel.

Populaarsed automatiseerimistööriistad

Saadaval on mitu võimsat automatiseerimistööriista, millest igaühel on oma tugevused ja nõrkused. Siin on ülevaade mõnedest kõige populaarsematest valikutest:

Zapier

Zapier on veebipõhine teenus, mis võimaldab teil ühendada erinevaid rakendusi ja automatiseerida ülesandeid ilma kodeerimiseta. See töötab luues "Zappe", mis on automatiseeritud töövood, mis ühendavad kahte või enamat rakendust. Näiteks saate luua Zapi, mis salvestab automaatselt e-kirjade manused Google Drive'i või lisab uued kontaktid teie CRM-ist teie e-turunduse nimekirja.

Näited Zapieri töövoogudest:

• Salvesta e-kirjade manused pilvmällu: Salvestage automaatselt manused kindlatelt e-posti aadressidelt või teemadega Google Drive'i, Dropboxi või OneDrive'i. See on kasulik oluliste dokumentide, nagu arvete või aruannete, automaatseks arhiveerimiseks.
• Lisa uued kontaktid e-turunduse nimekirja: Kui teie CRM-i (nt Salesforce, HubSpot) lisatakse uus kontakt, lisage see automaatselt teie e-turunduse nimekirja (nt Mailchimp, Constant Contact). See tagab, et teie turundusnimekiri on alati ajakohane.
• Loo ülesandeid e-kirjadest: Looge automaatselt ülesandeid oma projektihaldustööriistas (nt Asana, Trello), kui saate e-kirju kindlate teemade või märksõnadega. See aitab teil püsida organiseerituna ja jälgida olulisi päringuid.
• Postita sotsiaalmeedia uuendusi: Postitage automaatselt uuendusi oma sotsiaalmeedia kanalitesse (nt Twitter, Facebook, LinkedIn), kui avaldate uue blogipostituse või artikli. See säästab aega ja vaeva teie sisu reklaamimisel.
• Saada SMS-teateid: Saate SMS-teateid oluliste sündmuste kohta, nagu uued müügivihjed, müügitehingud või kriitilised süsteemihoiatused. See on eriti kasulik ajatundliku teabe jaoks.

IFTTT (If This Then That)

IFTTT on veel üks populaarne automatiseerimistööriist, mis keskendub rakenduste ja seadmete ühendamisele. See kasutab automatiseeritud töövoogude loomiseks "Aplette" (varem retseptid). IFTTT sobib eriti hästi isiklikuks automatiseerimiseks ja nutikodu seadmete ühendamiseks.

Näited IFTTT töövoogudest:

• Lülita tuled sisse päikeseloojangul: Lülitage oma nutituled automaatselt sisse, kui päike loojub. See on mugav viis oma kodu valgustuse automatiseerimiseks.
• Postita Instagrami fotod Twitterisse: Postitage oma Instagrami fotod automaatselt Twitterisse. See säästab aega ja vaeva teie sisu ristpostitamisel.
• Salvesta säutsud arvutustabelisse: Salvestage automaatselt säutsud, mis mainivad kindlaid märksõnu või räsimärke, Google Sheeti. See on kasulik sotsiaalmeedia mainimiste ja sentimenti jälgimiseks.
• Saa ilmateateid: Saate teateid, kui ilmateade ennustab vihma või lund. See aitab teil valmistuda halvaks ilmaks.
• Vaigista telefon koosolekute ajal: Vaigistage oma telefon automaatselt, kui teil on kalendris koosolek planeeritud. See aitab teil vältida segajaid koosolekute ajal.

Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate (endine Microsoft Flow) on pilvepõhine teenus, mis võimaldab teil automatiseerida ülesandeid erinevates Microsofti rakendustes ja teenustes. See on eriti kasulik ettevõtetele, mis tuginevad tugevalt Microsofti ökosüsteemile. Power Automate pakub sadu eelnevalt ehitatud ühendusi erinevate teenustega, sealhulgas SharePoint, OneDrive, Teams ja palju muud.

Näited Power Automate'i töövoogudest:

• Kinnita dokumente SharePointis: Automatiseerige dokumentide kinnitamise protsess SharePointis. Kui uus dokument laaditakse üles, saadetakse see automaatselt määratud kinnitajale ülevaatamiseks.
• Loo ülesandeid Planneris e-kirjadest: Looge automaatselt ülesandeid Microsoft Planneris, kui saate e-kirju kindlate teemade või märksõnadega.
• Salvesta e-kirjade manused OneDrive'i: Salvestage automaatselt manused kindlatelt e-posti aadressidelt või teemadega OneDrive'i.
• Postita sõnumeid Teamsi kanalitesse: Postitage automaatselt sõnumeid Microsoft Teamsi kanalitesse, kui toimuvad kindlad sündmused, näiteks uued müügivihjed või lõpetatud ülesanded.
• Saada meeldetuletusi eelseisvate sündmuste kohta: Saada automaatselt meeldetuletusi eelseisvate kalendrisündmuste kohta.

Muud automatiseerimistööriistad

Lisaks Zapierile, IFTTT-le ja Power Automate'ile on saadaval mitmeid teisi automatiseerimistööriistu:

• Integromat: Keerukam automatiseerimisplatvorm, mis võimaldab keerulisi töövoogusid ja andmete teisendamist.
• Automate.io: Kasutajasõbralik automatiseerimistööriist, mis pakub laia valikut integratsioone.
• n8n: Tasuta ja avatud lähtekoodiga töövoogude automatiseerimise tööriist, mida saab ise hostida.
• Workato: Ettevõtte tasemel integratsiooniplatvorm, mis toetab keerukaid äriprotsesse.

Kuidas luua tõhusaid automatiseerimise töövoogusid

Tõhusate automatiseerimise töövoogude loomine nõuab hoolikat planeerimist ja teostamist. Siin on mõned näpunäited, mis aitavad teil alustada:

1. Tuvastage korduvad ülesanded

Esimene samm on tuvastada ülesanded, mida teete sageli ja mis on aeganõudvad. Need on ülesanded, mis kõige tõenäolisemalt saavad automatiseerimisest kasu. Kaaluge oma aja jälgimist nädala jooksul, et tuvastada, kuhu teie aeg kulub. Otsige korduvate tegevuste mustreid.

2. Määratlege oma töövoog

Kui olete automatiseeritava ülesande tuvastanud, määratlege töövoo etapid. Selgelt visandage käivitaja (sündmus, mis alustab töövoogu) ja tegevused (ülesanded, mis teostatakse automaatselt). Looge vooskeem või diagramm töövoo visualiseerimiseks.

3. Valige õige automatiseerimistööriist

Valige automatiseerimistööriist, mis sobib kõige paremini teie vajadustele ja tehnilistele oskustele. Kaaluge saadaolevaid integratsioone, hinda ja kasutusmugavust. Alustage tasuta prooviperioodiga, et testida tööriista enne tasulisele tellimusele pühendumist.

4. Seadistage oma töövoog

Seadistage oma töövoog valitud automatiseerimistööriistas. See hõlmab vajalike rakenduste ja teenuste ühendamist, käivitaja määratlemist ja tegevuste täpsustamist. Pöörake erilist tähelepanu iga sammu seadetele ja valikutele.

5. Testige oma töövoogu

Enne töövoo kasutuselevõttu testige seda põhjalikult, et veenduda, et see töötab ootuspäraselt. Käivitage töövoog käsitsi ja veenduge, et kõik tegevused teostatakse korrektselt. Jälgige töövoogu vigade osas ja tehke vajadusel muudatusi.

6. Jälgige ja optimeerige

Kui teie töövoog on kasutusele võetud, jälgige selle toimivust ja tehke vajadusel muudatusi. Jälgige automatiseeritud ülesannete arvu, säästetud aega ja esinevaid vigu. Optimeerige töövoogu selle efektiivsuse ja tõhususe parandamiseks. Vaadake oma töövoogusid regulaarselt üle ja värskendage neid, et tagada nende asjakohasus ja tõhusus. Tehnoloogia ja ärivajadused muutuvad, seega hoidke oma automaatika ajakohasena.

Automatiseerimise kasutusjuhud

Automatiseerimise töövoogusid saab rakendada laias valikus kasutusjuhtudel, nii isiklikus kui ka professionaalses keskkonnas. Siin on mõned näited:

Isiklik automatiseerimine

• Nutikodu automatiseerimine: Kontrollige oma tulesid, termostaati ja muid nutikodu seadmeid automaatselt oma ajakava või eelistuste alusel. Näiteks võiksite lasta tuled automaatselt sisse lülituda päikeseloojangul või termostaadi reguleerida mugavale temperatuurile koju jõudes.
• Sotsiaalmeedia haldamine: Automatiseerige sotsiaalmeedia uuenduste postitamist ja sotsiaalmeedia mainimiste jälgimist. Saate automaatselt jagada blogipostitusi Twitterisse, Facebooki ja LinkedIni või jälgida oma brändi või märksõnade mainimisi sotsiaalmeedias.
• Isiklike finantside haldamine: Automatiseerige oma kulude jälgimist ja raha säästmist. Saate automaatselt jälgida oma kulutusi arvutustabelis või kanda protsendi oma sissetulekust iga kuu säästukontole. Paljud eelarverakendused pakuvad integratsiooni IFTTT või Zapieriga.
• Uudiste ja teabe koondamine: Koguge automaatselt uudiseid ja teavet erinevatest allikatest ja edastage see teile mugavas vormingus. Saate luua igapäevase kokkuvõtte oma huvidega seotud uudisteartiklitest või jälgida kindlaid märksõnu ja räsimärke.

Äri automatiseerimine

• Müügivihjete genereerimine ja haldamine: Automatiseerige müügivihjete püüdmise, nende eest hoolitsemise ja klientideks muutmise protsessi. Saate automaatselt lisada uusi müügivihjeid oma veebisaidilt oma CRM-i, saata neile isikupärastatud e-kirjade jadasid ja jälgida nende kaasatust.
• Klienditeenindus: Automatiseerige klienditeeninduse interaktsioone ja pakkuge kiiremat ning tõhusamat tuge. Saate automaatselt vastata levinud kliendipäringutele, suunata tugipileteid sobivatele agentidele ja jälgida klientide rahulolu.
• Projektihaldus: Automatiseerige projektihalduse ülesandeid, nagu ülesannete loomine, nende määramine meeskonnaliikmetele ja edenemise jälgimine. Saate automaatselt luua ülesandeid e-kirjadest, määrata need sobivatele meeskonnaliikmetele ja saata meeldetuletusi eelseisvate tähtaegade kohta.
• Turunduse automatiseerimine: Automatiseerige turundusülesandeid, nagu e-kirjakampaaniate saatmine, sotsiaalmeedia uuenduste postitamine ja veebisaidi liikluse jälgimine. Saate automaatselt saata e-kirjakampaaniaid oma tellijatele, postitada uuendusi sotsiaalmeedia kanalitesse ja jälgida veebisaidi liiklust, et mõõta oma turundustegevuse tõhusust.
• E-kaubanduse automatiseerimine: Automatiseerige e-kaubanduse ülesandeid, nagu tellimuste täitmine, saadetiste teatised ja klienditugi. Saate automaatselt töödelda tellimusi, saata klientidele saadetiste teatisi ja pakkuda kliendituge vestluse või e-posti teel.

Täpsemad automatiseerimistehnikad

Kui olete selgeks saanud automatiseerimise töövoogude põhitõed, saate uurida täpsemaid tehnikaid, et veelgi parandada oma tootlikkust ja efektiivsust.

Tingimusloogika

Tingimusloogika võimaldab teil luua töövooge, mis teevad erinevaid toiminguid vastavalt kindlatele tingimustele. Näiteks võite luua töövoo, mis saadab klientidele erineva e-kirja sõnumi vastavalt nende ostuajaloole või asukohale. Enamik automatiseerimisplatvorme pakub "kui/siis" loogikat oma töövoogude hargnemiseks.

Andmete teisendamine

Andmete teisendamine võimaldab teil oma töövoogudes andmeid manipuleerida. Näiteks saate teisendada kuupäevi ja kellaaegu, vormindada numbreid või eraldada teavet tekstist. Tööriistad nagu Integromat paistavad silma keerukate andmeteisenduste poolest.

Webhookid

Webhookid võimaldavad teil ühenduda teenustega, millel puudub teie automatiseerimistööriistaga loomulik integratsioon. Webhook on viis, kuidas rakendus saab teistele rakendustele reaalajas teavet pakkuda. Selle asemel, et nõuda teilt andmete sagedast pärimist, saab rakendus teile teavet edastada, kui see on saadaval. See on tõhusam viis teenustega integreerumiseks.

Kohandatud kood

Mõned automatiseerimistööriistad võimaldavad teil oma töövoogudele lisada kohandatud koodi. See annab teile suurema paindlikkuse ja kontrolli automatiseerimisprotsessi üle. See nõuab aga programmeerimisalaseid teadmisi. Zapier pakub rakendust "Code by Zapier" ja Integromat lubab JavaScripti täitmist.

Automatiseerimise tulevik

Automatiseerimine areneb kiiresti, mida veavad edasi tehisintellekti (AI) ja masinõppe (ML) edusammud. Tulevikus võime oodata veelgi keerukamaid automatiseerimise töövooge, mis suudavad õppida ja kohaneda muutuvate tingimustega.

Tehisintellektil põhinev automatiseerimine

Tehisintellektil põhinev automatiseerimine võimaldab töövoogudel teha otsuseid ja tegutseda andmeanalüüsi ja ennustava modelleerimise põhjal. Näiteks võiks tehisintellektil põhinev turunduse automatiseerimissüsteem ennustada, millised kliendid kõige tõenäolisemalt konverteeruvad, ja saata neile isikupärastatud pakkumisi. Tehisintellekti integreeritakse juba tööriistadesse nagu Zapier rakenduste kaudu nagu OpenAI. See võimaldab teil genereerida teksti ja teha muid tehisintellektil põhinevaid ülesandeid oma töövoogudes.

Robotiseeritud protsesside automatiseerimine (RPA)

RPA hõlmab tarkvararobotite kasutamist korduvate ülesannete automatiseerimiseks, mida tavaliselt teevad inimesed. RPA sobib eriti hästi ülesannete automatiseerimiseks, mis hõlmavad suhtlemist pärandsüsteemide või rakendustega, millel puuduvad API-d. RPA tööriistad suudavad jäljendada inimtegevusi, nagu nuppude klõpsamine ja andmete sisestamine vormidesse.

Hüperautomatiseerimine

Hüperautomatiseerimine on lähenemine automatiseerimisele, mis hõlmab mitme automatiseerimistehnoloogia, nagu RPA, tehisintellekt ja madala koodiga platvormid, kombineerimist, et automatiseerida otsast-lõpuni äriprotsesse. Hüperautomatiseerimise eesmärk on automatiseerida võimalikult suur osa äriprotsessist, vähendades vajadust inimsekkumise järele. See esindab terviklikku lähenemist automatiseerimisele.

Kokkuvõte

Automatiseerimise töövood pakuvad võimsat viisi tootlikkuse suurendamiseks, efektiivsuse parandamiseks ja aja vabastamiseks olulisemateks tegevusteks. Kasutades tööriistu nagu Zapier, IFTTT ja teised, saate automatiseerida laia valikut ülesandeid nii oma isiklikus kui ka professionaalses elus. Alustage korduvate ülesannete tuvastamisest, oma töövoogude määratlemisest ja õige automatiseerimistööriista valimisest. Hoolika planeerimise ja teostamisega saate luua tõhusaid automatiseerimise töövooge, mis muudavad teie töö- ja eluviisi. Võtke omaks automatiseerimise jõud ja avage oma täielik potentsiaal.

Pidage meeles, et peate pidevalt õppima ja kohandama oma automatiseerimisstrateegiaid, kui uued tehnoloogiad ja tööriistad ilmuvad. Automatiseerimise maailm areneb pidevalt, seega on selle eeliste maksimeerimiseks oluline olla informeeritud.