Archivado de datos: Una guía completa sobre la gestión de almacenamiento jerárquico (HSM)

En el panorama digital en constante expansión, el volumen de datos generado por empresas y organizaciones de todo el mundo es asombroso. Desde registros financieros y datos de clientes hasta resultados de investigación y contenido multimedia, la necesidad de almacenar, gestionar y proteger esta información es primordial. El archivado de datos desempeña un papel crucial en este proceso, garantizando que la información valiosa permanezca accesible, segura y cumpla con los requisitos normativos. Esta guía profundiza en los principios y prácticas del archivado de datos, con un enfoque específico en la gestión de almacenamiento jerárquico (HSM), un enfoque potente y rentable para la gestión de datos.

¿Qué es el archivado de datos?

El archivado de datos es el proceso de mover datos que ya no se utilizan activamente a una ubicación de almacenamiento separada para su retención a largo plazo. A diferencia de las copias de seguridad, que se utilizan principalmente para la recuperación ante desastres y la restauración de datos a su estado original, el archivado de datos se centra en preservar los datos para el cumplimiento normativo, el análisis histórico y fines legales. Los datos archivados suelen ser accedidos con menos frecuencia que los datos activos, pero deben estar disponibles cuando se necesiten.

Las diferencias clave entre las copias de seguridad y el archivado se pueden resumir de la siguiente manera:

• Propósito: Las copias de seguridad son para la recuperación de datos; el archivado es para la retención de datos a largo plazo.
• Frecuencia: Las copias de seguridad se realizan con frecuencia; el archivado se realiza con menos frecuencia.
• Acceso: Los datos de las copias de seguridad suelen restaurarse; los datos archivados se acceden con menos frecuencia, pero siguen siendo accesibles.
• Almacenamiento: Las copias de seguridad a menudo se almacenan en el mismo nivel de almacenamiento o en uno similar; el archivado suele realizarse en almacenamiento de menor costo.

¿Por qué es importante el archivado de datos?

El archivado de datos es esencial por varias razones:

• Cumplimiento normativo: Muchas industrias, como las finanzas, la sanidad y el gobierno, están sujetas a regulaciones que exigen la retención de datos específicos durante períodos definidos. El archivado ayuda a las organizaciones a cumplir con estas regulaciones, evitando sanciones y problemas legales. Ejemplos incluyen el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) en Europa, la HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud) en los Estados Unidos y regulaciones similares en otros países.
• Ahorro de costos: Al mover los datos de acceso poco frecuente a niveles de almacenamiento de menor costo, las organizaciones pueden reducir sus gastos generales de almacenamiento. HSM automatiza este proceso, optimizando la utilización del almacenamiento.
• Seguridad de los datos y recuperación ante desastres: Los datos archivados proporcionan una fuente valiosa para la recuperación en caso de pérdida de datos debido a fallos de hardware, ciberataques o desastres naturales. Archivar en un almacenamiento separado añade una capa de protección.
• Mejora del rendimiento: Archivar datos antiguos fuera del almacenamiento primario puede mejorar el rendimiento de las aplicaciones y los sistemas al reducir la cantidad de datos que se necesita acceder regularmente.
• Análisis histórico e inteligencia empresarial: Los datos archivados se pueden utilizar para análisis históricos, identificación de tendencias y fines de inteligencia empresarial, proporcionando información valiosa para la toma de decisiones. Esto es cada vez más importante para las empresas de todo el mundo.

Gestión de almacenamiento jerárquico (HSM): El concepto central

La gestión de almacenamiento jerárquico (HSM) es una técnica de gestión de datos que mueve automáticamente los datos entre diferentes niveles de almacenamiento en función de su frecuencia de acceso y otros criterios. El objetivo de HSM es optimizar los costos de almacenamiento garantizando al mismo tiempo la disponibilidad de los datos. La jerarquía de almacenamiento suele incluir los siguientes niveles:

• Almacenamiento primario: Almacenamiento de alto rendimiento, como SSD o matrices de discos rápidos, utilizado para datos de acceso frecuente.
• Almacenamiento secundario: Almacenamiento más lento y menos costoso, como matrices de discos giratorios, utilizado para datos de acceso menos frecuente.
• Almacenamiento terciario (Archivo): El nivel de almacenamiento de menor costo, que a menudo utiliza bibliotecas de cintas o almacenamiento en la nube, utilizado para la retención de datos a largo plazo.

Los sistemas HSM analizan los patrones de acceso a los datos, la antigüedad y otros factores para determinar cuándo y dónde mover los datos. Cuando un usuario solicita datos archivados, el sistema HSM los recupera de forma transparente del archivo y los pone a su disposición, generalmente sin que el usuario sepa que estaban archivados.

Cómo funciona HSM: La mecánica

Los sistemas HSM suelen funcionar utilizando software que supervisa el acceso a los datos y la utilización del almacenamiento. Este software identifica los datos que cumplen con criterios predefinidos para el archivado, tales como:

• Antigüedad: Los datos que no han sido accedidos durante un período específico se consideran para el archivado.
• Frecuencia de acceso: Los datos que se acceden con poca frecuencia son un buen candidato para el archivado.
• Tipo de archivo: Ciertos tipos de archivos (por ejemplo, archivos de video antiguos) pueden ser priorizados para el archivado.
• Tamaño: Los archivos grandes a menudo consumen un espacio de almacenamiento significativo y son objetivos principales para el archivado.

Cuando se seleccionan datos para archivar, el sistema HSM realiza una o más de las siguientes acciones:

• Migración: Los datos se mueven del almacenamiento primario al secundario o terciario, dejando un archivo stub o marcador de posición en el almacenamiento primario. El archivo stub contiene información sobre la ubicación de los datos archivados.
• Eliminación con indexación: Los datos se eliminan del almacenamiento primario y se guardan en el almacenamiento de archivo, creando un índice para permitir una fácil recuperación.
• Copiar y eliminar: Los datos se copian al almacenamiento de archivo y luego se eliminan del almacenamiento primario. Esto se puede usar para hacer una copia de seguridad segura en un archivo.

Cuando un usuario solicita un archivo archivado, el sistema HSM lo recupera de forma transparente del archivo y:

• Restaura el archivo a su ubicación original.
• Transmite los datos al usuario.
• Proporciona acceso a los datos directamente desde el archivo.

Beneficios de usar HSM

La implementación de HSM ofrece numerosos beneficios a las organizaciones de todo el mundo:

• Reducción de costos: Al mover los datos a niveles de almacenamiento menos costosos, HSM reduce significativamente los costos de almacenamiento. Las organizaciones pueden optimizar sus presupuestos de almacenamiento e invertir en otras áreas críticas.
• Mejora del rendimiento: Descargar los datos de acceso menos frecuente del almacenamiento primario libera recursos y mejora el rendimiento de las aplicaciones. Los usuarios experimentan tiempos de respuesta más rápidos y una mayor productividad.
• Gestión de datos simplificada: HSM automatiza el proceso de movimiento de datos, reduciendo la carga sobre el personal de TI y liberando su tiempo para otras tareas.
• Protección de datos mejorada: HSM puede integrarse con soluciones de copia de seguridad y recuperación ante desastres, proporcionando una capa adicional de protección para los datos críticos. Los datos archivados en medios separados aumentan la resiliencia.
• Cumplimiento normativo mejorado: HSM puede ayudar a las organizaciones a cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo asegurando que los datos se retengan durante los períodos requeridos y sean fácilmente recuperables cuando sea necesario.
• Escalabilidad: Las soluciones HSM están diseñadas para escalar y adaptarse a los crecientes volúmenes de datos, permitiendo a las organizaciones adaptarse a las necesidades cambiantes.

Implementación de HSM: Un enfoque paso a paso

Implementar HSM con éxito implica una planificación y ejecución cuidadosas. Aquí hay una guía paso a paso:

1. Evalúe sus necesidades:
   • Identifique sus objetivos y requisitos de archivado de datos.
   • Analice su infraestructura de almacenamiento actual y los patrones de acceso a los datos.
   • Determine sus necesidades de cumplimiento normativo y retención.
2. Elija una solución HSM:
   • Evalúe diferentes soluciones HSM según sus necesidades. Considere factores como el soporte de niveles de almacenamiento, las capacidades de integración, el rendimiento y el costo.
   • Las soluciones populares incluyen: Cloudian HyperStore, IBM Spectrum Scale, Dell EMC Data Domain, Veritas NetBackup y servicios basados en la nube de AWS (Amazon S3 Glacier), Microsoft Azure (Archive Storage) y Google Cloud Platform (Cloud Storage).
3. Diseñe su jerarquía de almacenamiento:
   • Defina sus niveles de almacenamiento (primario, secundario, archivo).
   • Determine las tecnologías de almacenamiento para cada nivel (por ejemplo, SSD, HDD, cinta, nube).
   • Considere las velocidades de acceso a los datos, los costos y los requisitos de escalabilidad.
4. Desarrolle una política de archivado de datos:
   • Establezca criterios para archivar datos (por ejemplo, antigüedad, frecuencia de acceso, tipo de archivo).
   • Defina períodos de retención para diferentes tipos de datos.
   • Documente el proceso y las políticas de archivado.
5. Implemente la solución HSM:
   • Instale y configure el software HSM.
   • Intégrelo con su infraestructura de almacenamiento existente.
   • Configure las políticas de migración y recuperación de datos.
   • Pruebe la solución a fondo.
6. Supervise y mantenga el sistema:
   • Supervise la utilización del almacenamiento, el rendimiento y los patrones de acceso a los datos.
   • Ajuste las políticas de archivado según sea necesario.
   • Realice mantenimiento y actualizaciones regulares.
   • Revise y adáptese a los cambios en los requisitos empresariales y las tecnologías.

Elección de la solución HSM adecuada: Consideraciones clave

Seleccionar la solución HSM adecuada es crucial para su éxito. Considere los siguientes factores:

• Escalabilidad: Asegúrese de que la solución pueda manejar su crecimiento de datos actual y futuro.
• Rendimiento: Evalúe el rendimiento de la solución en términos de migración de datos, recuperación y el impacto general en el rendimiento de las aplicaciones.
• Integración: Asegúrese de que la solución se integre sin problemas con su infraestructura de almacenamiento existente, incluidos servidores, sistemas operativos y aplicaciones.
• Seguridad: Considere las características de seguridad como el cifrado, los controles de acceso y la protección de datos.
• Costo: Evalúe el costo total de propiedad (TCO), incluidas las licencias de software, el hardware, el mantenimiento y el soporte. Considere el uso del archivado basado en la nube como una alternativa rentable.
• Cumplimiento normativo: Verifique la capacidad de la solución para cumplir con sus requisitos de cumplimiento, incluida la retención de datos y los controles de acceso a los datos.
• Soporte del proveedor: Elija un proveedor con una sólida reputación de soporte al cliente y un historial probado.
• Facilidad de uso: La solución debe ser fácil de administrar, configurar y mantener.
• Opciones de migración de datos: La capacidad de migrar datos existentes al archivo es importante.

HSM y archivado en la nube

El archivado en la nube se ha convertido en una opción cada vez más popular para el archivado de datos, ofreciendo numerosos beneficios:

• Rentabilidad: El archivado en la nube a menudo ofrece costos de almacenamiento más bajos en comparación con las soluciones locales.
• Escalabilidad: El almacenamiento en la nube puede escalar fácilmente para acomodar volúmenes de datos crecientes.
• Accesibilidad: Se puede acceder a los datos archivados desde cualquier lugar con conexión a internet.
• Durabilidad: Los proveedores de la nube suelen ofrecer altos niveles de durabilidad y redundancia de datos.
• Gestión simplificada: El archivado en la nube elimina la necesidad de hardware y gestión in situ.

Las soluciones HSM basadas en la nube a menudo se integran sin problemas con los sistemas locales, lo que permite a las organizaciones crear estrategias de archivado híbridas. Considere la ubicación geográfica del proveedor de la nube para cumplir con los requisitos de residencia de datos, según lo exigen los gobiernos de todo el mundo. Por ejemplo, el RGPD de la Unión Europea impone reglas estrictas sobre el almacenamiento y procesamiento de los datos de los ciudadanos europeos, y esto debe tenerse en cuenta para las implementaciones de archivado en la nube.

Mejores prácticas para el archivado de datos y HSM

Para maximizar la eficacia del archivado de datos y HSM, considere estas mejores prácticas:

• Defina políticas claras de archivado de datos: Establezca políticas bien definidas para la retención, el acceso y la eliminación de datos basadas en necesidades legales, regulatorias y comerciales.
• Priorice los datos para el archivado: Identifique y priorice los datos según su antigüedad, frecuencia de acceso y valor.
• Elija la tecnología de almacenamiento adecuada: Seleccione las tecnologías de almacenamiento apropiadas para cada nivel de su jerarquía de almacenamiento, equilibrando costo, rendimiento y durabilidad. Considere tecnologías como el almacenamiento en cinta para fines de archivo y unidades de estado sólido (SSD) o matrices de discos rápidos para el almacenamiento de datos activos.
• Implemente medidas de seguridad sólidas: Proteja los datos archivados con cifrado, controles de acceso y otras medidas de seguridad.
• Pruebe la recuperación de datos regularmente: Verifique que puede recuperar con éxito los datos archivados cuando sea necesario. Pruebe el proceso de recuperación regularmente para asegurarse de que funcione correctamente.
• Supervise y optimice su sistema: Supervise continuamente la utilización del almacenamiento, el rendimiento y los patrones de acceso a los datos para optimizar su sistema HSM y sus políticas de archivado de datos.
• Documente todo: Mantenga una documentación clara de sus políticas de archivado de datos, procedimientos y configuración del sistema. Esto es vital para el cumplimiento y la resolución de problemas.
• Considere la compresión de datos: Implemente técnicas de compresión de datos para reducir la cantidad de espacio de almacenamiento requerido.
• Use la deduplicación de datos: Use la deduplicación de datos para eliminar datos redundantes y reducir aún más los costos de almacenamiento.
• Revisión y ajuste regulares: Revise y ajuste sus políticas de archivado y su jerarquía de almacenamiento regularmente para adaptarse a las necesidades comerciales cambiantes y los avances tecnológicos. Esto se aplica a organizaciones en cualquier país.

Consideraciones sobre el archivado de datos a nivel global

Al implementar el archivado de datos y HSM a escala global, es esencial considerar los siguientes aspectos:

• Requisitos de residencia de datos: Cumpla con las regulaciones de residencia de datos específicas de los países donde se almacenan sus datos. Estas regulaciones pueden dictar dónde deben ubicarse físicamente los datos. Estas difieren ampliamente; por ejemplo, algunos países pueden exigir que todos los datos pertenecientes a los ciudadanos se almacenen dentro de sus fronteras.
• Soporte de idiomas: Asegúrese de que sus soluciones de archivado admitan varios idiomas para el acceso y la gestión.
• Zonas horarias y consideraciones culturales: Tenga en cuenta las diferentes zonas horarias y los matices culturales al implementar los procesos de archivado. Por ejemplo, los trabajos de archivado programados deben ejecutarse en los momentos apropiados para todas las regiones.
• Cumplimiento de las regulaciones internacionales: Cumpla con las regulaciones internacionales de privacidad de datos, como el RGPD, la CCPA (Ley de Privacidad del Consumidor de California) y otras que puedan afectar a su organización.
• Consideraciones de moneda y tipo de cambio: Tenga en cuenta las fluctuaciones de la moneda y los tipos de cambio, especialmente al calcular el costo del almacenamiento y los servicios en la nube.
• Planificación de la recuperación ante desastres: Desarrolle planes de recuperación ante desastres que tengan en cuenta la distribución geográfica de sus datos y el impacto potencial de los desastres en diferentes regiones.
• Selección de proveedores: Seleccione proveedores con presencia global y la capacidad de proporcionar soporte y servicios en varios idiomas.

El futuro del archivado de datos y HSM

El futuro del archivado de datos y HSM está preparado para desarrollos emocionantes:

• IA y aprendizaje automático: La IA y el aprendizaje automático desempeñarán un papel cada vez más importante en la automatización del archivado de datos, la mejora de la clasificación de datos y la identificación de datos que deben archivarse.
• Archivado en la nube híbrida: Las arquitecturas de nube híbrida serán aún más frecuentes, con organizaciones que aprovechan los beneficios de las soluciones de archivado tanto locales como basadas en la nube.
• Almacenamiento de objetos: El almacenamiento de objetos se convertirá en una opción más popular para el archivado debido a su escalabilidad, rentabilidad e integración con los servicios en la nube.
• Almacenamiento inmutable: El almacenamiento inmutable, que evita que los datos sean alterados o eliminados, será cada vez más importante para garantizar la integridad y el cumplimiento de los datos.
• Automatización: La automatización se utilizará más ampliamente para optimizar y agilizar los procesos de archivado de datos, reduciendo el esfuerzo manual y mejorando la eficiencia.
• Integración de blockchain: La tecnología blockchain puede integrarse en las soluciones de archivado para mejorar la seguridad y la inmutabilidad de los datos.

Conclusión

El archivado de datos, especialmente cuando se implementa con la gestión de almacenamiento jerárquico (HSM), es un componente crucial de la gestión eficaz de datos en el mundo actual impulsado por los datos. Siguiendo los principios y las mejores prácticas descritos en esta guía, las organizaciones pueden optimizar los costos de almacenamiento, mejorar el rendimiento, garantizar el cumplimiento y proteger sus valiosos activos de datos, independientemente de su ubicación o tamaño. A medida que los volúmenes de datos continúan creciendo, la importancia de un archivado de datos eficiente y fiable solo aumentará. Al mantenerse informadas sobre las últimas tecnologías y tendencias, las organizaciones pueden posicionarse para prosperar en el futuro.