Gestión de Colecciones: Adquisición y Cuidado para una Audiencia Global

La gestión de colecciones es una disciplina multifacética que abarca todo el ciclo de vida de objetos e información dentro de un museo, biblioteca, archivo u otra institución de patrimonio cultural. Implica no solo la adquisición inicial de artículos, sino también su preservación, documentación y accesibilidad a largo plazo. Esta guía proporciona una descripción general completa de los principios y prácticas de gestión de colecciones, adaptada para una audiencia global.

Comprender el alcance de la gestión de colecciones

La gestión de colecciones es más que simplemente almacenar objetos. Es una empresa estratégica y ética que garantiza que el patrimonio cultural se proteja y se ponga a disposición de las generaciones presentes y futuras. Los aspectos clave incluyen:

• Adquisición: El proceso de adquisición de nuevos artículos para la colección.
• Documentación: Creación y mantenimiento de registros precisos sobre cada artículo.
• Preservación: Implementación de medidas para prevenir el deterioro y los daños.
• Conservación: El tratamiento y la reparación de artículos dañados o deteriorados.
• Acceso y uso: Proporcionar acceso a la colección para investigación, educación y exhibición.
• Desaccesión: La eliminación de artículos de la colección, que es un proceso cuidadosamente considerado.

Estrategias de adquisición: Construyendo una colección significativa

La adquisición es un aspecto crítico de la gestión de colecciones, que da forma al carácter y la significancia de las posesiones de una institución. Es esencial una política de adquisición bien definida, que guíe las decisiones sobre qué coleccionar y garantice que las nuevas adquisiciones se alineen con la misión y los objetivos estratégicos de la institución.

Desarrollando una política de adquisición

Una política de adquisición debe abordar lo siguiente:

• Alcance de la colección: Definir los tipos de materiales recopilados, el enfoque geográfico y los períodos históricos cubiertos.
• Métodos de adquisición: Especificar cómo se adquirirán los artículos (por ejemplo, compra, donación, trabajo de campo).
• Criterios de selección: Describir los factores considerados al evaluar las posibles adquisiciones (por ejemplo, relevancia, estado, procedencia, duplicación).
• Consideraciones éticas: Abordar cuestiones como la sensibilidad cultural, la repatriación y el cumplimiento legal.
• Recursos: Considerar los recursos necesarios para el cuidado de las nuevas adquisiciones (por ejemplo, espacio de almacenamiento, personal, conservación).

Métodos de adquisición

Las instituciones adquieren artículos a través de varios métodos:

• Donaciones: Regalos de individuos u organizaciones. Documentar adecuadamente las donaciones con escrituras de donación es crucial.
• Compras: Adquisiciones realizadas a través de distribuidores, subastas o directamente de creadores. La diligencia debida es vital para garantizar la autenticidad y la propiedad legal.
• Trabajo de campo: Recopilación de materiales a través de excavaciones arqueológicas, investigaciones etnográficas o expediciones de historia natural. Las consideraciones éticas y los permisos son primordiales. Por ejemplo, los museos que recolectan especímenes botánicos en la selva amazónica requieren permisos de las autoridades pertinentes y deben adherirse a los acuerdos internacionales sobre biodiversidad.
• Legados: Artículos heredados a través de testamentos. Estos requieren una gestión cuidadosa para garantizar el cumplimiento legal y la intención del donante.
• Transferencias: Artículos recibidos de otras instituciones. A menudo ocurre cuando una institución cierra o desaccesiona objetos.

Consideraciones éticas en la adquisición

El coleccionismo ético es primordial en el entorno global actual. Las instituciones deben ser conscientes de la posibilidad de tráfico ilícito de bienes culturales y tomar medidas para garantizar que las adquisiciones se obtengan de forma ética y legal. Esto incluye:

• Investigación de la procedencia: Investigar la historia de la propiedad de un artículo para identificar cualquier brecha o señal de alerta.
• Diligencia debida: Verificar el estado legal de un artículo y su historial de exportación.
• Cumplimiento de las leyes y convenciones internacionales: Adherirse a tratados como la Convención de la UNESCO de 1970 sobre los medios para prohibir e impedir la importación, la exportación y la transferencia de propiedad ilícitas de bienes culturales.
• Repatriación: Devolver objetos culturales a su país o comunidad de origen. Muchos museos están trabajando activamente en reclamaciones de repatriación. Por ejemplo, el Museo Británico se ha enfrentado a una creciente presión para devolver los Mármoles de Elgin a Grecia.
• Abordar la sensibilidad cultural: Respetar los valores y tradiciones culturales asociados con un objeto. Esto puede implicar consultar con comunidades indígenas u otras partes interesadas. Por ejemplo, los museos que exhiben objetos sagrados de las culturas aborígenes australianas a menudo consultan con los ancianos de la comunidad sobre la exhibición y la interpretación adecuadas.

Cuidado de las colecciones: Preservación y conservación

La preservación y la conservación son esenciales para garantizar la supervivencia a largo plazo de las colecciones. La preservación se centra en medidas preventivas para minimizar el deterioro, mientras que la conservación implica el tratamiento de artículos dañados o deteriorados.

Preservación preventiva: Creando un entorno estable

La preservación preventiva es la forma más rentable de proteger las colecciones. Implica controlar los factores ambientales, manipular los artículos con cuidado e implementar prácticas adecuadas de almacenamiento y exhibición.

Control ambiental

Es fundamental mantener niveles estables de temperatura y humedad. Las fluctuaciones pueden hacer que los materiales se expandan y contraigan, lo que provoca grietas, deformaciones y otras formas de daño.

• Temperatura: Idealmente, la temperatura debe mantenerse constante y dentro de un rango adecuado para los materiales de la colección. Generalmente, las temperaturas más frías son mejores para la preservación a largo plazo.
• Humedad relativa (HR): Mantener una HR estable es fundamental. La alta HR puede promover el crecimiento de moho y la corrosión, mientras que la baja HR puede hacer que los materiales se sequen y se vuelvan quebradizos. A menudo se recomienda una HR del 50% +/- 5% para colecciones mixtas.
• Luz: La exposición a la luz, especialmente a la radiación ultravioleta (UV), puede causar decoloración, amarilleo y fragilización. Los niveles de luz deben mantenerse lo más bajos posible y se deben usar filtros UV en ventanas y accesorios de iluminación.
• Contaminantes: Los contaminantes del aire, como el polvo, el hollín y los compuestos orgánicos volátiles (COV), pueden dañar las colecciones. Los sistemas de filtración de aire pueden ayudar a eliminar los contaminantes.

Manipulación y almacenamiento

La manipulación y el almacenamiento adecuados son esenciales para evitar daños físicos.

• Manipulación: Use guantes al manipular objetos, especialmente aquellos hechos de materiales sensibles. Evite tocar las superficies directamente y proporcione el soporte adecuado.
• Almacenamiento: Guarde los artículos en cajas, carpetas y otros materiales de calidad de archivo sin ácido. Use relleno y divisores para evitar que los artículos se froten entre sí. Por ejemplo, los textiles deben almacenarse planos o enrollados en tubos sin ácido. Los objetos de metal deben protegerse de la corrosión con desecantes o inhibidores de la corrosión.
• Control de plagas: Implementar un programa integrado de manejo de plagas (IPM) para prevenir infestaciones de insectos, roedores y otras plagas. El MIP implica el monitoreo de plagas, la identificación de fuentes de infestación y la implementación de medidas de control no químicas siempre que sea posible.

Tratamiento de conservación: Reparación y estabilización de artículos dañados

La conservación implica el tratamiento y la reparación de artículos dañados o deteriorados. Los tratamientos de conservación deben ser realizados por conservadores calificados que tengan el conocimiento y las habilidades para estabilizar y preservar el patrimonio cultural.

Tipos de tratamiento de conservación

• Limpieza: Eliminación de suciedad, polvo y otros depósitos superficiales.
• Reparación: Reparación de roturas, rasgaduras y otros daños estructurales.
• Consolidación: Fortalecimiento de materiales debilitados.
• Estabilización: Prevención de un mayor deterioro.
• Retoque: Rellenar las pérdidas para mejorar la apariencia de un objeto (hecho de forma ética y reversible).

Consideraciones éticas en la conservación

La ética de la conservación enfatiza la importancia de preservar la integridad del patrimonio cultural y minimizar el impacto del tratamiento. Los principios clave incluyen:

• Reversibilidad: Uso de materiales y técnicas que puedan revertirse o eliminarse en el futuro.
• Intervención mínima: Hacer solo lo necesario para estabilizar y preservar un objeto.
• Documentación: Documentar cuidadosamente todos los procedimientos de tratamiento.
• Respeto por la historia del objeto: Evitar tratamientos que alterarían la apariencia o el significado original del objeto.

Documentación y acceso: Hacer que las colecciones sean accesibles

La documentación completa es esencial para gestionar las colecciones de forma eficaz y hacerlas accesibles a investigadores, educadores y al público. La documentación incluye la creación y el mantenimiento de registros precisos sobre cada artículo, incluida su procedencia, estado e historial de tratamiento.

Creación de documentación

La documentación debe crearse en el momento de la adquisición y actualizarse durante todo el ciclo de vida del artículo. Los elementos clave de la documentación incluyen:

• ID del objeto: Un identificador único asignado a cada artículo.
• Descripción: Una descripción detallada del artículo, incluidos sus materiales, dimensiones y estado.
• Procedencia: Información sobre la historia de propiedad del artículo.
• Imágenes: Fotografías de alta calidad del artículo.
• Registros de conservación: Documentación de cualquier tratamiento de conservación realizado.
• Ubicación: Información sobre dónde se almacena el artículo.

Acceso y uso

Las instituciones brindan acceso a sus colecciones a través de varios medios, que incluyen:

• Exposiciones: Mostrar artículos al público.
• Investigación: Proporcionar acceso a los investigadores para estudios académicos.
• Educación: Uso de colecciones para programas educativos.
• Bases de datos en línea: Poner la información de la colección a disposición en línea. Por ejemplo, muchos museos ahora tienen catálogos en línea con capacidad de búsqueda, lo que permite a los investigadores de todo el mundo acceder a información sobre sus colecciones. La base de datos de colecciones en línea de la Institución Smithsonian es un excelente ejemplo.
• Préstamos: Prestar artículos a otras instituciones para exposiciones o investigaciones.

Preservación digital: Salvaguardar materiales nativos digitales y digitalizados

La preservación digital es el proceso de garantizar que los materiales digitales permanezcan accesibles y utilizables a lo largo del tiempo. Esto incluye materiales nativos digitales (aquellos creados en formato digital) y materiales digitalizados (aquellos convertidos de formato analógico).

Desafíos de la preservación digital

Los materiales digitales son vulnerables a una variedad de amenazas, que incluyen:

• Obsolescencia tecnológica: El hardware y el software se vuelven obsoletos, lo que dificulta el acceso a los archivos digitales.
• Obsolescencia del formato de archivo: Los formatos de archivo dejan de ser compatibles, lo que hace imposible abrir archivos digitales.
• Podredumbre de bits: La degradación de datos ocurre con el tiempo, lo que lleva a la corrupción de archivos.
• Fallo del medio de almacenamiento: Los discos duros, los CD y otros medios de almacenamiento fallan, lo que provoca la pérdida de datos.

Estrategias para la preservación digital

Las instituciones emplean una variedad de estrategias para abordar los desafíos de la preservación digital:

• Migración: Convertir archivos a formatos de archivo más nuevos.
• Emulación: Crear entornos virtuales que imiten hardware y software más antiguos.
• Normalización: Convertir archivos a formatos de archivo estándar.
• Gestión del almacenamiento: Implementación de estrategias para la gestión y copia de seguridad de archivos digitales. Las soluciones de almacenamiento en la nube ofrecen escalabilidad y redundancia, pero requieren una cuidadosa consideración de la seguridad y privacidad de los datos.
• Metadatos: Creación de metadatos descriptivos para facilitar el descubrimiento y el acceso.

Desaccesión: Gestión del crecimiento de la colección

La desaccesión es el proceso de eliminar permanentemente un objeto de la colección de un museo. Esta es una decisión seria que debe tomarse solo después de una cuidadosa consideración. La desaccesión puede ser una herramienta necesaria para gestionar el crecimiento de la colección, refinar el enfoque de la colección y generar ingresos para apoyar las adquisiciones y la conservación.

Razones para la desaccesión

Las razones comunes para la desaccesión incluyen:

• Relevancia: El objeto ya no se alinea con la misión o el alcance de la colección de la institución.
• Duplicación: La institución ya tiene múltiples ejemplos del mismo objeto.
• Condición: El objeto está en tan malas condiciones que no se puede conservar ni exhibir.
• Problemas de procedencia: Dudas sobre el historial de propiedad o el estado legal del objeto.
• Reclamaciones de repatriación: Responder a reclamaciones legítimas de devolución de objetos culturales.

Consideraciones éticas en la desaccesión

La desaccesión debe guiarse por principios éticos para garantizar que se lleve a cabo de manera responsable y transparente. Las consideraciones clave incluyen:

• Transparencia: Hacer que el proceso de desaccesión sea abierto y responsable.
• Consulta: Consultar con las partes interesadas, como curadores, fideicomisarios y representantes de la comunidad.
• Uso de los ingresos: Usar los ingresos de las ventas de desaccesión para apoyar las adquisiciones y la conservación, de acuerdo con las directrices profesionales.
• Cumplimiento legal: Asegurar que el proceso de desaccesión cumpla con todas las leyes y regulaciones aplicables.

Conclusión: Administrando el patrimonio cultural para el futuro

La gestión de colecciones es una función vital para los museos, bibliotecas, archivos y otras instituciones de patrimonio cultural de todo el mundo. Al implementar estrategias de adquisición sólidas, practicar la preservación y conservación responsables y brindar acceso a las colecciones, las instituciones pueden garantizar que el patrimonio cultural se proteja y se ponga a disposición de las generaciones presentes y futuras. Las consideraciones éticas siempre deben estar a la vanguardia de las decisiones de gestión de colecciones, asegurando que el patrimonio cultural sea tratado con respeto y sensibilidad.

Los desafíos de la gestión de colecciones están en constante evolución, particularmente en la era digital. A medida que avanza la tecnología y se profundiza nuestra comprensión del patrimonio cultural, las instituciones deben adaptar sus prácticas para satisfacer las necesidades cambiantes de sus colecciones y sus comunidades. Al adoptar la innovación y la colaboración, las instituciones pueden continuar desempeñando un papel vital en la preservación y el intercambio del patrimonio cultural del mundo.