Zvyšte efektivitu podnikání: Automatizace pracovních postupů se Zapier a IFTTT

V dnešním rychle se měnícím globálním podnikatelském prostředí není efektivita jen žádoucí vlastností; je to klíčový faktor, který vás odliší od konkurence. Organizace po celém světě neustále hledají způsoby, jak optimalizovat provoz, snížit manuální práci a uvolnit cenné lidské zdroje pro strategičtější iniciativy. Automatizace pracovních postupů se ukázala jako mocné řešení a v jejím čele stojí dvě přední platformy: Zapier a IFTTT (If This Then That). Tento komplexní průvodce zkoumá, jak mohou tyto platformy revolučně změnit vaše obchodní procesy a nabízí praktické poznatky pro široké mezinárodní publikum.

Nezbytnost automatizace pracovních postupů pro globální firmy

Moderní podnikatelské prostředí je charakterizováno propojeností a neustálým tokem dat mezi mnoha aplikacemi a službami. Od systémů pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) a platforem pro e-mailový marketing až po nástroje pro řízení projektů a sociální média se firmy spoléhají na komplexní ekosystém softwaru. Ruční přenos dat, spouštění akcí napříč těmito platformami nebo reakce na události mohou být neuvěřitelně časově náročné, náchylné k chybám a snižovat produktivitu. Právě zde nastupuje automatizace pracovních postupů.

Pro firmy působící v různých časových pásmech, kulturách a regulačních prostředích je potřeba standardizovaných, efektivních a bezchybných procesů ještě výraznější. Automatizace pracovních postupů zajišťuje:

• Zvýšená produktivita: Automatizace opakujících se úkolů umožňuje zaměstnancům soustředit se na činnosti s vyšší přidanou hodnotou, které vyžadují lidskou kreativitu, kritické myšlení a mezilidské dovednosti.
• Snížení chybovosti: Odstranění ručního zadávání dat a úkolů napříč platformami výrazně snižuje riziko lidské chyby, což vede k přesnějším datům a spolehlivějším procesům.
• Úspora nákladů: Automatizací úkolů mohou firmy snížit potřebu manuální práce, minimalizovat provozní náklady a zlepšit alokaci zdrojů.
• Rychlejší operace: Automatizované pracovní postupy provádějí úkoly okamžitě nebo podle plánu, což zrychluje klíčové obchodní procesy, jako je péče o potenciální zákazníky, vyřizování objednávek a zákaznická podpora.
• Zlepšená konzistence: Automatizované procesy zajišťují, že úkoly jsou prováděny pokaždé stejným způsobem, což vede k větší konzistenci v poskytování služeb a interních operacích.
• Zlepšená přesnost a tok dat: Bezproblémová integrace mezi aplikacemi zajišťuje, že data jsou přenášena přesně a v reálném čase, což poskytuje komplexnější a aktuálnější pohled na obchodní operace.

Pochopení Zapieru: Síla v podnikové automatizaci

Zapier je webová platforma, která uživatelům umožňuje propojovat různé webové aplikace a automatizovat mezi nimi pracovní postupy bez nutnosti znalosti programování. Funguje na principu tzv. 'Zapů', což jsou automatizované pracovní postupy propojující dvě nebo více aplikací. Zap se skládá ze spouštěče (události, která Zap spustí) a jedné nebo více akcí (úkolů, které Zap provede v reakci na spouštěč).

Klíčové vlastnosti a koncepty Zapieru:

• Integrace aplikací: Zapier se pyšní rozsáhlou knihovnou integrací s tisíci populárních webových aplikací v různých kategoriích, včetně CRM, e-mailového marketingu, projektového řízení, komunikace, cloudového úložiště a e-commerce. Tento obrovský ekosystém ho činí neuvěřitelně všestranným pro různorodé obchodní potřeby.
• Zapy: Základní jednotka automatizace v Zapieru. Zap propojuje spouštěcí událost jedné aplikace s akční událostí jiné aplikace. Například lze nastavit Zap tak, aby automaticky přidal nového odběratele z kontaktního formuláře na vašem webu do vašeho e-mailového marketingového seznamu a současně vytvořil úkol ve vašem nástroji pro řízení projektů.
• Vícekrokové Zapy: Kromě jednoduchých propojení dvou aplikací umožňuje Zapier i vícekrokové Zapy. To znamená, že jediný spouštěč může iniciovat sérii akcí napříč několika aplikacemi, což umožňuje složitější a sofistikovanější pracovní postupy.
• Filtry: V rámci Zapů můžete nastavit filtry, které zajistí, že se akce provede pouze v případě splnění specifických podmínek. To přidává vašim automatizacím vrstvu podmíněné logiky.
• Cesty (Pathways): Pro pokročilejší logiku větvení umožňují Zapier Pathways vytvářet Zapy, které mohou jít různými cestami na základě určitých podmínek, což nabízí větší flexibilitu při návrhu pracovních postupů.
• Webhooky: Zapier podporuje webhooky, což vám umožňuje propojit se s aplikacemi, které nemají přímou integraci se Zapierem, zasíláním nebo přijímáním dat prostřednictvím HTTP požadavků.
• Formátovač (Formatter): Vestavěný nástroj, který umožňuje manipulovat s daty před jejich odesláním do jiné aplikace. To může zahrnovat úkoly jako formátování dat, změnu velikosti písmen v textu nebo provádění jednoduchých výpočtů.

Jak Zapier funguje: Praktický příklad

Pojďme se podívat na běžný scénář pro mezinárodní prodejní týmy:

Scénář: Potenciální klient odešle kontaktní formulář na globálním webu vaší společnosti. Chcete zajistit, aby byl tento lead okamžitě přidán do vašeho CRM, aby bylo odesláno oznámení příslušnému obchodnímu zástupci přes Slack a aby byl lead přidán do konkrétní e-mailové marketingové kampaně.

Pracovní postup v Zapieru:

1. Spouštěcí aplikace: Formulář na vašem webu (např. Typeform, Google Forms, vlastní HTML formulář s využitím webhooku).
2. Spouštěcí událost: 'Nové odeslání formuláře'.
3. Aplikace pro akci 1: Vaše CRM (např. Salesforce, HubSpot, Zoho CRM).
4. Událost akce 1: 'Vytvořit kontakt' nebo 'Přidat lead'. Namapujte pole formuláře (Jméno, E-mail, Společnost atd.) na odpovídající pole v CRM.
5. Aplikace pro akci 2: Slack.
6. Událost akce 2: 'Odeslat zprávu do kanálu'. Nakonfigurujte zprávu tak, aby obsahovala jméno a e-mail leada, a specifikujte kanál nebo uživatele, který má být upozorněn (např. kanál pro prodejní region pokrývající zemi leada).
7. Aplikace pro akci 3: Platforma pro e-mailový marketing (např. Mailchimp, Sendinblue, ActiveCampaign).
8. Událost akce 3: 'Přidat odběratele' nebo 'Přidat kontakt'. Namapujte e-mailovou adresu a případně další relevantní data do e-mailového marketingového seznamu. Zde můžete také použít filtr k jejich přidání do specifické uvítací série na základě země nebo zájmu o produkt uvedeného ve formuláři.

Tento vícekrokový Zap automatizuje celý proces zadávání leadů a zajišťuje, že žádný lead nezapadne, bez ohledu na rozdíly v časových pásmech. Prodejní týmy dostávají okamžitá oznámení a o leady je okamžitě postaráno, což výrazně zlepšuje dobu odezvy a konverzní poměry.

Zapier pro globální firmy: Různé případy použití

• E-commerce: Automaticky synchronizujte nové objednávky z platforem jako Shopify nebo WooCommerce do systémů pro správu zásob, účetního softwaru (jako Xero nebo QuickBooks) a systémů pro správu tiketů zákaznické podpory. Spouštějte oznámení o odeslání.
• Obsahový marketing: Když je na WordPressu publikován nový blogový příspěvek, automaticky ho sdílejte na sociálních sítích (Twitter, LinkedIn, Facebook) a přidejte ho do konceptu e-mailového newsletteru.
• Zákaznická podpora: Když je v Zendesku nebo Freshdesku vytvořen nový tiket podpory, automaticky vytvořte odpovídající úkol v nástroji pro řízení projektů jako Asana nebo Trello pro přiděleného agenta.
• Lidské zdroje: Automatizujte proces onboardingu tak, že informace o novém zaměstnanci z HR systému automaticky vytvoří účty v potřebných komunikačních a produktivních nástrojích a přidají je do příslušných onboardingových checklistů.
• Finance: Integrujte aplikace pro sledování výdajů (jako Expensify) s účetním softwarem pro zefektivnění finančního reportingu a procesů proplácení nákladů.

Představujeme IFTTT: Jednoduchá a výkonná automatizace pro každodenní úkoly

IFTTT, podobně jako Zapier, usnadňuje automatizaci vytvářením tzv. 'Appletů'. Jeho základní filozofií jsou jednoduchá a výkonná propojení mezi službami a zařízeními. Ačkoli byl historicky známý pro integrace zaměřené na spotřebitele v oblasti IoT (Internet věcí), IFTTT výrazně rozšířil své možnosti, aby sloužil i obchodním potřebám, zejména pro menší podniky, startupy a týmy, které hledají přímočaré automatizace.

Klíčové vlastnosti a koncepty IFTTT:

• Applety: Základní stavební kameny IFTTT. Applet se skládá z This (spouštěč) a That (akce). Řídí se jednoduchou logikou: 'Pokud nastane toto, pak udělej tamto' (If This, Then That).
• Rozsáhlá knihovna služeb: IFTTT podporuje širokou škálu služeb, včetně sociálních médií, cloudových úložišť, komunikačních nástrojů a obrovského ekosystému zařízení pro chytrou domácnost a IoT gadgetů.
• Podmíněná logika: IFTTT umožňuje použití podmíněné logiky v rámci Appletů. Můžete například nastavit, aby se Applet spustil pouze v případě, že tweet obsahuje určité klíčové slovo.
• Proaktivní oznámení: IFTTT lze použít k zasílání oznámení na váš telefon nebo e-mail na základě různých spouštěčů, čímž vás informuje o důležitých událostech.
• Integrace zařízení: Významnou silou IFTTT je jeho integrace s množstvím chytrých zařízení, které lze jedinečnými způsoby využít pro obchodní operace.

Jak IFTTT funguje: Příklad zaměřený na podnikání

Pojďme se podívat na scénář pro správu přítomnosti na sociálních sítích a týmovou komunikaci:

Scénář: Chcete zajistit, aby pokaždé, když je vaše společnost zmíněna na Twitteru, byl tweet uložen pro pozdější kontrolu a bylo odesláno oznámení do specifického kanálu na Slacku pro marketingový tým.

Applet v IFTTT:

1. Spouštěcí služba: Twitter.
2. Spouštěč: 'Nová zmínka o vás'. Můžete specifikovat přesné uživatelské jméno Twitter účtu vaší společnosti.
3. Služba pro akci: Google Drive (nebo Dropbox, OneDrive).
4. Akce: 'Přidat soubor do složky'. Vytvořte vyhrazenou složku pro zmínky na Twitteru. Obsah tweetu bude uložen jako textový soubor.
5. Služba pro akci: Slack.
6. Akce: 'Odeslat oznámení do kanálu'. Nakonfigurujte zprávu tak, aby obsahovala text tweetu, autora a odkaz na tweet. Specifikujte kanál na Slacku (např. #marketing-socialni-zminky).

Tento Applet zajišťuje, že jsou všechny zmínky o značce zachyceny a že příslušný tým je okamžitě informován, což usnadňuje rychlou reakci a správu reputace. To je obzvláště užitečné pro týmy sledující globální sentiment značky.

IFTTT pro globální firmy: Jedinečné aplikace

• Sledování sociálních médií: Ukládejte všechny příspěvky na Instagramu s určitým hashtagem do složky v cloudovém úložišti pro marketingovou analýzu nebo sledování kampaní.
• Týmová upozornění: Získejte oznámení na telefon, pokud se změní stav určité webové stránky (např. pokud se web konkurence odpojí nebo je přerušena kritická služba).
• Kurátorství obsahu: Automaticky ukládejte články z Pocketu nebo Instapaperu označené specifickým klíčovým slovem do sdíleného dokumentu pro týmovou referenci.
• Automatizace chytré kanceláře: Pokud vaše kancelář používá chytré osvětlení nebo termostaty, můžete vytvořit Applet pro automatické vypnutí světel a úpravu termostatu, když poslední zaměstnanec opustí kancelář (možná spuštěno sdíleným kalendářem nebo geolokační službou).
• Zálohování dat: Automaticky zálohujte důležité soubory z jedné cloudové služby do druhé pro zajištění redundance.

Zapier vs. IFTTT: Výběr správné platformy pro vaše podnikání

Ačkoli jsou Zapier i IFTTT výkonné automatizační nástroje, zaměřují se na mírně odlišné potřeby a úrovně složitosti. Pochopení jejich rozdílů je klíčové pro výběr nejlepšího řešení pro vaši organizaci.

Vlastnost	Zapier	IFTTT
Složitost pracovních postupů	Podporuje vícekrokové Zapy, složité větvení (Pathways) a vlastní logiku. Ideální pro sofistikovanou automatizaci podnikových procesů.	Primárně jednokrokové spouštěče a akce s určitou podmíněnou logikou. Lépe se hodí pro jednodušší, přímé automatizace.
Integrace aplikací	Obrovská knihovna aplikací zaměřených na podnikání. Více integrací se softwarem na podnikové úrovni.	Velká knihovna se silným důrazem na spotřebitelské služby, IoT zařízení a sociální média.
Cenová struktura	Nabízí bezplatnou verzi s omezeným počtem Zapů a úkolů. Placené plány se škálují podle počtu úkolů, Zapů a funkcí. Obecně dražší při vysokém objemu použití.	Nabízí bezplatnou verzi s omezeným počtem Appletů. IFTTT Pro nabízí neomezený počet Appletů, rychlejší aktualizace a prioritní podporu, obvykle za nižší cenu než Zapier pro podobnou základní funkcionalitu.
Cílová skupina	Od malých a středních podniků po velké korporace, technicky zdatní jedinci, marketingové týmy, prodejní týmy, provozní manažeři.	Jednotlivci, malé podniky, startupy a týmy hledající přímočarou automatizaci a integraci IoT.
Uživatelské rozhraní a snadnost použití	Intuitivní rozhraní 'drag-and-drop' pro vytváření vícekrokových Zapů. Výkonné, ale může mít strmější křivku učení pro složitější nastavení.	Extrémně uživatelsky přívětivé, s velmi jednoduchou logikou 'Pokud toto, pak tamto'. Snadné pro začátečníky k pochopení a implementaci.
Manipulace s daty	Vestavěný nástroj Formatter pro manipulaci s daty.	Omezené vestavěné možnosti manipulace s daty.

Kdy zvolit Zapier:

• Potřebujete automatizovat složité, vícekrokové procesy zahrnující několik aplikací.
• Vaše pracovní postupy vyžadují sofistikovanou podmíněnou logiku nebo transformace dat.
• Integrujete se s podnikovým softwarem (CRM, ERP atd.).
• Potřebujete pokročilé funkce, jako jsou plánované Zapy, filtry a specifické integrace aplikací.

Kdy zvolit IFTTT:

• Vaše potřeby automatizace jsou relativně jednoduché a spojují dvě služby s přímým spouštěčem a akcí.
• Hledáte nákladově efektivní automatizaci pro základní úkoly.
• Chcete využít integrace s chytrými zařízeními nebo aplikacemi zaměřenými na spotřebitele.
• Snadné použití a rychlé nastavení jsou vaše hlavní priority.

Je také třeba poznamenat, že některé firmy využívají obě platformy. IFTTT může zvládnout jednodušší, každodenní automatizace a integrace IoT, zatímco Zapier se stará o složitější, klíčové automatizace podnikových procesů.

Implementace automatizace pracovních postupů globálně: Osvědčené postupy

Úspěšná implementace automatizace pracovních postupů v globální organizaci vyžaduje pečlivé plánování a zvážení různých faktorů:

1. Identifikujte opakující se úkoly a úzká místa

Začněte zmapováním vašich současných obchodních procesů. Identifikujte úkoly, které jsou manuální, časově náročné, náchylné k chybám nebo trvale způsobují zpoždění. To jsou hlavní kandidáti na automatizaci. Spolupracujte s týmy v různých regionech, abyste pochopili jejich specifické problémy a provozní nuance.

2. Začněte v malém a opakujte

Nesnažte se automatizovat vše najednou. Začněte s jednou nebo dvěma vysoce efektivními a relativně jednoduchými automatizacemi. To umožní vašemu týmu naučit se platformu, získat sebedůvěru a demonstrovat hodnotu automatizace. Po úspěchu můžete postupně rozšiřovat.

3. Upřednostněte bezpečnost a ochranu dat

Při propojování různých aplikací, zejména těch, které zpracovávají citlivá zákaznická nebo firemní data, zajistěte soulad s příslušnými předpisy o ochraně osobních údajů (např. GDPR, CCPA). Zapier i IFTTT nabízejí bezpečnostní opatření, ale je klíčové rozumět, jak vaše data proudí a jsou ukládána. Vybírejte integrace s renomovanými a bezpečnými aplikacemi.

4. Standardizujte, kde je to možné, přizpůsobte, kde je to nutné

Ačkoli automatizace podporuje standardizaci, globální operace často vyžadují flexibilitu. Například preference oznámení nebo formátování dat se mohou lišit na základě regionálních standardů nebo preferencí týmu. Využijte funkce filtrování a podmíněné logiky v Zapieru a IFTTT k přizpůsobení těmto odlišnostem.

5. Školte své týmy

Poskytněte adekvátní školení zaměstnancům, kteří budou tyto automatizační nástroje používat nebo spravovat. Umožněte jim identifikovat nové příležitosti pro automatizaci a dokonce si vytvářet vlastní jednoduché pracovní postupy. To podporuje kulturu neustálého zlepšování a inovací.

6. Monitorujte a optimalizujte

Automatizace není řešením typu 'nastav a zapomeň'. Pravidelně monitorujte své automatizované pracovní postupy, abyste zajistili, že fungují správně a efektivně. Hledejte příležitosti k jejich další optimalizaci, jak se vaše obchodní potřeby vyvíjejí.

7. Zvažte jazykové a kulturní nuance

Při nastavování oznámení nebo automatizované komunikace dbejte na jazyk. Pokud vaše týmy nebo zákazníci působí ve více jazykových oblastech, zvažte, jak budou automatizované zprávy vnímány. Ačkoli Zapier a IFTTT primárně zajišťují tok dat, na obsahu těchto toků záleží. Například použití neutrálního jazyka nebo poskytnutí možností výběru jazyka v automatizacích určených pro zákazníky je klíčové.

8. Integrujte se stávajícími systémy

Skutečná síla těchto platforem spočívá v jejich schopnosti integrovat se s nástroji, které již používáte. Ujistěte se, že aplikace klíčové pro vaše globální operace (např. mezinárodní platební brány, vícejazyčné CRM, regionální nástroje pro spolupráci) jsou podporovány Zapierem nebo IFTTT, nebo je lze připojit pomocí webhooků.

Budoucnost automatizace pracovních postupů

Automatizace pracovních postupů již není futuristickým konceptem; je to současná nutnost pro firmy usilující o agilitu a konkurenceschopnost. Platformy jako Zapier a IFTTT se neustále vyvíjejí, přidávají další integrace a vylepšují své schopnosti. S rostoucí integrací umělé inteligence a strojového učení do obchodních procesů můžeme očekávat ještě sofistikovanější možnosti automatizace, které se posunou od jednoduchých pravidel spouštěč-akce k inteligentnějším a adaptivním pracovním postupům.

Pro globální firmy znamená zvládnutí těchto nástrojů budování odolnějších, efektivnějších a škálovatelnějších operací. Strategickou implementací automatizace pracovních postupů mohou organizace s větší jistotou zvládat složitosti mezinárodních trhů a uvolnit svůj nejcennější majetek – své lidi – k podpoře inovací a růstu.

Závěr

Zapier a IFTTT nabízejí dostupná, ale výkonná řešení pro firmy, které chtějí automatizovat opakující se úkoly a zefektivnit provoz. Ať už jste malý startup nebo rostoucí podnik, využití těchto platforem může přinést významné zisky v produktivitě, efektivitě a přesnosti. Pochopením jejich jedinečných silných stránek a uplatněním osvědčených postupů pro implementaci mohou globální organizace využít sílu automatizace pracovních postupů k dosažení svých strategických cílů a prosperovat v stále více propojeném světě.

Jste připraveni transformovat své obchodní procesy? Začněte prozkoumávat Zapier a IFTTT ještě dnes a objevte nekonečné možnosti automatizace.