Генерична роботизирана автоматизация на процеси: Безопасност на типовете работни потоци

Роботизираната автоматизация на процеси (RPA) се превърна в крайъгълен камък на дигиталната трансформация, овластявайки организациите по целия свят да оптимизират операциите, да намалят разходите и да повишат ефективността. В сферата на RPA концепцията за генерична роботизирана автоматизация на процеси (GRPA) предлага гъвкав и адаптивен подход към автоматизацията. Истинската сила на GRPA обаче се крие не само в нейната гъвкавост, но и в способността ѝ да осигури безопасност на типовете работни потоци. Тази публикация в блога разглежда значението на безопасността на типовете работни потоци в рамките на GRPA, обяснявайки нейните предимства, предизвикателства и предоставяйки практически примери, които илюстрират нейното значение за бизнеса по целия свят.

Разбиране на генеричната роботизирана автоматизация на процеси (GRPA)

GRPA представлява промяна в парадигмата в начина, по който подхождаме към автоматизацията. За разлика от традиционната RPA, която често се фокусира върху специфични, твърди процеси, GRPA набляга на създаването на компоненти и работни потоци за многократна употреба, които могат да бъдат адаптирани към различни бизнес нужди. Този „генеричен“ подход позволява по-голяма гъвкавост и по-бързо внедряване, което позволява на организациите да автоматизират по-широк спектър от процеси с минимални промени в кода. GRPA системите обикновено използват low-code или no-code интерфейси, което ги прави достъпни за по-широк кръг потребители, включително бизнес анализатори и граждани разработчици, а не само професионални програмисти. Мислете за GRPA като за усъвършенстван Lego комплект за автоматизация – сглобявате предварително изградени блокове (дейности, компоненти) в нови конфигурации за решаване на различни проблеми.

Основните предимства на GRPA включват:

• Възможност за многократна употреба: Компонентите могат да бъдат използвани повторно в множество процеси, спестявайки време и усилия.
• Мащабируемост: Автоматизацията може лесно да бъде мащабирана нагоре или надолу, за да отговори на променящите се бизнес изисквания.
• Поддръжка: Централизираните компоненти и работни потоци са по-лесни за актуализиране и поддръжка.
• Адаптивност: Автоматизацията може бързо да бъде адаптирана, за да отговори на промените в бизнес правилата или процесите.
• Намалено време за разработка: Low-code/no-code платформите ускоряват разработването на автоматизация.

Значението на безопасността на типовете работни потоци

Безопасността на типовете работни потоци е крайъгълният камък на стабилните и надеждни GRPA решения. Тя се отнася до мерките, предприети, за да се гарантира, че типовете данни, използвани в рамките на работния поток, са съвместими и че операциите се извършват върху подходящи данни. Това предпазва от често срещани грешки, като проблеми с преобразуването на данни, неочаквани входни данни и неправилни извиквания на функции, които могат да доведат до откази на автоматизацията и потенциално значителни смущения в бизнеса. Един тип-безопасен работен поток може да бъде сравнен с изграждането на мост. Всеки елемент трябва да бъде от правилния материал, свързан правилно и да може да издържи очакваното натоварване. Без безопасност на типовете мостът може да се срути.

Безопасността на типовете работни потоци се постига чрез комбинация от:

• Валидиране на данни: Гарантиране, че данните отговарят на предварително дефинирани правила и формати.
• Проверка на типове: Проверка, че типовете данни са съвместими по време на обработката на данни.
• Обработка на грешки: Внедряване на механизми за плавно обработване на грешки и предотвратяване на прекъсвания на работния поток.
• Трансформация на данни: Преобразуване на данни от един формат или тип в друг, когато е необходимо, например преобразуване на стойност на низ в числова стойност преди извършване на изчисление.

Предимства на безопасността на типовете работни потоци в GRPA

Инвестирането в безопасността на типовете работни потоци носи значителни ползи за организациите в световен мащаб. Ето разбивка:

• Намалени грешки: Безопасността на типовете помага да се идентифицират и предотвратят грешки в началото на жизнения цикъл на автоматизацията, което води до по-малко откази по време на изпълнение и подобрена точност.
• Подобрена надеждност: Стабилното валидиране на данни и обработка на грешки правят работните потоци по-устойчиви на неочаквани входни данни и системни промени, като гарантират последователна производителност.
• Подобрена поддръжка: Безопасните за типове работни потоци са по-лесни за разбиране, отстраняване на грешки и модифициране, намалявайки времето и усилията, необходими за поддръжка.
• Повишено доверие: Когато автоматизацията е надеждна и без грешки, бизнес потребителите се доверяват на резултатите и стават по-склонни да приемат и разширяват инициативите за автоматизация.
• По-бърза разработка: Въпреки че първоначалното внедряване може да изисква повече предварителни усилия, безопасността на типовете в крайна сметка ускорява процеса на разработка, като намалява времето, прекарано в отстраняване на грешки и отстраняване на грешки.
• Съответствие: За индустрии със строги регулаторни изисквания (напр. финанси, здравеопазване), безопасността на типовете е от решаващо значение за гарантиране на целостта на данните и съответствие с разпоредбите за поверителност на данните.
• Спестяване на разходи: Предотвратяването на грешки, намаляването на престоя и рационализирането на поддръжката водят до значителни спестявания на разходи. Спестяванията идват от по-ниски разходи за ИТ поддръжка, намалена преработка и подобрена ефективност на процесите.

Предизвикателства при внедряването на безопасност на типовете работни потоци

Въпреки че предимствата на безопасността на типовете работни потоци са убедителни, нейното внедряване в GRPA може да представлява определени предизвикателства:

• Сложност: Внедряването на безопасност на типовете често изисква задълбочено разбиране на типовете данни, правилата за валидиране и механизмите за обработка на грешки, което добавя сложност към процеса на разработка.
• Увеличено време за разработка: Настройването на стабилна проверка на типовете и валидиране на данни може да увеличи първоначалното време за разработка, особено за сложни работни потоци. Това обаче обикновено се компенсира от времето, спестено по време на тестване и поддръжка.
• Ограничения на платформата: Някои low-code/no-code RPA платформи може да имат ограничения в своите възможности за проверка на типове. Разработчиците може да се наложи да намерят заобиколни решения или да използват персонализирани скриптове, за да внедрят цялостна безопасност на типовете.
• Обучение и липса на умения: Разработчиците и специалистите по автоматизация може да се нуждаят от обучение за валидиране на данни, проверка на типове и техники за обработка на грешки, за да внедрят ефективно безопасност на типовете.
• Интеграция на наследени системи: Интегрирането на GRPA с наследени системи, които може да не прилагат стриктна проверка на типовете, може да представлява предизвикателства. Данните от тези системи може да се наложи да бъдат внимателно валидирани и трансформирани, преди да бъдат използвани в автоматизирани работни потоци.
• Промени в бизнес правилата: Бизнес изискванията и процесите се променят. Типовете данни и структурите, използвани в работните потоци, се нуждаят от редовна актуализация, така че поддържането на безопасността на типовете също ще изисква постоянен преглед.

Най-добри практики за внедряване на безопасност на типовете работни потоци в GRPA

За да преодолеят предизвикателствата и да реализират предимствата на безопасността на типовете работни потоци, организациите трябва да следват тези най-добри практики:

• Валидиране на данни в източника: Внедрете валидиране на данни в точката на произход (напр. потребителски вход, външни API), за да гарантирате, че данните отговарят на предварително дефинирани правила и формати. Например, ако събирате телефонните номера на клиенти, трябва да проверите дали стойността е валиден телефонен номер.
• Използвайте силна типизация: Използвайте максимално функциите за проверка на типове на вашата RPA платформа. Декларирайте изрично типовете променливи и използвайте предоставените от платформата правила за валидиране.
• Внедрете цялостна обработка на грешки: Проектирайте работни потоци за плавно обработване на грешки, като откази при преобразуване на данни или невалидни входни данни. Използвайте try-catch блокове и регистриране, за да улавяте грешки и да предотвратявате прекъсвания на работния поток. Помислете как трябва да се държи автоматизацията, ако възникне изключение. Трябва ли автоматизацията да опита отново задачата? Трябва ли да бъде уведомен човек?
• Установете ясни стандарти за данни: Дефинирайте стандарти за данни и конвенции за именуване, за да осигурите последователност и да предотвратите конфликти на типове данни.
• Контрол на версиите: Внедрете контрол на версиите за работни потоци, за да проследявате промените и да се връщате към предишни версии, ако е необходимо.
• Обстойно тестване: Проведете обстойно тестване, включително модулни тестове и интеграционни тестове, за да идентифицирате и разрешите грешки, свързани с типовете, преди да внедрите работните потоци в производство. Тестването трябва да обхване както успешните сценарии, така и всички възможни сценарии на грешки.
• Редовни прегледи на код: Провеждайте редовни прегледи на код, за да сте сигурни, че се спазват най-добрите практики за безопасност на типовете. Няколко чифта очи, преглеждащи кода, помагат за предотвратяване на дефекти.
• Документация: Документирайте типовете данни, правилата за валидиране и стратегиите за обработка на грешки, за да улесните поддръжката и предаването на знания. Документацията може да бъде под формата на коментари в кода или отделен документ, който очертава типа данни, как се валидира и какви действия се предприемат, ако валидирането е неуспешно.
• Непрекъснат мониторинг: Наблюдавайте производителността на работния поток и регистрите на грешки, за да идентифицирате и адресирате всички проблеми, свързани с типовете, които могат да възникнат в производството.
• Обучение и образование: Инвестирайте в обучението на вашия екип по автоматизация за валидиране на данни, проверка на типове и техники за обработка на грешки.

Практически примери за безопасност на типовете работни потоци в действие

Нека да разгледаме няколко примера за това как безопасността на типовете работни потоци може да бъде приложена в различни реални сценарии по целия свят:

Пример 1: Автоматизирана обработка на фактури (Глобално приложение)

Сценарий: Глобална корпорация използва GRPA за автоматизиране на обработката на своите фактури. Работният поток извлича данни от входящите фактури, включително номера на фактури, дати, суми и данни за доставчика. RPA ботът трябва да чете данни от различни файлови формати, като PDF, Excel и различни формати на изображения.

Внедряване на безопасност на типовете:

• Валидиране на данни: Преди обработката ботът валидира, че номерата на фактурите са в правилния формат (напр. буквено-цифров, специфична дължина на знаците) и че сумите са числови. Това ще предпази от грешки, които биха попречили на обработката на фактурата.
• Проверка на типове: Ако сумата не е число, кодът ще опита да преобразува стойността в числова стойност. Ако преобразуването е неуспешно, изключението ще бъде уловено и регистрирано. Бизнесът ще бъде уведомен за проблема, за да може той да бъде разследван и разрешен.
• Обработка на грешки: Използва се try-catch блок за обработка на потенциални грешки по време на извличане и обработка на данни. Ако ботът не успее да извлече данни от конкретна фактура (напр. поради повреден файл), грешката се регистрира и фактурата се маркира за ръчен преглед, вместо да се спира целият процес. Изключението може също да показва, че ботът се проваля при конкретен доставчик и правилата за обработка трябва да бъдат актуализирани.
• Трансформация на данни: Стойностите на датите са стандартизирани в последователен формат (напр. ГГГГ-ММ-ДД) във всички фактури, за да се гарантира точна обработка. Ако системата се използва в множество държави, могат да бъдат обработени различни формати на дати.

Резултат: Автоматизираната обработка на фактури е по-надеждна, с по-малко грешки и по-бързо време за обработка. Одитните пътеки са значително подобрени. Данните се валидират преди да бъдат обработени, а невалидните данни се улавят и коригират. Грешките се улавят и регистрират, така че да бъдат предприети подходящи действия. Бизнес потребителите имат по-голямо доверие в автоматизацията, тъй като рискът от грешки е намален. Това подобрява ефективността и намалява разходите, независимо от държавата на работа. Това също е в съответствие с правилата за управление на данните.

Пример 2: Автоматизация на приемане на клиенти (Многонационална компания)

Сценарий: Многонационална компания автоматизира процеса си на приемане на клиенти с помощта на GRPA. Работният поток събира информация за клиентите, проверява я, създава потребителски акаунти и конфигурира достъп до различни системи. Данните се предоставят от клиенти от много държави, така че трябва да се имат предвид различни изисквания за валидиране и различни формати.

Внедряване на безопасност на типовете:

• Валидиране на данни: Ботът валидира, че имейл адресите са във валиден формат, че телефонните номера са форматирани правилно за държавата на клиента и че личните данни, като имена и адреси, отговарят на регионалните стандарти. За телефонните номера може да е необходимо да се предоставят различни правила и да се валидират спрямо различни правила за валидиране.
• Проверка на типове: Системата гарантира, че данните, извличани от акаунта на клиента, са валидни и в правилния формат.
• Обработка на грешки: Ако информацията за клиента е непълна или невалидна, работният поток маркира записа за ръчен преглед и уведомява клиента. Причината за грешката може да бъде показана на екрана за потребителя.
• Трансформация на данни: Данните се трансформират в стандартен формат, който отговаря на изискванията на всички свързани системи. Прилагат се специфични за държавата правила за данни. Например, датите могат да бъдат конвертирани в местния формат.

Резултат: Приемането на клиенти е по-бързо, по-ефективно и по-малко склонно към грешки. Клиентите имат по-добро изживяване. Потребителските акаунти се създават правилно и рискът от грешки при въвеждане на данни е намален. Чрез валидиране на данните се намаляват измамите. Освен това се подобрява съответствието с разпоредбите за поверителност на данните (напр. GDPR, CCPA).

Пример 3: Автоматизация на финансово отчитане (Международна финансова институция)

Сценарий: Международна финансова институция използва GRPA за автоматизиране на генерирането на финансови отчети. Работният поток извлича данни от различни системи, извършва изчисления и генерира отчети. Основно предизвикателство е, че финансовите данни идват от няколко държави и няколко системи, така че всички данни трябва да бъдат валидирани.

Внедряване на безопасност на типовете:

• Валидиране на данни: Ботът валидира, че сумите на валутите са в правилния формат, че датите са валидни и че изчисленията са правилни, преди да генерира окончателния отчет. Това предотвратява грешки, причинени от неправилни формати.
• Проверка на типове: Това се уверява, че данните имат правилния тип.
• Обработка на грешки: Ако има грешки в изчисленията, работният поток маркира грешката, уведомява подходящия екип и избягва генерирането на неправилни отчети.
• Трансформация на данни: Валутите се преобразуват в стандартен формат, а датите се конвертират в правилния формат.

Резултат: Финансовите отчети са точни и процесът на отчитане е по-ефективен. Има повишено доверие в точността на финансовите данни и се подобрява регулаторното съответствие. Финансовото отчитане е по-ефективно и рискът от грешки е намален. Това ще спести време и пари и ще помогне за намаляване на финансовия риск.

Избор на правилната GRPA платформа

Изборът на GRPA платформа значително влияе върху лекотата и ефективността на внедряването на безопасност на типовете работни потоци. Когато оценявате платформи, вземете предвид тези фактори:

• Възможности за проверка на типове: Предоставя ли платформата вградена проверка на типове за променливи, структури на данни и параметри на функции?
• Функции за валидиране на данни: Предлага ли функции за валидиране на данни, като регулярни изрази, проверки на диапазон и персонализирани правила за валидиране?
• Механизми за обработка на грешки: Поддържа ли try-catch блокове, обработка на изключения и регистриране?
• Инструменти за отстраняване на грешки: Предоставя ли инструменти за отстраняване на грешки, които да помогнат за идентифициране и разрешаване на грешки, свързани с типовете?
• Общност и поддръжка: Има ли силна общност и добра поддръжка от доставчика за платформата? Това ще ви помогне да намерите отговорите, от които се нуждаете, за да преодолеете всички проблеми с внедряването.

Популярни GRPA платформи като UiPath, Automation Anywhere и Blue Prism, наред с други, предлагат различни нива на възможности за проверка на типове и валидиране на данни. Проучването и сравняването на функциите на всяка платформа е от съществено значение, за да се гарантира, че те отговарят на специфичните изисквания на вашата организация.

Бъдещето на GRPA и безопасността на типовете работни потоци

С развитието на GRPA безопасността на типовете работни потоци ще стане още по-критична. Нарастващата сложност на проектите за автоматизация, нарастващото приемане на изкуствен интелект (AI) и машинно обучение (ML) и интеграцията на автоматизацията с наследени системи ще изискват стабилни механизми за проверка на типове и валидиране на данни. Обмислете тези бъдещи тенденции:

• Автоматизация, задвижвана от AI: Автоматизацията, задвижвана от AI, ще разчита в голяма степен на точни данни. Безопасността на типовете ще бъде от решаващо значение за гарантиране на целостта на данните, използвани от AI моделите, и за предотвратяване на неправилни прогнози.
• Low-Code/No-Code разработки: Лесните за използване платформи ще станат още по-важни, тъй като повече фирми се стремят да внедрят RPA. Фокусът върху безопасността на типовете работни потоци само ще се увеличи с увеличаването на броя на потребителите на RPA.
• Интеграция с API: Автоматизациите трябва да се интегрират безпроблемно с различни API. Безопасността на типовете става още по-важна.
• Динамични работни потоци: Динамичните работни потоци, които се адаптират към променящите се бизнес условия, ще изискват гъвкави възможности за проверка и валидиране на типове.
• Разширена обработка на грешки: Ще са необходими по-усъвършенствани механизми за обработка на грешки, за да се справят с неочаквани ситуации и да се предотвратят откази на работния поток.
• Самолекуваща автоматизация: AI и ML могат да бъдат използвани за наблюдение на автоматизираните работни потоци за грешки и автоматичното им разрешаване въз основа на безопасни за типове правила.

Организациите, които дават приоритет на безопасността на типовете работни потоци, ще бъдат в най-добра позиция да се възползват от тези тенденции и да реализират пълния потенциал на GRPA.

Заключение

Безопасността на типовете работни потоци е не просто техническо съображение, а основен принцип за успешно внедряване на GRPA. Чрез възприемането на безопасността на типовете организациите могат да изградят по-надеждни, поддържани и мащабируеми решения за автоматизация, които стимулират ефективността, намаляват разходите и повишават доверието на потребителите. Въпреки че може да съществуват предизвикателства, ползите от безопасността на типовете работни потоци далеч надвишават необходимите инвестиции. Тъй като предприятията по целия свят продължават да прегръщат дигиталната трансформация, значението на безопасността на типовете работни потоци в рамките на GRPA само ще продължи да расте. Внедряването на тези стратегии не е просто „най-добра практика“, а бизнес императив, гарантиращ дългосрочния успех на инициативите за автоматизация.

Като проактивно адресират безопасността на типовете, предприятията във всички индустрии и географски региони могат да отключат истинската стойност на GRPA и да създадат бъдеще, в което автоматизацията е не само ефективна, но и устойчива и надеждна.