Изграждане на ефективни календарни системи за планиране на дарения: Глобално ръководство

Планирането на дарения, известно още като планирано дарителство или завещателно дарителство, е ключов компонент за устойчивото набиране на средства за организации с нестопанска цел по целия свят. Добре структурираната календарна система за планиране на дарения е от съществено значение за ефективното управление на взаимоотношенията с потенциални дарители, проследяване на напредъка и осигуряване на навременна последваща комуникация. Това ръководство предоставя изчерпателен преглед на това как да се изгради такава система, адаптируема към различни организационни размери и оперативни контексти в целия свят.

Защо е важна календарната система за планиране на дарения?

Надеждната календарна система за планиране на дарения предлага множество предимства, включително:

• Подобрени взаимоотношения с дарителите: Проактивният календар осигурява редовна комуникация с потенциални и настоящи дарители, които планират дарения, като укрепва връзките и насърчава доверието.
• Повишена ефективност: Централизираното проследяване на дейностите оптимизира усилията за планиране на дарения, спестявайки време и ресурси.
• Подобрена отчетност: Календарът предоставя ясен запис на всички дейности по планиране на дарения, насърчавайки отчетността и прозрачността.
• По-добро управление на потока от потенциални дарители: Визуализирането на потока от потенциални дарители помага за идентифициране на възможни затруднения и възможности за подобрение.
• Вземане на решения, базирани на данни: Проследяването на ключови показатели позволява вземането на информирани решения и оптимизиране на стратегиите за планиране на дарения.
• Последователна последваща комуникация: Календарът осигурява навременна последваща комуникация при потенциални клиенти, запитвания и поети ангажименти.
• Проактивно достигане: Добре планираният календар позволява проактивно достигане до потенциални дарители, повишавайки осведомеността за възможностите за планиране на дарения.

Ключови компоненти на календарната система за планиране на дарения

Ефективната календарна система за планиране на дарения обикновено включва следните компоненти:

1. Интеграция с база данни

Календарът трябва да бъде интегриран с базата данни на дарителите на вашата организация или със CRM (Customer Relationship Management) система. Това позволява безпроблемно проследяване на взаимодействията с дарителите, интересите им към планиране на дарения и личната информация. Популярни CRM системи, използвани от нестопански организации в световен мащаб, включват Salesforce, Raiser's Edge и Blackbaud CRM. Обмислете интеграция със специализирани софтуерни решения за планиране на дарения, където е уместно.

Пример: Когато дарител изрази интерес да включи вашата организация в завещанието си, тази информация трябва незабавно да се запише в CRM системата и да се свърже със съответна задача или напомняне в календара за планиране на дарения.

2. Управление на задачи

Календарът трябва да позволява създаването и възлагането на задачи, свързани с дейностите по планиране на дарения. Тези задачи могат да включват:

• Срещи с дарители: Планиране и подготовка за срещи с потенциални дарители, които планират дарения.
• Разработване на предложения: Изготвяне на предложения за планиране на дарения, съобразени с индивидуалните интереси на дарителя.
• Последващи обаждания: Осъществяване на последващи обаждания за поддържане на взаимоотношенията и отговаряне на въпроси.
• Планиране на събития: Организиране и популяризиране на семинари, уебинари или други събития, свързани с планирането на дарения.
• Маркетингови кампании: Разработване и прилагане на целеви маркетингови кампании за повишаване на осведомеността относно възможностите за планиране на дарения.
• Преглед на документи: Преглед на договори за дарение, завещателни намерения и други правни документи.
• Дейности по управление на даренията (Stewardship): Прилагане на планове за управление на даренията за настоящи членове на обществото на завещателите.

Пример: Създайте повтаряща се задача за изпращане на тримесечен бюлетин до всички лица, които са изразили интерес към планирано дарителство, като предоставяте актуална информация за работата на организацията и подчертавате въздействието на завещателните дарения.

3. Проследяване на крайни срокове

Календарът трябва да позволява проследяването на важни крайни срокове, като например:

• Крайни срокове за договори за дарение: Наблюдение на крайните срокове за попълване и подписване на договори за дарение.
• Крайни срокове за кандидатстване за грантове: Проследяване на крайните срокове за кандидатстване за грантове, свързани с инициативи за планиране на дарения.
• Крайни срокове за подаване на данъчни декларации: Проследяване на съответните крайни срокове за подаване на данъчни декларации за дарителите. Имайте предвид, че те ще варират значително в зависимост от държавата на пребиваване на дарителя.
• Крайни срокове за регистрация за събития: Наблюдение на крайните срокове за регистрация за събития.

Пример: Задайте напомняния за предстоящи промени в данъчното законодателство, които могат да повлияят на стратегиите за планирано дарителство в различни държави. Това демонстрира вашия опит и предоставя ценна информация на потенциалните дарители.

4. Напомняния за комуникация

Календарът трябва да включва напомняния за изпращане на редовна комуникация до потенциални и настоящи дарители, които планират дарения. Тази комуникация може да включва:

• Благодарствени писма: Изпращане на навременни благодарствени писма за дарения и изразени интереси.
• Поздравителни картички за рожден ден: Изпращане на персонализирани поздравителни картички за рожден ден на дарителите.
• Празнични поздрави: Изпращане на празнични поздрави на дарителите.
• Бюлетини: Изпращане на редовни бюлетини, подчертаващи въздействието на планираните дарения.
• Доклади за въздействието: Споделяне на доклади за въздействието, демонстриращи ефекта от работата на организацията.

Пример: Планирайте напомняния за изпращане на персонализирани благодарствени писма до дарители, които наскоро са поели ангажимент за планирано дарение, като подчертаете трайното въздействие на тяхното наследство.

5. Отчетност и анализи

Календарната система трябва да предоставя възможности за отчетност и анализи за проследяване на ключови показатели, като например:

• Брой потенциални клиенти за планирано дарителство: Проследяване на броя на лицата, които са изразили интерес към планирано дарителство.
• Стойност на потенциалните планирани дарения: Оценка на потенциалната стойност на планираните дарения в процес на обработка.
• Коефициент на преобразуване: Измерване на коефициента на преобразуване на потенциални клиенти в потвърдени планирани дарения.
• Среден размер на дарението: Изчисляване на средната стойност на получените планирани дарения.
• Възвръщаемост на инвестициите (ROI): Оценка на възвръщаемостта на инвестициите от дейностите по планиране на дарения.

Пример: Генерирайте отчет, показващ броя на потенциалните клиенти за планирано дарителство, генерирани чрез различни маркетингови канали, което ви позволява да оптимизирате маркетинговите си усилия и да разпределяте ресурсите ефективно.

Изграждане на вашата календарна система за планиране на дарения: Ръководство стъпка по стъпка

Ето ръководство стъпка по стъпка за изграждане на ефективна календарна система за планиране на дарения:

Стъпка 1: Изберете своите инструменти

Изберете инструментите и платформите, които ще използвате за управление на вашия календар за планиране на дарения. Възможностите включват:

• CRM системи: Salesforce, Raiser's Edge, Blackbaud CRM. Те предлагат всеобхватни възможности за управление и проследяване на дарители.
• Софтуер за управление на проекти: Asana, Trello, Monday.com. Тези инструменти могат да се използват за управление на задачи и крайни срокове, свързани с дейностите по планиране на дарения.
• Календарни приложения: Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar. Те могат да се използват за насрочване на срещи и задаване на напомняния.
• Софтуер за електронни таблици: Microsoft Excel, Google Sheets. Те могат да се използват за проследяване на данни и генериране на отчети. Макар и по-малко надеждни от специализирани CRM или инструменти за управление на проекти, те могат да бъдат жизнеспособна опция за по-малки организации с ограничени ресурси.
• Специализиран софтуер за планиране на дарения: Някои софтуерни пакети са специално проектирани за планиране на дарения, предлагайки функции като управление на завещания, илюстриране на дарения и инструменти за ангажиране на дарители.

Обмислете размера, бюджета и техническите възможности на вашата организация, когато избирате правилните инструменти. Интеграцията между различните платформи е от решаващо значение за безпроблемния работен процес.

Стъпка 2: Дефинирайте дейностите си по планиране на дарения

Идентифицирайте всички дейности, които ще бъдат включени във вашия календар за планиране на дарения. Те могат да включват:

• Идентифициране и проучване на дарители: Идентифициране и проучване на потенциални дарители, които биха направили планирани дарения.
• Култивиране и ангажиране: Изграждане на взаимоотношения с потенциални дарители чрез лични посещения, телефонни разговори и събития.
• Привличане на дарения: Представяне на опции за планиране на дарения и отправяне на конкретни искания за планирани дарения.
• Управление (Stewardship): Признаване и благодарност към дарителите за техните планирани дарения и информирането им за въздействието на тяхната щедрост.
• Маркетинг и комуникация: Популяризиране на възможностите за планиране на дарения чрез различни канали, като бюлетини, уебсайтове и социални медии.
• Правна и финансова администрация: Управление на правните и финансовите аспекти на планираните дарения, като договори за дарение, завещания и тръстове.

Разделете всяка дейност на конкретни задачи и разпределете отговорностите на членовете на екипа.

Стъпка 3: Създайте шаблон за календар

Разработете шаблон за календар, който включва цялата съществена информация за всяка дейност, като например:

• Дата и час: Кога ще се състои дейността.
• Описание: Кратко резюме на дейността.
• Име на дарителя: Името на участващия дарител.
• Информация за контакт: Телефонен номер и имейл адрес на дарителя.
• Възлагане на задача: Членът на екипа, отговорен за дейността.
• Статус: Текущият статус на дейността (напр. планирана, в ход, завършена).
• Бележки: Всякакви релевантни бележки или коментари.

Използвайте последователен формат и конвенция за именуване за всички записи, за да осигурите яснота и последователност.

Стъпка 4: Попълнете календара

Попълнете календара с всички планирани дейности по планиране на дарения, включително повтарящи се задачи, крайни срокове и напомняния за комуникация. Използвайте вашата база данни с дарители или CRM система, за да идентифицирате потенциални дарители и да насрочите първоначални усилия за достигане до тях. Задайте реалистични срокове за всяка дейност и оставете гъвкавост за посрещане на неочаквани събития.

Стъпка 5: Наблюдавайте и актуализирайте календара

Редовно наблюдавайте и актуализирайте календара, за да се уверите, че той остава точен и релевантен. Проследявайте напредъка на всяка дейност и правете корекции, ако е необходимо. Използвайте възможностите за отчитане и анализ на вашата календарна система, за да идентифицирате области за подобрение. Насърчавайте членовете на екипа да предоставят обратна връзка и предложения за подобряване на ефективността на календара.

Стъпка 6: Обучете екипа си

Осигурете цялостно обучение на екипа си за това как да използва календарната система за планиране на дарения. Уверете се, че всички разбират важността на календара и как той допринася за общия успех на вашата програма за планиране на дарения. Насърчавайте членовете на екипа да участват активно в разработването и поддръжката на календара.

Адаптиране на вашия календар за глобална аудитория

Когато работите с дарители от различни държави, е важно да се вземат предвид културните различия и местните обичаи. Ето няколко съвета за адаптиране на вашия календар за планиране на дарения за глобална аудитория:

• Уважавайте културните норми: Бъдете наясно с културните норми, свързани с даряването, комуникацията и личното пространство.
• Вземете предвид часовите зони: Насрочвайте срещи и телефонни разговори в удобно за дарителите време в различните часови зони.
• Използвайте подходящ език: Използвайте ясен, сбит език, който е лесен за разбиране. Избягвайте жаргон и slang. Преведете материалите на родния език на дарителя, ако е необходимо.
• Предлагайте гъвкави опции за даряване: Предоставете разнообразие от опции за даряване, за да отговорите на различните предпочитания и финансови ситуации.
• Разберете данъчните закони: Запознайте се с данъчните закони в различните държави, за да се уверите, че планираните дарения са структурирани по данъчно-ефективен начин. Потърсете експертен съвет, когато е необходимо.
• Бъдете чувствителни към религиозните вярвания: Бъдете внимателни към религиозните вярвания и практики, когато комуникирате с дарители.
• Проучете местните регулации: Разберете местните регулации относно благотворителността и набирането на средства.
• Изграждайте взаимоотношения: Инвестирайте време в изграждането на силни взаимоотношения с дарители от различни държави. Покажете истински интерес към тяхната култура и ценности.

Пример: Когато планирате семинар за планиране на дарения за дарители в Япония, проучете правилния етикет за бизнес срещи и даряване. Представете информацията по ясен и сбит начин, като избягвате прекалено агресивни тактики за продажба. Осигурете преводачески услуги и предложете разнообразие от опции за даряване, като завещания и благотворителни тръстове.

Примерни записи в календара: Глобална перспектива

Ето няколко примерни записи в календара, които демонстрират глобална перспектива:

• Дата: 1 януари Дейност: Изпратете новогодишни поздрави на дарители в Китай (обмислете изпращането на дигитални поздрави поради културни чувствителности).
• Дата: 17 март Дейност: Отбележете деня на Свети Патрик с ирландски дарители (обикновено се оценява прост имейл, който отбелязва деня).
• Дата: 5 май Дейност: Изпратете поздрави за Синко де Майо на дарители в Мексико.
• Дата: Рамадан (променливи дати) Дейност: Избягвайте насрочването на срещи или телефонни разговори с мюсюлмански дарители по време на часовете за пост. Изпратете уважителни поздрави за Рамазан байрам в края на Рамадана.
• Дата: Дивали (променливи дати) Дейност: Изпратете поздрави за Дивали на индуистки дарители.
• Дата: Специфични дати, базирани на данъчните закони на съответните държави: Дейност: Изпратете напомняния на международни дарители за наближаващи данъчни срокове, за да насърчите даренията в края на годината.

Избор на правилната технология

Изборът на правилната технология е от първостепенно значение за изграждането на успешна календарна система за планиране на дарения. Обмислете следното:

• Мащабируемост: Ще може ли системата да се мащабира с растежа на вашата организация?
• Интеграция: Интегрира ли се с вашата съществуваща CRM система или база данни с дарители?
• Достъпност: Достъпна ли е за вашия екип, независимо от местоположението му (от решаващо значение за глобални екипи)?
• Сигурност: Отговаря ли на стандартите за сигурност на данните за различни региони (GDPR, CCPA и др.)?
• Цена: Каква е общата цена на притежание, включително лицензиране, внедряване и обучение?

Оценете няколко опции и проведете задълбочени тестове, преди да вземете окончателно решение. Потърсете обратна връзка от екипа си, за да се уверите, че избраната технология отговаря на техните нужди и предпочитания.

Преодоляване на често срещани предизвикателства

Изграждането и поддържането на календарна система за планиране на дарения може да представи няколко предизвикателства. Ето някои често срещани проблеми и как да се справите с тях:

• Разпръснати данни: Данните са разпръснати в различни системи и отдели. Интегрирайте вашата календарна система с вашата CRM система или база данни с дарители, за да създадете единен източник на истина.
• Липса на ресурси: Ограничен персонал и бюджет. Приоритизирайте основните дейности по планиране на дарения и използвайте технологии за автоматизиране на задачи.
• Съпротива срещу промяната: Членовете на екипа не са склонни да приемат нова система. Осигурете цялостно обучение и демонстрирайте предимствата на календарната система.
• Неточни данни: Данните са остарели или непълни. Внедрете процедури за качество на данните, за да осигурите точност и пълнота.
• Липса на подкрепа: Ръководството не подкрепя програмата за планиране на дарения. Информирайте ръководството за важността на планирането на дарения и потенциалното му въздействие върху дългосрочната устойчивост на организацията.

Заключение

Изграждането на ефективна календарна система за планиране на дарения е от съществено значение за привличането и поддържането на потенциални дарители, укрепването на взаимоотношенията с тях и осигуряването на дългосрочната устойчивост на вашата организация. Като следвате стъпките, очертани в това ръководство, и адаптирате подхода си към глобална аудитория, можете да създадете надеждна календарна система, която носи резултати и ви помага да постигнете целите си за планиране на дарения. Не забравяйте да приоритизирате взаимоотношенията с дарителите, да поддържате последователна комуникация и да проявявате културна чувствителност във всичките си дейности по планиране на дарения.

Чрез внедряването на добре структурирана и глобално ориентирана календарна система за планиране на дарения, вашата организация може да отключи потенциала на планираното дарителство и да си осигури по-светло бъдеще.